档案系统内实物档案管理岗实操规范与核心能力培训

实物档案的定义与培训价值

实物档案是指机关、团体、企事业单位及其他组织在各项活动中形成的具有保存价值的以物质实体为载体的历史记录，常见载体包括荣誉牌匾、证书奖章、印章印模、手稿原件、历史文物类工作遗存、公务礼品等。据国家档案局2023年发布的《全国档案事业发展统计公报》，当年全国各级各类档案馆接收实物档案达127.6万件，基层档案室接收量同比增长22.3%，但近60%的基层单位存在实物档案分类不统一、归档流程缺失、保管条件不达标的问题。开展本次培训，可帮助参训人员建立标准化实物档案管理体系，解决实际工作中的痛点难点，符合《档案法》《实物档案整理规范》（DA/T 46-2023）的最新要求。

实物档案的标准化整理流程

整理前准备

• 环境准备：选择干燥、通风、无阳光直射、温度控制在14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%的独立空间作为整理场地，配备无酸手套、软毛刷、专业清洁纸巾、放大镜、计量工具、分类标签纸等工具
• 人员准备：整理人员需持有档案管理职业资格证书或接受过不少于8学时的基础档案培训，熟悉本单位的职能活动和实物档案形成背景
• 制度准备：明确本单位实物档案的归档范围、保管期限、责任人，建立交接登记、鉴定销毁等配套制度

核心整理步骤

第一步是鉴定与筛选。对照DA/T 46-2023和本单位归档范围，逐件审核实物的真实性、完整性、价值性，区分归档与不归档实物，对保管期限存疑的实物提交本单位档案鉴定小组判定。第二步是清洁与修复。清洁时必须佩戴无酸手套，避免汗渍、油渍污染载体：纸质手稿类用软毛刷轻扫表面灰尘，金属类用专业清洁布蘸取中性清洁剂擦拭后立即擦干，木质、皮质类用专用养护剂处理；破损实物需委托具备资质的档案修复机构修复，修复过程需保留影像记录。第三步是分类与编号。分类采用“年度-载体类型-保管期限”三级复式分类法，载体类型优先参考DA/T 46-2023附录A划分；编号采用“全宗号-实物档案代字（SW）-年度-保管期限代码-件号”的结构，保管期限代码采用DA/T 18-1999规定的永久（Y）、定期30年（D30）、定期10年（D10）。第四步是著录与标引。著录项目参考《档案著录规则》（DA/T 18-1999）和《实物档案著录细则》（DB33/T 2474-2022，地方标准可作为参考补充），必填项包括全宗号、件号、题名、责任者、形成时间、载体类型、载体规格、保管期限、存放位置；标引使用《中国档案主题词表》（2018版），主题词数量控制在3-8个。第五步是装具与排架。装具优先选用符合《档案装具 无酸档案盒》（DA/T 61-2017）要求的无酸纸盒或金属柜，特殊载体（如易碎品、大型牌匾）需定制专用装具；排架遵循“从上到下、从左到右、按件号顺序”的原则，大型实物单独存放并设置明显标识。

实物档案的常见问题与排查方案

分类混乱是基层单位最常见的问题，表现为将实物档案归入文书档案或科技档案，或载体类型划分错误。排查方案为对照DA/T 46-2023附录A重新梳理所有实物，对跨载体类型的实物（如含木质底座的金属奖杯）以主要载体类型为准划分。载体损坏是影响实物档案寿命的核心问题，表现为纸质手稿泛黄、金属制品生锈、木质制品虫蛀。排查方案为每周检查一次保管场所的温湿度，每月检查一次实物的保存状态，发现问题及时处理；建立温湿度记录台账，记录时间精确到小时。著录信息不全是另一个高频问题，表现为缺失形成时间、责任者、存放位置等必填项。排查方案为建立双人著录复核制度，一人著录一人核对，著录完成后导入档案管理系统进行自动校验。

实物档案的实战案例

某省级档案馆2024年开展基层实物档案规范化建设试点工作，选取10家街道办事处作为试点单位。试点前，10家单位共有实物档案3217件，其中分类不统一的占48%，载体损坏的占17%，著录信息不全的占62%。试点期间，该档案馆组织开展了为期3天的本次培训，并安排2名资深档案管理员驻点指导。试点结束后，10家单位的实物档案100%完成标准化整理，载体损坏率降至2%，著录信息准确率达99.5%，顺利通过国家档案局的验收。该案例的核心经验是培训与驻点指导相结合，建立标准化的管理制度和操作流程。