机关企事业单位档案整理实操及档案库房管理规定落地执行指南

发布时间: 2026年08月25日 14:05:02 来源: 安答联动浏览量: 0

一、档案整理标准化实操步骤

1. 前期准备

提前备齐以下工具，所有工具需符合国标GB/T 11822-2008档案用品标准：

档案盒：统一选A4幅面、3cm厚度牛皮纸款，盒面预留档号、年度、保管期限、机构/问题填写栏
操作工具：黑色打码器（字号3号）、HB铅笔、橡皮擦、黑色签字笔、三孔一线装订棉线、起钉器
电子目录模板：固定列包含序号、档号、责任者、文号、题名、成文日期、页数、备注，可直接复制以下表头制作： ``` =表结构= 序号 | 档号 | 责任者 | 文号 | 题名 | 成文日期 | 页数 | 备注 ```

2. 分类归档操作

严格按照“年度→保管期限→机构/问题”三级分类规则执行：

第一步：按文件成文年度划分，跨年度的请示批复归入批复年度，跨年度的规划归入起始年度
第二步：按保管期限划分，永久（无期限保存）、30年、10年三类，不得混放
第三步：按文件所属类别划分，统一分为行政类、业务类、财务类、人事类4大类，特殊行业可新增专属类目

机关企事业单位档案整理实操及档案库房管理规定落地执行指南

档号编制规则：统一采用“全宗号-年度-保管期限代码-机构/问题代码-件号”格式，例：全宗号为X001的单位2023年永久保管的行政类第12份文件，档号为X001-2023-Y-XZ-0012（Y代表永久，30年代码为30，10年代码为10；行政类代码XZ，业务类YW，财务类CW，人事类RS）。

3. 装订入库操作

打码：所有有书写/印刷内容的页面逐页打码，正面打右上角，背面打左上角，空白页不打码
预处理：用起钉器去掉所有金属物（订书钉、回形针、大头针），破损页面用A4宣纸托裱修复
装订：厚度≤2cm的文件用棉线三孔一线装订，装订位置在文件左侧1.5cm处，不得压住文字；厚度＞2cm的文件拆分装订，拆分后的多件文件档号后加-1、-2标识
装盒：同档号段的文件装入对应档案盒，盒内放置纸质目录，电子目录同步录入档案管理系统

二、档案库房管理规定落地细则

1. 库房硬件配置标准

所有配置需符合《档案库房技术管理暂行规定》要求：

环境控制设备：精度±0.5℃的温湿度计、除湿机（日除湿量≥20L）、冷暖空调、防紫外线遮光窗帘，温湿度需稳定在14-24℃、相对湿度45-60%区间
安全防护设备：七氟丙烷气体灭火装置（严禁使用干粉/水基灭火器）、防盗门禁、烟感报警器、防虫防鼠装置，电子档案存储介质需放入防磁柜保存
存储设备：钢制密集架，轨道间预留1.2m宽通行通道，架体离地≥10cm，离墙≥20cm

2. 日常运营管理规范

人员准入：非档案管理员进入库房必须填写《库房出入登记表》，登记姓名、单位、进入时间、事由、离开时间，严禁携带食品、饮料、易燃易爆物品、通讯设备进入
出入库管理：档案出库需提交《档案借阅审批单》，经使用部门负责人、档案管理部门负责人双签字后方可出库，归还时逐页检查是否有破损、涂改，确认无误后放回原位
运维记录：每天早9点、晚5点各记录1次温湿度，超出范围立刻开启空调/除湿机调整；每周打扫1次库房卫生，每季度排查1次虫害，每半年更换1次防虫药剂（每2立方米放置1袋天然樟脑丸）
盘点要求：每月抽盘10%档案核对档号与存放位置，每年完成1次全量盘点，形成盘点报告报上级档案主管部门