崇左本地党政机关企事业单位档案数字化全流程实操指南

一、前期工具准备

1.1 硬件准备

根据档案类型直接按需求配置，无需额外冗余配置：

• 扫描设备：A4幅面常规档案选择扫描速度≥30ppm/60ipm的馈纸式扫描仪，大尺寸工程图纸选择对应幅面的工程扫描仪，老旧不可拆除线装档案选择带零边距扫描功能的平板扫描仪
• 辅助工具：切纸刀、橡胶手套、去胶剂、订书钉拆除器、档案修复胶带、压纸器

1.2 软件准备

全部使用免费可商用工具，直接下载安装即可使用：

• 基础办公：WPS免费版，直接从官网下载：https://www.wps.cn/
• OCR文字识别：天若OCR开源版，直接从Github下载：https://github.com/tianran1203/TianruoOCR
• 扫描驱动：从对应扫描仪品牌官方渠道下载对应型号驱动即可

二、档案预处理实操步骤

预处理是避免后续出错的核心环节，严格按顺序操作：

1. 核对盘点：按照原实体档案目录，逐件核对档号、件名、保管期限、页数，将错漏信息登记到《档案预处理差错登记表》，表格结构可直接套用：

   原档号	差错类型	处理方式	经办人签字	处理日期

   差错处理需经本单位档案管理部门确认后再操作，不得擅自修改原档案信息。

2. 拆除装订：拆除所有金属装订物（订书钉、回形针、钉书针等），普通线装档案可拆除装订线，涉密或不可拆除的档案保留装订，后续扫描开启零边距模式即可
3. 修复整理：破损页面用修复胶带粘贴加固，褶皱页面用压纸器压平，超出A4幅面的页面按档案标准折叠（版心朝内，不遮挡内容），粘在一起的页面轻轻分开，去除页面上的磁性物、胶状物
4. 补编页号：零散缺失页号的档案，在页面右下角空白处补打档号章，不得遮挡正文内容

三、扫描参数设置与实操

严格按照崇左市档案接收要求设置参数，可直接套用：

• 分辨率：常规档案最低300DPI，字迹模糊的老旧档案设置为400DPI，工程图纸设置为600DPI
• 色彩模式：带红头、印章、彩色插图的档案用24位真彩色，黑白文字档案用8位灰度，纯文字无插图的档案可用1位黑白二值
• 存储规则：单页单文件，归档用未压缩TIFF格式，预览用JPEG格式，命名规则为：档号_四位页码，示例：CZJZZ-2023-WS-0012_0003.tif

扫描过程中每扫描10件核对一次页面顺序，出现漏扫、重扫、黑边、内容遮挡立即重扫，不可拆除装订的档案必须开启扫描仪零边距扫描模式，消除装订造成的黑边阴影。

四、OCR识别与目录整理

1. 批量识别：打开天若OCR，选择批量识别功能，导入所有扫描件，设置导出格式为TXT，导出路径对应扫描件所在文件夹，识别完成后抽查10%的内容，错字率超过1%的重新识别，重点校对人名、地名、单位名、日期核心信息
2. 建立电子目录：在WPS表格中建立电子目录，必须包含以下字段，可直接复制表头使用：

   档号	年度	分类号	题名	责任者	成文日期	保管期限	页数	文件格式	备注

3. 文件夹归档：按照层级整理文件，结构直接套用：

   一级文件夹：[单位名称-年度-档案类别]
   → 二级文件夹：[件号-题名]
   → 对应扫描件（单页单文件）
   → 对应识别后的文本文件
   

   示例：崇左市发展和改革委员会-2023-文书档案 → 0125-关于印发2023年崇左市重大项目清单的通知 → 0125_0001.tif、0125_0001.txt...

五、质量校验与移交

按照崇左市档案数字化验收要求完成三级校验：

1. 图像校验：所有扫描件歪斜角度不超过2度，无黑边、反光、漏字、缺页，分辨率符合要求，所有文件可正常打开无损坏
2. 目录校验：所有档号唯一无重复，所有必填字段填写完整，目录信息与实体档案完全一致
3. 整体校验：整体错漏率控制在千分之一以内，整理完成后填写《崇左市档案数字化成果验收表》，经办人、负责人签字加盖单位公章

移交要求：制作两份数据备份，一份为单位内部在线存储备份，一份为离线移交备份，离线介质使用符合档案存储要求的USB3.0移动硬盘或蓝光光盘，介质表面标注清楚单位、年度、档案类别，移交时包含整理后的实体档案、电子目录、全部电子档案、预处理差错登记表、验收表，即可符合崇左市档案管理部门的接收要求，涉密档案按崇左市涉密档案管理规定单独存储移交即可。