【档案数字化密级鉴定细则】

上周帮一个开小公司的行政小敏救场，她要把公司10年的老档案全扫描成电子档，正发愁怎么区分哪些要加密级。前阵子有个同行，因为乱标密级，把核心技术合同当成普通文件传到共享盘，差点被监管部门罚钱。

你是不是也碰到过这种？手里一堆旧纸，不知道哪些该标密，哪些能公开，怕标错担责任，漏了密级又出事？这篇就给你拆明白，按步骤来，看完就能上手，不用怕踩坑。

一、密级鉴定要凭实据，不能瞎猜

1. 先翻旧纸质档的密级记录

原来的纸质档案标了“绝密”“机密”“秘密”，你数字化时就照着标。别自己改，比如原来标秘密，就不能随便改成公开。

具体做法：找公司管档案的老员工，要旧档案的密级登记册，每本档案扫前核对标记。

避坑提醒：如果旧册子丢了，别瞎猜，找部门负责人签字确认，别自己拍板。

2. 没标密的，按“公司利益”判断

很多老档案没标密，核心判断标准是：关系公司核心利益的，就是密级档。

举个例子：公司专利申请书、大客户独家合作协议、核心技术测试数据，哪怕没标，也得归机密或秘密。普通的招聘启事、对外海报原稿，就算有公司Logo，也能标公开。

具体做法：把没标的档案分成“核心内容”和“普通内容”，前者归密级，后者归公开。

二、数字化后，密级标法要合规

1. 电子档命名必须带密级

别用“2023合同”这种模糊名字，要改成【年份】【内容】【密级】，比如“2023年度核心供应商合同【秘密】”。

好处是以后查档，一眼能看到密级，不会乱发。

避坑提醒：密级括号用中文【】，别用英文[]，不然系统识别可能出错。

2. 电子档权限要和密级对应

数字化后，不能所有人都能看，要按密级开权限。

举个例子：标秘密的薪资表，只给财务主管和经理看；标机密的技术文档，只给技术总监和核心研发看；绝密的，只有老板能看。

具体做法：用公司的档案管理系统，给每个电子档设权限，别图省事全开放。

三、走鉴定流程的关键两步

1. 先做初步排查分类

别直接扫，先把要数字化的档案分三类：公开、内部、密级。

用便利贴贴在每本档案上，公开的贴绿签，内部的贴蓝签，密级的贴红签。这样扫的时候不会混。

具体做法：把所有档案摊开，先挑出明显的公开（比如公司年会通知），再挑出明显的密级（比如核心合同），剩下的归内部。

2. 找对应负责人复核确认

自己定的密级可能有漏，必须找对应的人复核。

比如技术文档找技术部负责人，薪资表找人力，合作协议找销售总监。签字确认后再扫描，别省这步。

举个例子：上次那个小敏，把技术部的核心代码文档当成内部档，后来技术总监复核时指出来，才改成机密，避免了泄露风险。

四、最容易踩的3个隐形坑

1. 不能随便改密级

比如原来的密级是秘密，你觉得没用就改成公开，不行。必须找档案部门审批，改了才算数。

2. 扫描时不能加密级内容

扫描时，别用黑笔把密级的文字遮住，要原样扫下来。不然以后查档看不到密级，等于白弄。

3. 废弃密级档要粉碎

数字化时，要销毁的旧密级档案，必须用粉碎机粉碎，不能随便扔。比如废弃的核心合同，扔垃圾桶会被捡走，出事要担责。

今天就花10分钟，把你手里要数字化的档案先翻一遍，贴好便利贴标上大概密级。明天找对应的部门负责人签字复核，再开始扫描。别拖，堆得越多越乱。

就这么简单，按步骤来，不会错。按规矩走，不用怕担责任。