阿拉善盟地域特色档案规范化数字化全流程专业指导手册

阿拉善盟档案数字化的适配定位与核心价值

地域特色档案是阿拉善盟文化传承与产业发展的核心信息载体，涵盖蒙元石刻拓片、骆驼文化民俗记录、沙草产业科研数据、额济纳旗黑城出土文物复制品文献等多维度内容。档案数字化是将传统载体档案通过扫描、拍摄、OCR识别等技术手段转化为可存储、可检索、可共享的数字信息的过程。

据内蒙古自治区档案局2024年统计数据，全区已完成盟市级重点地域特色档案数字化占比仅为32.7%，阿拉善盟地域特色档案存量大、载体杂（含羊皮卷、桦树皮文书、缩微胶片等），数字化缺口突出。推进规范化数字化可解决传统档案“存不下、找不着、用不了”的痛点，实现档案资源的跨部门、跨层级、跨平台共享，为阿拉善盟沙草产业升级、文旅融合发展、民族文化传承提供数据支撑。

阿拉善盟档案数字化的前置准备

明确数字化实施范围与分级标准

实施范围需结合阿拉善盟档案事业发展“十四五”规划确定，优先覆盖馆藏永久保存的蒙元文化、骆驼文化、黑城文化相关档案，以及2000年以前的沙草产业科研报告、草原确权档案。分级标准依据《内蒙古自治区档案馆纸质档案数字化操作规程（DB15/T 2689-2022）》《珍贵档案数字化规范（DA/T 68-2018）》制定，将档案分为三级：一级为羊皮卷、桦树皮文书、黑城文献复制品等不可再生珍贵档案，二级为缩微胶片、音视频磁带等特殊载体档案，三级为普通纸质文书档案。

搭建标准化数字化作业环境

作业环境需满足《档案数字化规范 第1部分：纸质档案数字化（DA/T 31.1-2022）》的要求：作业区温度控制在18℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%；配备遮光窗帘、防静电地板、UPS不间断电源；设置独立的档案预处理区、扫描区、图像处理区、质检区、数据备份区，各区域物理隔离；珍贵档案作业区需加装24小时视频监控与温湿度自动记录仪。

组建专业化作业团队

作业团队需配置3类核心人员：项目负责人，需持有档案数字化项目管理师中级及以上证书，具备3年以上少数民族地区档案数字化经验；技术人员，需熟练使用Photoshop、ABBYY FineReader、蒙文OCR识别软件（如蒙科立蒙文识别系统）；质检人员，需持有档案管理员初级及以上证书，熟悉阿拉善盟地域特色档案的内容与格式。

阿拉善盟地域特色档案标准化数字化核心步骤

档案预处理

普通纸质文书档案预处理：拆除装订物，对破损、褶皱的档案进行修裱、压平，对卷曲的档案进行展平，对字迹模糊的档案进行预处理标记。

珍贵档案预处理：需在恒温恒湿的档案整理室进行，使用专业的无酸拆钉器拆除装订物，对破损严重的档案采用传统手工修裱与数字化预扫描补损相结合的方式，褶皱、卷曲的档案需使用低温压平机处理，温度不超过35℃，压力不超过0.5MPa。

所有预处理后的档案需建立《档案数字化预处理登记表》，记录档案档号、破损情况、处理方式、处理人、处理时间等信息。

档案数字化采集

普通纸质文书档案采集：采用平板扫描仪，分辨率设置为300dpi彩色或200dpi黑白（根据字迹清晰度确定），格式为TIFF（未压缩）或JPEG 2000（无损压缩），文件命名遵循“档号-页码.扩展名”的规则，档号需符合《内蒙古自治区档案档号编制规则（DB15/T 1081-2016）》。

珍贵档案采集：采用高精度平板扫描仪或专业数码相机，平板扫描仪分辨率设置为600dpi彩色，专业数码相机需采用5000万像素以上的全画幅机型，ISO设置为100-200，快门速度设置为1/60s-1/125s，使用柔光箱均匀照明，避免反光，格式为RAW格式（原始采集文件）与TIFF格式（未压缩）双份保存，文件命名遵循“档号-页码-采集方式.扩展名”的规则。

蒙文纸质档案采集：分辨率设置为400dpi彩色，优先使用蒙科立蒙文识别系统配套的扫描仪，确保蒙文识别准确率达到95%以上。

采集过程中需每100页进行一次抽样检查，检查分辨率、格式、文件命名是否符合要求，抽样检查率不低于5%。

图像处理与OCR识别

图像处理：使用Photoshop对采集的图像进行处理，处理内容包括去黑边、纠偏、去污、增强对比度、合并跨页等，珍贵档案图像仅可进行轻微的去噪处理，不得改变原始图像的内容与色彩。

OCR识别：使用ABBYY FineReader对汉文档案进行识别，使用蒙科立蒙文识别系统对蒙文档案进行识别，识别后的文本需导出为TXT格式与可编辑PDF格式双份保存，文件命名遵循“档号-文本.扩展名”的规则。

蒙文档案识别后的文本需安排2名以上熟悉蒙文的人员进行人工校对，人工校对准确率需达到100%。

数据质检与验收

数据质检分为三级：一级质检由技术人员完成，检查图像质量、OCR识别准确率、文件命名是否符合要求；二级质检由项目负责人完成，检查一级质检记录、数据完整性；三级质检由阿拉善盟档案局（馆）组织专家完成，检查二级质检记录、珍贵档案图像处理情况、数据共享接口兼容性。

数据验收需提交以下材料：《档案数字化预处理登记表》《档案数字化采集登记表》《档案数字化图像处理登记表》《档案数字化OCR识别人工校对记录表》《三级质检报告》《数字档案存储介质（2份异地存储的蓝光光盘或机械硬盘）》。

阿拉善盟档案数字化的数据安全与存储管理

数据安全：数字档案采集、处理、存储过程中需安装杀毒软件与防火墙，定期进行病毒查杀；珍贵档案原始采集文件（RAW格式）与未压缩TIFF格式文件需进行加密存储，加密方式采用AES-256；作业人员需签订《档案数字化保密协议》，禁止将数字档案带出作业区。

存储管理：数字档案采用“在线存储+近线存储+离线存储”的三级存储架构，在线存储使用固态硬盘阵列，存储近3年的可编辑PDF格式文件与TXT格式文件，近线存储使用机械硬盘阵列，存储近10年的未压缩TIFF格式文件，离线存储使用蓝光光盘，存储永久保存的原始采集文件与未压缩TIFF格式文件，2份离线存储介质分别存放于阿拉善盟档案局（馆）与异地备份中心（如内蒙古自治区档案馆异地备份库）。

阿拉善盟档案数字化的实战案例

2023年，阿拉善盟档案局（馆）对馆藏1000件清代至民国时期的骆驼文化民俗记录档案进行了规范化数字化，项目总投资120万元，历时6个月。项目采用高精度平板扫描仪采集珍贵档案，分辨率设置为600dpi彩色，蒙文档案使用蒙科立蒙文识别系统进行识别，人工校对准确率达到100%。项目完成后，骆驼文化民俗记录档案的检索时间从原来的平均30分钟缩短至平均10秒，已为阿拉善盟文旅局开发骆驼文化旅游产品提供了200余件数字档案资源，为阿拉善职业技术学院编写《骆驼文化概论》教材提供了150余件数字档案资源。