规范做好单位档案制度建设 有效提升审计检查通过率

当年审计栽过跟头，才懂档案制度建设的香

说我是过来人真不是端着，前几年我在单位管行政档案，那坑踩得真叫盆满钵满。那时候我年轻不信邪，觉得什么档案制度建设不就是走形式？不就是给柜子贴两张标签吗？犯得着天天整这玩意儿？审计来了我临时凑凑就行了嘛，这不就跟你见对象家长，临出门才胡乱往包里塞奖状红包，想着查到啥掏啥，反正蒙混过关就行对吧？

结果那次审计给我干懵了，我们单位当年评先进，就卡审计这一关。审计的老师就像对象家那个爱挑理的二叔，顺着项目往回翻，问一句“去年第三季度的专项采购审批单在哪”，我翻了三个储物柜，掏出来一张皱巴巴的复印件，还缺分管领导的签字；再问“这个项目变更的三方确认函呢”，哦，原经办人去年离职，资料存在人家私人硬盘里，早就被格了卖旧电脑了。那天我满头大汗在档案室翻了一下午，尴尬得能抠出一个地下停车场，最后审计给我们开了个“档案不全，要求整改”的结论，先进没评上，我还被扣了三个月绩效，脸都丢到姥姥家了。也就是那时候我才信：档案制度建设能提高审计通过率，这句话真不是写在报告里的官话，是踩坑踩出来的实话。

为啥档案制度建设就是审计通关的“敲门砖”？

说点干的，不是瞎忽悠，道理其实很简单

你想啊，审计本质就是查“做事有没有留痕，合不合规矩”对吧？这不就跟你找工作HR背调，你得拿得出证明给人看啊。你啥资料都东丢一块西丢一块，别说人家审计要挑你毛病，换你你也不信啊。我后来痛定思痛，沉下心搞档案制度建设，还专门问了审计的老师怎么弄，其实核心就三件事，说出来谁都能做：

• 按审计需求分类归档，别自己瞎分

  我现在的档案类目，完全是照着审计的常规检查清单排的，审计常查的预算审批、采购合同、项目变更、专项经费、人员薪酬，全部分门别类单独放，不像之前乱七八糟按部门堆。说专业点这叫“问题-年度”分类法，说白了就是，审计要啥，你直接开抽屉拿，不用翻山倒海，就像你把衣柜按季节分，找秋裤的时候不用翻遍所有衣服，爽不爽？

• 定期归档不攒活，权责到人不甩锅

  我们定死了每月5号前，上个月所有资料必须整理归档，纸质入柜电子同步，谁经办谁归档，交接必须签档案交接单。再也不会出现“人走了资料没了”这种破事，就像你每天吃完外卖扔垃圾，不会攒到过年招虫子，对吧？

• 多备份保险，比你存定期还稳

  现在我们是纸质一份，单位云盘一份，本地加密硬盘再存一份，三重备份，别说档案室漏个水丢个东西，就算真出点啥事，电子档拿出来照样能用。之前旁边单位就吃过亏，档案室漏水纸质全泡了，没备份，审计直接给了不合格，你说冤不冤？

搞完这一套你猜怎么着？下次审计来，人家要什么我们五分钟就能拿出来，全须全尾，签字盖章一个不缺。你想啊，审计老师天天跑好几个单位，累得要死，就想赶紧查完交差，你给人整得顺顺当当，人何苦死盯着你挑毛病？这不通过率自然就上来了？说一万遍，档案制度建设能提高审计通过率，真的是这个理。

过来人再给你掏几个压箱底的小技巧

都是我踩坑踩出来的，没用我不会说，拿走不谢：

• 每半年做一次档案自查，就像考前刷模拟卷

  别等审计来了才发现缺这少那，我们每半年抽一个星期，把所有档案过一遍，缺签字的补签字，放错类的调过来，漏归档的补上，提前补完，总比审计来了临时补强，临时补一眼就能看出来，还显得你不正规，提前弄好，心里不慌。

• 给审计专门整个“迎检档案包”

  每次审计之前，按照人家给的检查清单，把要查的所有资料提前整理好一个单独的档案包，纸质放一起，电子存一个U盘，来了直接给人，人家不用等，对你印象直接加分，通过率能不涨吗？

• 交接一定要当面点清档案，别签空头字

  不管是谁接谁的岗，档案必须当面点，一本一本对，签字确认，别不好意思，不然之后丢了东西全是你的锅，我之前就是吃了这个亏，所以现在把这个话放这，一定得记牢。

说真的，我现在跟所有刚管档案刚做行政的小朋友说，别偷懒觉得制度建设是无用功，你现在偷一个小时的懒，审计的时候可能要熬三个通宵补，还不一定能过，还得扣绩效挨骂，太不划算了。档案制度建设能提高审计通过率，这句话我都说腻了，但还是要再唠一遍，这是我扣了几千块绩效换回来的经验。

其实哪有那么多故意刁难你的审计，大多数通不过的，都是档案不全、找不着东西，给了人家挑问题的机会。你把制度建好，把档案整明白，万事留痕，清清楚楚，人家想挑你毛病都挑不出来，自然就能顺顺利利通过。花个把月把制度理顺，后面三五年都省心，这买卖怎么算都划算对吧？我坑已经帮你踩过了，听话，赶紧把你的档案制度建设搞起来，下次审计保你一把过。