伊春政企事业单位纸质电子档案标准化整理全流程实操落地指南

一、前期准备（符合伊春市档案局规范要求）

1. 规范文件与工具准备

首先下载伊春市官方发布的整理规范，避免返工：《伊春市归档文件整理实施细则》下载路径为伊春市档案局官网（http://daj.yichun.gov.cn）→政务公开→通知公告→2022年7月发布的细则文件，内含本地统一的分类、标识、移交模板。

需提前采购的工具无特殊要求，伊春本地任意办公耗材店均可配齐：

• 装订类：符合GB/T 11822-2008标准的无酸牛皮纸封皮、档案盒，3mm三孔打孔器，白色棉装订线，厚度3cm的不锈钢档案夹
• 电子工具：分辨率≥300DPI的扫描仪，伊春市统一数字档案管理系统客户端，下载路径为档案局官网→政务服务→下载专区→对应安装包
• 标识类：0.5mm黑色碳素笔（禁用修正液、圆珠笔），档案脊背标签打印机

2. 本地专属分类规则

必须严格按照伊春档案局要求分为4大类，严禁跨类别混装： 文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案，其中特殊载体档案包含照片、录音录像、荣誉实物等，需单独归类。保管期限统一标注为「永久、30年、10年」，禁止使用旧标准的「长期、短期」标注。分类逻辑统一为「年度-机构-保管期限」，不得随意调整排序。

二、纸质档案实操整理步骤

1. 清点与预处理

逐页清点档案页数，先移除所有金属装订物（订书钉、回形针、大头针），破损页用无酸纸托裱，褶皱页压平，大于A4的附件折叠为A4尺寸，折叠处需留出1cm边距，避免装订后无法展开。草稿、重份文件、临时性通知不属于归档范围，剔除后填写《伊春市档案销毁清单》，报单位档案负责人签字后统一销毁，禁止私自丢弃。

2. 页码编写

用黑色碳素笔在每页档案右上角（正面）、左上角（背面）编写阿拉伯数字页码，空白页不编页码，页码从「1」开始连续编号，附件和主文件作为一件归档的页码连续编写，单独归档的附件独立编号。错编页码用单斜线划掉，在旁边标注正确页码，禁止涂黑涂改。

3. 装订与装盒

单份档案厚度不超过3cm，超过的拆分多份装订。用三孔打孔器在档案左侧距离上下边缘4cm、中间位置共打3个孔，穿入白色棉线后在背面打结，结头压入孔内避免凸起，装订时确保文件左侧对齐，无散页、不齐问题。

装盒前填写档案封面：单位名称用全称（如「伊春市友好区人力资源和社会保障局」不得写简称），年度用4位阿拉伯数字，保管期限按规范填写，盒号按大类连续编号。脊背标签必须包含单位代码、年度、大类、盒号、保管期限5项信息，模板可直接从前期下载的细则附件中复制使用。

三、电子档案实操整理步骤

1. 扫描参数设置

所有归档纸质档案必须同步生成电子版本，参数严格按要求设置：分辨率300DPI、格式为PDF/OFD，普通文件用黑白扫描，带彩色印章、照片的文件用彩色扫描，单份档案生成单个电子文件。文件名统一按「年度-大类代码-保管期限代码-件号」规则命名，例如2024-WS-YJ-001代表2024年文书档案永久保管第1件，扫描后逐页核对电子版本与纸质版本是否一致，倾斜角度不得超过1度，漏扫、错扫的页面立即重扫。

2. 系统录入与校验

打开伊春市统一数字档案管理系统，首次使用可拨打档案局技术支持电话0458-3878369申请开通账号。登录后按系统提示依次录入档案的题名、责任人、成文日期、页数、保管期限等元数据，录入完成后点击系统内置的「伊春规范校验」功能，系统会自动核对是否符合本地归档要求，错误项直接标注修改方向，修改到校验通过率100%后再提交。

3. 电子档案备份

校验通过的电子档案需做3份备份：1份存储到单位本地涉密服务器，1份存储到离线移动硬盘（单独存放防潮防磁），1份直接点击系统内「云备份」模块上传到伊春市档案云平台，无需额外操作。

四、验收与移交标准

整理完成后先按以下清单自查，全部符合再提交验收：

• 纸质档案装订整齐、无金属物、页码连续、封面填写规范
• 电子档案元数据完整、校验通过率100%、3份备份齐全
• 《归档文件目录》打印一式3份，加盖单位公章，与档案同步提交

自查通过后登录伊春市档案局官网提交验收申请，工作人员会在3个工作日内上门核验，验收通过后按要求移交纸质和电子档案，移交凭证需留存30年以上。

五、常见卡壳问题解决

• 年代久远字迹模糊的档案：扫描后在系统元数据中添加备注，同时附纸质说明文件和档案一起装订，标注「字迹模糊」字样即可
• 系统录入时找不到对应分类：直接拨打技术支持电话0458-3878372咨询，不要自行创建分类，否则会被系统驳回
• 装订后发现漏页：需拆开装订重新编排页码，不要直接粘贴在档案末尾，否则验收不通过