档案制度建设自查标准实操指南：可直接落地的操作步骤

档案制度建设自查实操全流程

以下步骤零门槛落地，无需额外工具，按顺序执行即可。

1. 自查前置准备（10分钟完成）

• 在桌面新建文件夹，路径：C:\Users\你的用户名\Desktop\档案制度自查素材（替换“你的用户名”为电脑系统用户名，可通过「此电脑→查看→用户名」确认）
• 创建自查清单模板，内容如下，保存为「档案制度自查清单.docx」： ``` 1. 制度完整性：是否覆盖收集、整理、保管、利用、销毁全流程 2. 责任明确性：是否指定具体岗位负责档案管理 3. 合规性：是否符合《中华人民共和国档案法》最新要求 4. 实操性：是否有可直接执行的操作细则 ```
• 必须打印纸质版1份，电子版1份存于上述新建文件夹内

2. 核心自查维度实操（30分钟完成）

按以下4个维度逐一核对，每完成一个维度在清单对应项打√，未达标打×。

2.1 制度完整性自查

• 打开文件夹，调取单位现有所有档案制度文件
• 逐份核对是否覆盖收集、整理、保管、利用、销毁5个环节，缺失环节打×
• 缺失环节文件可直接复制国家档案局公开范本，下载地址：https://www.saac.gov.cn/xxgk/zdgk/202007/t20200715_373440.html
• 补充文件后重新核对，对应项打√

2.2 岗位责任明确性自查

• 调出人事部门发布的正式岗位说明书，找到档案相关岗位（档案管理员、部门内勤）
• 核对岗位说明书中是否有「负责档案收集、整理并提交至管理员」的明确条款，无则打×
• 修改对应岗位说明书，在职责条款末尾添加：「负责本部门档案收集、整理并于每月25日前提交至单位档案管理员」
• 修改后的说明书保存至自查文件夹「岗位责任调整记录.docx」

2.3 合规性自查

• 下载最新《中华人民共和国档案法》，地址：https://www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/t20200621_2877050.html
• 重点查看第10条（档案保管要求）、第14条（档案销毁规定）
• 核对现有制度是否明确「不得擅自销毁、篡改档案」「保管期限符合法定要求」，不符合打×
• 不符合项的修改建议保存至「合规调整记录.docx」

2.4 实操细则自查

• 查看现有制度中「档案整理」章节，是否有具体分类标准（如年度、部门分类）
• 若无具体标准，直接引用《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）第3.2条原文：「归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后」
• 将该内容补充至制度「整理环节」章节
• 补充后的制度保存至「实操细则调整汇总.docx」

3. 自查结果整理与整改（20分钟完成）

必须将整改清单（如上格式）发送至部门负责人确认，确认后按时限推进整改

4. 自查长效机制建立

• 整改完成后，重新对照自查清单进行二次核对，未达标则返回整改
• 每季度开展一次滚动自查，调整记录存入「档案制度季度优化台账.docx」
• 每年底结合单位业务变化，进行一次全面自查，更新制度文件