锦州本地机关企事业单位档案数字化标准化全流程实操指南

一、前期准备工作

1.1 工具准备

本次实操全部使用免费可商用工具，直接下载即可使用：

• 扫描工具：VueScan免费版，官方下载地址：https://www.hamrick.com/，支持绝大多数型号的商用/家用扫描仪
• OCR识别工具：天若OCR开源免费版，下载地址：https://github.com/CNDr/TianruoOCR-OpenSource
• 整理工具：系统自带Excel或WPS表格即可，无需额外付费软件

1.2 实体档案预整理

按照国家《档案数字化规范》DA/T 47-2009结合锦州本地档案管理要求，提前完成以下整理：

• 拆卷：拆除所有装订用金属钉、塑料夹，操作时避免划破纸张、损坏原有字迹，保留原有的手写页码标记
• 修整：破损纸张用无酸胶带粘补，褶皱纸张压平过夜，缺页、漏页在对应位置做好纸质标记，记录缺页原因
• 分类：按照「全宗-年度-档案类别-保管期限」的规则分类，将同一批次的档案放在一起，避免跨类别混放

二、扫描标准化操作步骤

2.1 参数预设（直接套用即可）

按照以下参数设置，直接满足锦州档案馆验收要求：

• 分辨率：固定设置为300DPI，字迹较浅的建国前历史档案调整为400DPI
• 色彩模式：彩色档案用24位真彩色，黑白永久保管档案用1位二值化，照片档案用灰度模式
• 存储格式：主归档文件保存为无损TIFF格式，日常调阅用预览副本保存为质量80的JPEG格式

2.2 批量扫描实操

按照以下步骤操作，避免低级错误：

1. 提前按照分类创建文件夹，文件夹命名规则：锦州-[单位全称]-[档案类别]-[年度]，例如：锦州-XX市财政局-文书档案-2023
2. 开机预热扫描仪5分钟，用无尘布擦拭扫描玻璃和进纸辊，去除灰尘和残留纸屑，避免扫描件出现黑点
3. 同一案卷的平整单页纸放入自动进纸器，大幅面纸张、粘连纸张手动放在扫描台逐张扫描
4. 每扫描完成1个案卷，抽验不低于10%的页码，检查是否存在漏扫、模糊、歪斜问题，不合格立刻重扫

三、OCR识别与目录著录

3.1 批量文字识别

打开天若OCR开源版，按照以下步骤操作：

• 点击左侧「批量识别」功能，选择扫描好的TIFF文件所在文件夹
• 输出设置选择：每页对应一个TXT文件，文件名与扫描文件完全一致，输出到同文件夹下的ocr子目录
• 点击开始识别，完成后抽验10%的内容，错字率超过1%的批次，调整扫描参数后重新扫描识别

3.2 档案目录著录

按照锦州本地档案验收要求，所有档案必须著录以下核心字段，可直接复制下表表头使用：

注意：全宗号由锦州市/所属区县档案管理部门统一分配，不得自行编制，档号必须按照「全宗号-目录号-案卷号」规则组合，确保每个档号唯一

四、质检与归档存储

4.1 三级质检步骤

• 图像质检：扫描件方向正确，歪斜角度不超过1度，没有多余黑边、黑点，内容完整无裁剪
• 数据关联质检：扫描件、OCR文本、目录著录的档号完全一致，没有错配、漏配情况
• 合规质检：涉密档案单独分类存储，不得进入非涉密系统，不合格实体档案做好标注移交回原库房

4.2 存储归档要求

按照锦州档案管理要求，数字化成品必须做三地备份：

• 第一份：存储在单位内部本地服务器，设置分级访问权限，满足日常调阅使用
• 第二份：离线备份到蓝光光盘，移交到锦州档案异地备份中心存放
• 第三份：加密备份到单位异地灾备服务器，防止火灾、水灾等突发情况导致数据丢失

如果需要移交成品到锦州档案馆，将所有数据按照规范目录结构打包为未加密的ZIP压缩包，压缩包命名规则为：全宗号-单位全称-年度-档案数字化成品，直接提交即可通过格式验收。

五、常见卡壳问题解决

• 薄纸透字：扫描时在薄纸背面垫一张黑色卡纸，即可消除透字问题，识别率提升明显
• 大幅面图纸分幅扫描后拼接：使用免费工具PhotoScape，下载地址https://x.photoscape.org/，选择拼接功能，按顺序导入分幅图片即可自动对齐拼接
• 老旧纸张字迹浅：扫描时降低亮度10%，对比度提高15%，分辨率调整为400DPI，识别率可提升30%以上
• 扫描进纸卡纸：把粘连的纸张分开，薄纸垫一张空白A4纸后逐张手工扫描，避免强行拉扯损坏档案