档案整理再次整理实用指南：教你少走弯路捋顺零散资料全流程

兄弟们姐妹们，我之前在事业单位干了3年行政，别的本事没练出来，跟档案死磕的经验那是一抓一大把，前前后后经手的档案整理再次整理的活不下5次，踩过的坑能绕我们单位办公区三圈，今天掏心窝子给你们唠点实在的，保证你看完再也不用反反复复跟一堆废纸死磕，少加半个月冤枉班。

为啥你总逃不过档案整理再次整理的死循环？

我就这么跟你说吧，90%的人要反复做档案整理再次整理的活，全是第一次整理的时候给自己埋的雷。就像你拆了一堆快递盲盒，为了应付你妈查岗，把快递盒、说明书、保修卡、没用的宣传单全塞同一个收纳箱里，表面看着整整齐齐，等你下次要找某张家电保修卡的时候，只能把整个箱子倒出来翻，翻完又是一团乱，可不就得二次收拾嘛。

我第一次整理档案的时候就是这样，为了赶上级检查的deadline，啥文件都往档案盒里塞，也不分类也不编号，检查组走了第二个月，领导要找三年前的一份项目批复，我翻了一整个下午才找到，还把其他档案翻得乱七八糟，领导直接甩给我一句“重新整理”，得，我这就是典型的自己挖坑自己跳，老老实实做了半个月档案整理再次整理的活，熬得我连外卖都没胃口点。

说句实在的，咱干档案整理真不能应付事，你应付的不是检查，是你自己未来的休息时间。这里给大伙说个专业小知识点：档案归档有个核心要求叫“件的构成”，简单说就是有关联的文件必须放一起，请示和批复要捆一块，正文和附件不能分家，你第一次整理的时候没做到，后面百分百要做档案整理再次整理的无用功，别不信，我踩过的坑比你整理过的档案盒都多。

档案整理再次整理最容易踩的3个大坑，我全替你踩过了

我前三次做档案整理再次整理的活，每次踩的坑都一模一样，后来跟档案局的老师吃饭唠嗑才知道，90%的行政岗小伙伴都踩过这几个坑，今天给你们列出来，别再往里跳了。

• 第一个坑：凑数式整理

  就是为了赶进度，啥文件都往档案盒里塞，不管有用没用，也不管是不是符合归档要求，就像你妈喊你收拾房间你把所有杂物全塞床底，表面看着干净，一开床底门全掉出来。我上次就遇到过，前同事把没用的会议草稿、重复打印的复印件全塞档案盒里，我整理的时候光挑没用的废纸就挑出来三大摞，光扔垃圾就扔了半小时，这不就是给后续的档案整理再次整理留麻烦嘛？给大伙提个醒，归档之前先对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》筛一遍，不该留的直接按流程销了，别占地方。

• 第二个坑：裸奔式存档

  

  就是整理完的档案不装盒、不贴标签、不做防潮处理，就那么摞在柜子里，就像你买了奶茶不盖盖子放桌上，等你想喝的时候全是灰。我之前接手的一批档案就是这样，连档案袋都没装，放了两年受潮了，边角全皱了，还有的被蟑螂啃了半页，我补材料补了快一周，又得重新做档案整理再次整理的活，差点给我整emo。专业小知识点给你们放这：不同保管期限的档案必须分盒存放，永久、30年、10年的档案盒不能混放，盒脊上要标全全宗号、年度、保管期限、盒号，不然找文件的时候跟大海捞针一样。

• 第三个坑：失忆式编号

  就是第一次整理的时候编号随便编，也没做电子台账，等下次整理的时候发现要么号重了，要么号断了，只能全部重新编，这不就是纯纯给自己找活干嘛？我之前就干过这事，第一次编号的时候图省事，从1编到100就完了，也没记哪个号对应哪个文件，第二次整理的时候发现少了3份文件，我翻了两天才找出来，最后只能全部重新编号，妥妥的档案整理再次整理返工套餐+1。这里给你们说个小技巧：件号要按“年度+保管期限”的规则编，同一个年度同一个保管期限的档案，件号从1开始连续编，不能断号也不能重号，电子台账同步存3份：U盘、云盘、电脑本地，防丢防坏。

做好这3步，让你少做N次档案整理再次整理的无用功

我后来跟档案局的老师学了一套方法，之后整理的档案用了3年都没乱过，再也没做过档案整理再次整理的冤枉活，今天免费教给你们，只要你这3步做扎实了，下次领导要啥文件你30秒就能找出来，不仅不用加班，还能得个“单位最强大脑”的称号，涨薪都比别人快半拍。

第一步：先“拆盲盒”做初筛

要是你已经到了要做档案整理再次整理的地步，别心疼功夫，先把之前整理过的档案全部倒出来，就像拆快递盲盒一样，一份一份过，把没用的文件、重复的复印件、没盖章的无效文件全部挑出来，按销毁流程处理掉，别舍不得扔，没用的文件留着占的不是档案柜的地方，是你未来的休息时间。筛的时候就按保管期限分好堆：永久的放一堆，30年的放一堆，10年的放一堆，后面整理的时候省老事了。

第二步：“串糖葫芦”式归件

把有关联的文件像串糖葫芦一样串成一“件”，请示和批复放一起，正文和附件放一起，转发文和被转发文放一起，每件文件左边用不锈钢订书钉订好，别用普通铁钉，放久了会生锈腐蚀纸张。订好之后打页码，页码打在每页的右下角，空白页不用打，然后盖归档章，归档章上的全宗号、年度、保管期限、件号、页数要填全，别漏填，这步做仔细了，后面基本不用再做档案整理再次整理的活。

第三步：“扫二维码”式留底

全部整理完装盒之后，一定要做数字化扫描，扫描件分辨率不低于300DPI，存PDF格式，命名规则就按“全宗号-年度-保管期限-盒号-件号”来，绝对不会乱。有条件的可以给每个档案盒做个二维码贴在盒脊上，扫一下就能看到这个盒子里有啥文件，不用开盒翻，找文件的时候30秒就能定位。电子台账和扫描件同步存3个地方，别嫌麻烦，真要是档案盒丢了坏了，扫描件就是救命的东西。

最后给大伙提个醒，我之前算过一笔账，第一次整理的时候敷衍了事，花1周就搞定，后面要花半个月甚至一个月做档案整理再次整理的活，反而更费时间。倒不如第一次的时候多花两天功夫，把活做扎实了，后面三年都不用动这些档案，省下来的时间你摸鱼追剧陪对象不好吗？听过来人一句劝，别给自己留返工的后路，一次搞定比啥都强。