档案制度建设考核评价不科学？3招搞定不踩坑的落地整改方案

说真的，我前两年刚接单位档案管理岗的时候，差点被这档案制度建设考核评价不科学的坑给整到辞职，说多了都是泪。当时我们那考核完全是领导拍脑袋定的，要求全年归档量不低于1200份，不管实际业务产生多少材料，各部门为了凑数，连员工的请假条、外卖订单截图都往档案盒里塞，最后查档的时候翻半小时找不到有用的材料，领导还骂我干活不仔细，我真的是哑巴吃黄连，有苦说不出。

后来我专门找了市里档案局的老专家请教，又翻了快20份政策文件，花了3个月把整个考核体系改了一遍，现在我们单位的档案考核不仅没人吐槽，去年还被评为了市里的档案工作先进单位。今天我就把我踩过坑、亲测有用的方法都唠给你听，全是能直接落地的干货，看完你再也不用愁档案制度建设考核评价不科学的破事。

先搞懂你家的考核为啥是“歪嘴和尚念错经”

我把常见的不科学考核比作种庄稼的奇葩验收规则，你对着看看自己家占了几条：

• 第一种是“唯数量论”：就像收粮的时候只数稻穗个数，不管里面有没有米，对应考核只看归档份数、整理盒数，完全不看档案的完整性、利用率，最后收上来的全是没用的“杂草档案”，纯属浪费人力物力。
• 第二种是“拍脑袋定指标”：就像村长去年让你种10亩玉米，今年突然要求种50亩，完全不管你家有多少地、多少劳动力，对应考核指标年年乱变，今年要求数字化率100%，明年又要求全纸质双套制，根本不考虑单位的实际预算和人手，你就算天天住单位也完不成。
• 第三种是“秋后算账式考核”：平时没人管没人问，到了年底突然上门检查，就像平时不让你浇水施肥，到了收粮的时候嫌你产量低，对应考核没有过程提醒，全靠年底突击补材料，补出来的档案错漏百出，大家还都怨声载道。

说白了这都是档案制度建设考核评价不科学的典型表现，我当年踩的就是第二个坑，领导拍脑袋让我3个月把10年的存量档案全部数字化，我天天加班到掉头发，最后还是没完成，还被扣了200块绩效，现在想想真的冤。

3招给你的考核“改土施肥”，再也不做无用功

我改考核体系的时候，就照着种庄稼的逻辑来的，怎么科学种粮就怎么科学定考核，用了之后不仅我自己轻松了一大半，各部门的配合度也高了不止一个档次，再也没人跟我对着干。

第一招：先搭“肥力指标表”，别再拿杂草当稻穗算产量

之前的考核之所以没用，就是因为指标定的太离谱，把没用的杂草都算成了产量，所以首先要把指标分层，什么是必须达标的基础项，什么是鼓励进步的提升项，什么是碰都不能碰的否决项，门儿清才行。

专业点说，基础项占60%权重，核心就是“能用上”：比如归档及时率、材料完整率、内容准确率，这些是档案能用的基本前提，就像种庄稼首先要保证稻穗里有米，不然数量再多也没用；提升项占30%权重，核心是“用得好”：比如查档响应时长、档案调用利用率、数字化覆盖率，这些是加分项，鼓励大家把档案用起来，而不是堆在仓库里落灰；否决项占10%权重，只要碰了直接不及格：比如档案泄密、档案丢失、违规销毁档案，这些是红线，碰都不能碰。

一定要拉所有业务部门的内勤一起定指标，别自己档案岗闭门造车，我当年就是拉着各部门内勤开了3次唠嗑会，把每个部门每年大概产生多少业务材料、哪些是必须归档的，摸得一清二楚，最后定的数量指标大家都觉得合理，再也没人凑数塞没用的材料了，定完之后第一个季度的归档合格率就从之前的40%升到了95%，效果不要太明显。

第二招：搞“田间巡田制”，别等到年底才来翻旧账

很多人觉得考核就是年底的事，平时不管，年底一查全是问题，改都来不及，大家肯定有意见。我现在就搞“巡田制”，每季度去各部门转一圈，看看他们预归档的材料有没有漏签、有没有丢件，及时提醒整改，就像平时去地里看看有没有长虫、有没有缺水，及时处理，别等到收粮的时候才发现全是虫眼。

专业点说就是把过程考核的权重提到40%，年底的总考核只占60%，每季度的巡检结果都记到总分里，比如你这个季度漏了3份合同，我提醒你之后你及时补上了，就只扣1分，要是等到年底才查出来，直接扣10分，大家自然就会平时多上心，不用等到年底突击补材料。

每次巡检要给书面反馈单，改没改要签字确认，别空口无凭，我之前就是口头提醒，大家转头就忘了，现在每次巡检完都把问题列的明明白白，什么时候整改完、谁负责，写的清清楚楚，大家也不会觉得我是故意找茬，反而觉得我是帮他们避免年底扣分，现在我每次去各部门巡检，大家都主动问我有没有问题，再也没人躲着我了，谁还会说档案制度建设考核评价不科学啊？

第三招：搞“收粮公开制”，别闷头算分大家都不服

之前我考核完就直接把结果报给领导，大家都不知道自己为啥扣分，都觉得我偏心，后来我就搞“公开制”，每次考核结果都公示3天，有问题的可以提，核实之后马上改，完全透明，就像村里收粮，谁家多少产量都贴在村口公告栏，大家都看得见，谁也不会有意见。

而且考核结果一定要和激励挂钩，别搞虚的，我跟领导申请的，考核排名前三的部门，每个部门加200块团建经费，或者在年度评优的时候加5分，考核靠后的部门，我也不会直接骂，而是陪着他们找问题，一起整改，下次进步了还给加分。

激励不用搞多大，哪怕是给优秀部门发个定制的档案盒套装，大家都有动力配合，我去年给优秀部门发的就是印了“档案管理先锋”的定制档案盒，大家都抢着要，今年各部门的归档积极性直接拉满，我现在每天准点下班，再也不用加班帮大家补材料了。

最后再唠两句掏心窝子的实在话

很多档案岗的朋友跟我吐槽，说档案制度建设考核评价不科学是领导的问题，自己改不了，我之前也是这么想的，后来我拿着改好的方案去找领导，把之前的问题、改完之后的好处说的明明白白，领导当场就同意了，毕竟谁也不想自己单位的档案工作拖后腿对吧？

说白了啊，档案工作就像种自家的口粮田，你科学种、科学管、科学验收，收上来的粮够吃够用，大家都开心；你要是瞎考核，大家都应付了事，最后收上来的全是杂草，饿肚子的还是你自己。我这3招都是我踩了半年坑摸出来的，你拿过去稍微改改就能用，保证你再也不用为考核的事发愁。