和田地区档案数字化全流程避坑 过来人亲测好用的落地干货

害，说起来我去年帮我们县文旅局跑和田地区档案数字化的事儿，那踩的坑能绕和田大巴扎的干果摊转三圈，前后折腾了小两个月才理顺，现在手里好几个兄弟单位要搞和田地区档案数字化都先来问我，今天索性把所有实嗑都唠出来，帮大伙省点钱省点精力，别再像我当初一样当冤大头。

先给大伙掰扯明白，搞和田地区档案数字化到底是干啥？说穿了就是给你家库房堆的那些纸质档案做个「云投胎」——纸质版是「真身」，整理干净了锁在恒温恒湿的库房里供着，怕潮怕沙怕虫咬就少动；扫描出来的高清电子版是「分身」，存在系统里，谁要查档案搜个关键词就能调出来，再也不用翻档案翻得满手是灰，遇上沙尘暴天也不用怕库房漏风进沙磨坏老纸，简直是咱们档案岗的救星。

搞和田地区档案数字化前，先把这3个坑给我绕开

别上来就瞎招外包，先给你家档案做个「人口普查」

我当初第一次碰和田地区档案数字化的活儿，就是嫌盘库麻烦，看着库房一摞一摞的档案盒头都大，想着反正外包会干，直接就挂了招标，找了个报价最低的外地公司，结果人家团队过来一盘点，说我们有三千多份五六十年代的维汉双语老文书，纸都脆得像放了半个月的烤馕边，一碰就掉渣，还有一百多份被之前漏的雨泡过粘在一起，要先做修裱才能扫描，直接要加30%的服务费，我当时气得差点把手里的馕扔他脸上，后来一翻合同，人家确实写了「特殊破损档案额外收费」，只能认栽把人送走，光招标就浪费了大半个月时间。

后来才知道，搞和田地区档案数字化第一步绝对是盘库，而且必须要有你们单位干了十年以上的老档案员在场，很多老档案的分类标签都是手写的，还有不少是老维文写的，外人根本看不懂，漏盘个百八十份的，后期补录能把你熬秃头。这里给大伙划个重点：盘库的时候要把总卷数、每类档案占比、破损率、双语档案占比都列得清清楚楚，再去招外包，谁都蒙不了你。

别贪便宜选无资质的，不然你家档案「云投胎」投到黑户系统里

第二次招外包我就学乖了，专门找做过和田地区档案数字化项目的本地公司，首先就看资质，一是要看有没有国家档案局发的档案数字化服务资质，要是你们单位有涉密档案的话，还得要涉密信息系统集成资质，二是要看有没有本地的服务团队，别找那种干完活就回内地的，后期系统出问题找都找不到。

我之前有个乡上的朋友，搞和田地区档案数字化找了个外地的团队，报价比本地低20%，结果干完活人家就走了，今年年初他们要把数据对接进自治区的档案管理系统，找人家要接口文档，说公司已经转型做别的业务了，新疆的项目早就不维护了，最后花了两万多找本地公司才把数据导进去，算下来比当初找本地公司还贵，纯纯捡芝麻丢西瓜。选和田地区档案数字化服务商的时候，一定要让对方拿出和田本地的落地案例，最好能带你去已经做完的单位看看效果，用着没问题再签合同。

别当甩手掌柜，全过程旁站监督是刚需

很多人觉得和田地区档案数字化就是外包的活儿，自己当个甩手掌柜就行，那你可就错大了。我之前听人社局的朋友说，他们单位之前搞和田地区档案数字化，没派人盯着，后来要查一份2005年的社保档案，死活找不到电子版，翻纸质版才发现那几页被外包的扫描员不小心弄丢了，折腾了半个月找当年的经办人补材料，差点耽误了群众办退休。

我当时搞和田地区档案数字化的时候，专门找了两个临聘的小姑娘，每天就在扫描现场盯着，首先是确保档案不被带出扫描室，其次是每天扫完的批次，当天抽10%核验，看看页码有没有扫错，有没有漏页，维语的识别准不准，有问题当天就让外包改，省得全做完了再返工。对了，扫描参数也要提前定好，普通文书档案扫300DPI的黑白件就行，老照片、有公章的重要文件要扫300DPI的彩色件，这些都要写进合同里，别到时候人家给你扫个72DPI的模糊版，放大了字都看不清。

和田地区档案数字化搞完，这两步别忘做，不然钱白花

数据备份要搞「三地分居」，别把鸡蛋放一个篮子里

很多人以为和田地区档案数字化扫完、导进系统就完事了？那你可太天真了，数据备份才是重中之重。我们单位去年就有个兄弟单位，搞完和田地区档案数字化就只把数据存在单位的机房服务器里，结果夏天的时候机房空调坏了，服务器烧了，所有数据全没了，只能又花了十几万重新扫一遍，纯纯大冤种。

我当时搞完和田地区档案数字化，专门做了三份备份：一份存在单位的本地服务器，平时大家查档案就调这个；一份存在自治区认可的政务云里，就算本地服务器崩了也能调；还有一份存在加密的移动硬盘里，锁在库房的保险柜里，半年更新一次。就像你家的钱，一部分放银行卡平时花，一部分放余额宝吃利息，一部分藏在床底下的铁盒子里应急，就算哪份出问题了，另外两份都能用，稳得很。对了，备份的数据要定期核验，我一般每三个月就抽10%的备份数据看看能不能正常打开，别等要用的时候才发现备份是坏的，哭都没地方哭。

搞个「傻瓜式」操作教程，别让数字化档案当摆设

我见过太多单位，和田地区档案数字化搞完了，系统扔在那没人用，大家查档案还是往库房跑，那十几万不是白花了？我们单位当时搞完，我专门给所有同事做了个10页的图文教程，怎么搜关键词，怎么申请调档权限，怎么下载打印，甚至把常见的报错截图都放上了，还开了个1小时的培训会，给大家演示怎么用，现在大家查档案都不用去库房，坐在工位上搜一下就出来了。

去年年底我们要整理近十年的旅游项目档案，要是放以前，翻档案就得翻三四天，现在2小时就把所有相关的档案都导出来了，领导一高兴，给我批了五百块的团建经费，我带着部门的小姑娘去大巴扎吃了顿手抓饭，还买了一堆干果，香得很。

说真的，咱们和田这几年发展得有多快，大伙都看在眼里，那些堆在库房里的老档案，有咱们修公路的记录，有给老乡办低保的记录，有咱们搞旅游开发的记录，都是一辈辈人干出来的脚印，搞和田地区档案数字化，真不是什么应付检查的面子工程，是真的能给咱们干活省劲儿，还能把这些珍贵的记录好好保存下来的好事儿。我当初踩过的坑都给你们列得明明白白了，要是你们最近要搞和田地区档案数字化，有啥拿不准的也可以在评论区问我，我知道的都给你们说，毕竟都是在和田干活的自己人，能少走点弯路就少走点，对吧？