档案制度建设普查怎么干？一文读懂档案制度建设普查标准与实操指南

最近不少机关、企事业单位都在开展档案管理专项梳理普查，不少刚接手的经办人摸不清要求，要么漏项错判，要么整改完不符合要求，来回返工太折腾。这篇结合一线档案管理实操经验，把普查的核心要点、常见坑点都理清楚，新手也能直接拿来参考，高效完成普查工作。

档案制度建设普查的前期准备核心事项

第一步先明确普查覆盖范围

很多单位刚上手容易犯漏项的错：只盘点了常规的文书档案，忘了人事档案、项目档案、科技档案、涉密档案这些专项类档案，制度梳理也只找了综合性的，漏掉专项档案的配套制度。这一步最好按档案门类逐一梳理台账，对照档案制度建设普查标准划清核查范围，避免到了核查阶段才发现缺项补工作量。

第二步提前整理制度与执行材料

要把单位从档案收集、整理、归档、借阅、移交到销毁全流程的制度文件都找出来，同时把近2年的归档登记、借阅签字、库房巡检记录这些执行凭证也整理好，别只拿得出制度，拿不出执行记录，平白丢分。

现场核查阶段要抓的核心对照要点

进入正式核查环节，很多人不知道该往哪使劲，其实只要紧扣现有档案制度建设普查标准，按模块核对就能少走弯路，核心核查方向主要有三个：

• 制度合规性：核对所有档案管理制度是不是符合新修订《档案法》要求，有没有跟上级主管单位的档案管理规定冲突，尤其是涉密档案、开放档案利用的相关规定，不能和现行要求相悖
• 执行落地性：抽选不少于10%的年度档案样本，核对归档时间、整理规范、借阅审批是不是符合制度要求，有没有出现“制度写一套，实际做一套”的情况
• 安全管理性：重点核对档案库房管理、数字化加工安全、档案异地备份的相关制度，这些都是近年普查的重点考核项

普查问题整改要避开这些常见误区

不少单位查出问题之后，要么随便补个制度应付检查，要么直接把原有制度全部推翻重写，这两种做法其实都不对，既浪费时间也达不到整改要求。

正确的整改思路是，对照档案制度建设普查标准给出的问题清单，逐条对应整改：缺制度就补对应模块的制度，执行记录不全就补全相关签字登记，不用大动干戈改原有没问题的制度。比如只是归档流程划分不清晰，只需要调整归档环节的权责要求，不用改动借阅、销毁等其他环节的成熟制度。

我接触过不少基层单位的档案经办人，其实大家都觉得档案普查是额外负担，但实际上借着普查梳理清楚制度，以后需要调阅档案、应对审计、项目验收的时候，就能少很多麻烦，只要按标准一步步推进，并没有大家想的那么复杂。