用固定资产档案管理软件，再也不用蹲仓库扒箱子找标签了

上个月帮我开社区超市的发小盘点资产，差点没累死。 仓库里堆了50多台货架、3台冷柜、2台收银机，还有一堆打印纸打印台秤。 她之前记了三个本子，一个记型号，一个记采购时间，一个记维修记录。 找的时候要翻三本，冷柜去年的维修单翻了半小时才找到。 那天我们俩蹲在地上，连晚饭都没吃，盘点了整整六个小时。 如果你也有过这种经历，今天这篇文章你赚大了。 我用了3年这类软件，踩过坑也选到了好用的，今天全告诉你。

01 选这类软件，先看3个必须满足的小门槛

别一上来就看广告里的花里胡哨功能，先卡这3个。 不满足的直接pass，省得浪费时间。

第一个门槛：手机电脑都能用，不用专门装复杂系统

之前帮发小踩过的第一个坑，就是装了个只能在台式机用的。 那天她在外面订货，想查冷柜的保修时间，根本查不到。 而且台式机不能移动，盘点的时候还要搬电脑，或者带本子抄。 选软件的时候，直接搜“在线版/小程序版+关键词”就行。 在线版不用装任何东西，浏览器打开就能用。 小程序版更方便，微信里搜一下就能登录。 我现在用的就是小程序版，随身揣着手机就能查。

第二个门槛：支持批量导入，不用一个个敲信息

刚开始用的时候，最难的就是录旧信息。 发小的那个旧软件，只能一个个打字，录了3天还没录完一半。 后来换了能批量导入的，半小时就搞定了。 批量导入的功能，要看能不能支持Excel表格。 大部分软件都有现成的模板，下载下来填就行。 模板里的必填项一般是：资产名称、型号、采购日期、价格。 其他的像维修记录、存放位置，后续可以慢慢补。

第三个门槛：有贴标签功能，能自己打印二维码

盘点找东西最麻烦的，就是看标签认不全。 现在的固定资产档案管理软件，大部分都能生成专属二维码。 每个资产生成一个，贴在显眼的地方就行。 用手机扫一下，就能看到所有信息：采购价格、保修时间、上次维修时间。 盘点的时候更简单，拿着手机扫一圈，就能自动生成盘点单。 再也不用蹲在地上扒箱子找标签了。 二维码标签自己打印就行，用普通的A4纸裁成小块就行。 嫌普通纸容易坏的，可以买不干胶贴纸，成本也就几分钱一张。

02 录信息的时候，加3个小细节，后续用起来爽到飞起

卡完门槛选好软件，接下来就是录信息。 别嫌麻烦，加这3个小细节，后续会省很多事。

第一个小细节：给每个资产加个「唯一编号」

唯一编号的格式，你可以自己定。 比如发小的社区超市，编号是“C+楼层+区域+序号”。 C是超市的拼音首字母，一楼食品区是C1S，二楼日用品区是C2R。 这样就算没有二维码，看到编号也知道东西在哪。 录信息的时候，编号一定要填在软件的第一个必填项里。 后续搜索的时候，直接搜编号就能找到，比搜名字快多了。

第二个小细节：拍2张清晰的照片存进去

第一张照片拍资产的整体，第二张拍资产的标签和保修卡。 举个例子，发小的冷柜，第一张拍整个冷柜的样子，第二张拍冷柜背面的型号标签和保修卡照片。 以后冷柜坏了，直接扫二维码看第二张照片，就能给维修师傅报型号和保修时间。 不用再蹲在地上找保修卡，也不用打电话问厂家型号。 照片一定要清晰，不然放大了看不清。

第三个小细节：设置「到期提醒」，别错过保修和折旧

这个功能简直是神器，一定要设置。 首先设置“保修到期提醒”，提前30天或者15天提醒。 这样在保修到期前，就能检查一下资产有没有问题，有问题赶紧修。 其次设置“折旧到期提醒”，公司做账的朋友应该懂这个。 折旧到期了，就可以申请报废或者换新。 设置提醒的时候，直接选软件里的日历就行，不用自己记日子。 设置完之后，手机微信会自动推消息，想忘都忘不掉。

03 日常用的时候，养成2个小习惯，资产永远不会乱

录完信息不是结束，日常维护才是关键。 养成这2个小习惯，就算过了三五年，资产还是清清楚楚。

第一个小习惯：资产一动就扫码更新位置

举个例子，发小把一楼的货架搬到二楼，搬完之后一定要扫码。 扫完之后，在软件里把存放位置从“C1S01”改成“C2R05”。 这样以后找货架，直接扫二维码或者搜编号就能知道在哪。 别嫌麻烦，扫一下码加改位置，也就10秒钟的事。 要是不更新，下次盘点找东西，又要蹲在地上扒箱子。

第二个小习惯：维修完立刻扫码加记录

维修记录一定要及时加，别等过了几天再补。 补的时候很容易忘，比如忘了花了多少钱，忘了修了什么地方。 扫码加记录的时候，要填清楚：维修时间、维修人员、维修内容、维修费用。 最好再拍一张维修后的照片存进去。 这样以后资产再坏了，就能看看之前修过什么地方，心里有个底。 做账的时候，也能直接从软件里导出维修费用，不用再翻发票。 聊到这，你应该知道怎么选怎么用这类软件了吧？ 赶紧去选个符合3个小门槛的，先试试在线版或者小程序版。 大部分软件都有免费试用期，先免费试用7天或者15天。 觉得好用再花钱买，不好用就换，反正也不亏。 发小现在用的那个，免费版就能满足她的需求。 她现在盘点资产，带着手机扫一圈就行，半小时就能搞定。 再也不用像之前那样，蹲在地上扒箱子找标签了。 你也赶紧试试吧，早用早轻松。