梧州档案从业人员实操培训全指南 从基础操作到合规落地全流程

一、培训前必备准备工作

1.1 资质材料准备

提前准备以下3份材料，缺一不可：

• 身份证复印件1份，正反面印在同一张A4纸上
• 单位出具的档案岗位任职证明，可直接复制以下模板打印填写盖章： ``` 档案岗位任职证明 兹证明______（身份证号：____________）为我单位正式员工，现任职______岗位，负责档案管理相关工作，特此证明。 单位盖章：______ 日期：______年______月______日 ```
• 1寸蓝底免冠照片2张，背面标注姓名+单位名称，用于核发培训合格证书

1.2 线上预报名操作

梧州档案培训唯一官方报名通道为梧州市档案局官网专栏，操作步骤如下：

• 打开官方报名地址：http://daj.wuzhou.gov.cn/col/col12059/index.html，点击右侧「档案业务培训报名」浮窗
• 如实填写个人基本信息、单位信息，上传任职证明扫描件（大小不超过2M，格式为JPG/PDF）
• 提交后2个工作日内会收到短信通知审核结果，审核通过后点击短信内链接缴纳培训费180元/人，支持微信、支付宝缴费，缴费后自动生成参训凭证

二、线下实操培训核心操作步骤

梧州档案培训实操内容严格按照《广西壮族自治区文书档案整理规则》制定，所有步骤必须严格执行，否则考核不予通过。

2.1 纸质档案整理实操

• 分类排序：按「年度-机构-保管期限」三级分类，保管期限分为永久/30年/10年三类，同分类下文件按成文时间从早到晚排序，跨年度的请示批复统一放在批复对应的年度分类下
• 页码编写：用黑色碳素笔在文件正面右上角、反面左上角编写阿拉伯数字连续页码，空白页、页眉页脚自带的页码不算，一册档案页码不得中断、不得涂改
• 目录录入：使用梧州市统一配发的档案目录管理系统，下载地址：http://daj.wuzhou.gov.cn/col/col12060/index.html，必填字段要求：
  • 文号：完整填写文件发文字号，括号用全角六角括号，比如「梧政发〔2024〕1号」
  • 题名：完整填写文件标题，无标题的自拟标题加[]标注，比如「[2024年单位第一季度工作会议通知]」
  • 日期：填写成文日期8位数字，比如20240315
  • 保管期限：下拉选择对应选项，不得手动输入
• 装订装盒：用不锈钢订书钉或者棉线装订，禁止使用回形针、燕尾夹等易腐蚀金属物品，装订后装入对应标注的档案盒，盒面标注全宗号、年度、保管期限、机构代码，本单位的全宗号和机构代码可在报名成功后的个人中心查询

2.2 电子档案归档实操

• 格式校验：所有电子档案必须转换为PDF/A格式，图片类档案转换为TIFF格式，分辨率不低于300DPI，校验工具使用国家档案局官方发布的电子档案格式校验工具，下载地址：https://www.saac.gov.cn/daj/xzzx/202211/t20221117_144782.shtml，解压后直接打开，拖入文件即可自动校验，不符合格式的会给出明确修改建议
• 元数据挂载：将纸质档案录入的目录元数据导出为xlsx格式，打开电子档案管理系统内置控制台，输入以下命令批量导入： ``` import meta from "C:/本地目录/档案目录.xlsx" type=wenshu match=by_wenhao ``` 执行后系统会自动按文号匹配对应的电子文件，匹配率低于90%的要手动调整关联
• 四性检测：在系统内点击「四性检测」按钮，等待10-30分钟即可生成检测报告，检测不合格的项按提示修改，缺元数据的补全、格式不对的重新转换，全部合格后点击「归档」按钮完成电子归档

三、培训考核通关及证书领取

3.1 考核注意事项

考核分笔试和实操两部分，各占50分，60分及格：

• 笔试全部为选择题，90%考点来自培训现场发放的《梧州市档案管理实操手册》，开考前10分钟翻看重点即可通过
• 实操考核为30分钟内完成10份散乱文件的分类、排序、目录录入、装盒全流程，核心扣分点为保管期限划分错误、文号格式错误、页码不连续，提前记熟以下划分规则：永久为单位核心制度、人事任免、重大项目文件，30年为一般业务文件，10年为临时性、事务性文件

3.2 证书领取及后续要求

• 考核通过后7个工作日内，可携带身份证到梧州市档案馆一楼服务窗口（地址：梧州市长洲区三龙大道18号）领取《广西壮族自治区档案从业人员培训合格证书》，也可在报名系统填写地址申请包邮到付
• 证书有效期3年，到期前3个月要完成40学时继续教育，继续教育可在梧州市档案培训线上平台完成，地址：http://px.daj.wuzhou.gov.cn/，看完所有课程做完习题即可自动更新有效期

四、常见问题排查解决方案

4.1 实操类问题

• 目录录入系统打不开：必须使用IE11及以上版本浏览器，其他浏览器兼容性不足，仍无法打开可拨打技术支持电话0774-3828651
• 四性检测一直不通过：大概率是电子文件存在加密或者损坏，重新转换一遍PDF/A格式即可，仍有问题可将文件发送到wzda_tech@163.com，技术人员1个工作日内反馈修改方案

4.2 培训相关问题

• 考核未通过：可免费参加下一期补考，最多有2次补考机会，直接在报名系统个人中心点击「补考报名」即可
• 证书丢失补办：携带身份证到档案馆窗口申请补办，工本费10元，当天即可拿证