许昌企事业单位选档案管理软件，看完这篇不踩坑不花冤枉钱

你是不是许昌管档案的？是不是遇过这些糟心事？上级要查三年前的项目档案，你翻了一上午文件柜都找不到；之前贪便宜买了个外地的档案软件，功能花里胡哨，常用的搜索功能难用得要死；出了问题找售后，推来推去三天没人解决。去年许昌东区做工程的王哥就踩过坑，花七千多买了个外地的档案软件，说啥功能都有，结果要调2021年的项目施工记录，搜半天搜不出来，找售后人家说要收三百块技术服务费才给排查。这篇就是给许昌本地朋友写的，教你怎么选适合自己的档案管理软件，花少钱还好用，全是实打实的经验，看完直接就能照着选。

1、先搞懂自己的需求，别被销售牵着走

很多人选软件一上来就问多少钱，这完全是错的，你需求都没捋清楚，销售报的价要么是低价坑你，要么是加了一堆没用的功能抬价，先把这两步做了再去问价。

• 先列3个非用不可的核心功能

  你先想想你平时管档案最常用的三个需求是什么，别想那些花里胡哨的。举个例子，你是许昌事业单位的，核心需求就是符合河南档案管理规范，能对接许昌政务系统的归档要求，能按部门、年限快速搜档案；你是做工程的，核心需求就是能存大容量的图纸、施工记录，按项目名一键检索；你是开教培机构的，核心需求就是存学员合同、缴费记录，到期自动提醒。除了这三个功能，其他的销售吹得再好，你都先打个问号，你现在用不上的功能，以后大概率也用不上。

• 算清楚你需要的存储容量

  你先翻下之前的档案，每年大概存多少份扫描件，一份按10M算，一年1000份也就10G，存10年也才100G，完全够普通单位用。别听销售忽悠说“以后档案肯定越存越多，现在买扩容包划算”，许昌许由路开数码店的李姐之前就踩过这个坑，多花两千买了5T的扩容包，用了3年才用了不到50G，纯纯浪费钱。

避坑提醒：要是销售一上来不给你讲功能先报超低价，直接pass，后面肯定要收升级费、服务费、定制费，杂七杂八加起来贵好几倍。

2、优先选许昌本地服务商，比啥功能都实在

很多人觉得软件全国的都一样，这真的是大错特错，档案管理软件最吃的就是售后，本地服务商比外地的好用10倍都不止。

• 能上门培训、上门解决问题

  你想啊，单位管档案的大多是年纪稍大的姐，对电脑操作本来就不熟练，外地的软件只会给你发十几页的操作手册，看半天都弄不明白。本地的服务商直接上门，手把手教，半个小时就能把常用操作摸熟，后期出了问题，一个电话一两个小时就有人上门解决。之前魏都区几个社区选的本地软件，人家专门抽了一下午，给所有负责档案的社工都培训了一遍，后期要调核酸检测的档案，几分钟就搜出来了，特别省事。

• 小功能调整不用额外加钱

  

  咱们许昌本地的企业、单位，很多都有自己的特殊需求，比如做农产品的要按溯源码存档案，做汽修的要按车牌存维修记录，外地的软件改个小功能要等半个月，还得收几千块定制费。本地的服务商你提需求，大多一周就能改好，很多小调整都不额外收钱，灵活得很。

避坑提醒：别信销售说“我们全国连锁售后无忧”，真出问题你找总部，层层转接下来，三天都没人给你解决，不如本地的一个电话好使。

3、付钱之前必做3个测试，避免后期踩坑

不管销售吹得有多好，你都不要急着付钱，先让他给你开个测试账号，测完这三项没问题再签合同。

• 测核心功能的响应速度

  你找10份你之前的旧档案导进去，测你最常用的那个功能，比如搜2019年的员工社保档案，看能不能按名字、入职时间、部门快速搜出来，要是搜个东西要等半分钟，直接pass，以后档案存多了只会更卡。

• 测数据导出的自由度

  你随便导几份档案出来，看是不是原格式，有没有水印，能不能正常打开，别到时候你不想用这个软件了，数据导不出来，被人卡脖子。还要问清楚，中途不想用了能不能全量导出所有数据，有没有附加条件，这些都要写进合同里。

• 测售后的响应速度

  你故意找个小问题问售后，比如怎么给档案加标签，看多久能给你回复，要是超过1小时没人理，直接pass，以后你急着找档案找不到人，哭都没用。

避坑提醒：别签那种必须用满3年才能导数据的合同，到时候软件不好用你也换不了，被绑得死死的。

其实选档案管理软件真的没那么复杂，你不用懂什么技术参数，就按我上面说的步骤来就行。现在你就拿个本子，先把你最常用的3个功能写下来，再搜2家许昌本地做档案管理软件的，明天就约上门演示，按我教你的步骤测一遍，合适再付钱，总比你之后花几千块买个没用的软件强多了，别等要查档案找不到的时候才着急。