机关企事业单位电子档案迁移制度建设零门槛落地实操指南

一、前期准备阶段（可直接落地的操作步骤）

1. 梳理现有电子档案底数

第一步：登录本单位现有档案管理系统管理员账号，进入「系统管理-数据导出」模块，选择导出全部档案元数据，导出格式固定为CSV，避免格式兼容问题。

第二步：按照以下四个核心维度给所有档案标注分类，直接套用标注规则即可，不需要额外调整：

• 迁移优先级：1年内有调阅记录标记为高优先级，5年以上无调阅记录标记为低优先级
• 数据类型：标记为结构化数据（目录、元数据等）、非结构化数据（扫描件、视频、文档等）
• 密级：严格按照单位保密要求标注公开、内部、秘密、机密等级别
• 存储位置：标记原存储路径、存储介质类型

2. 明确迁移责任与权限划分

直接将以下责任划分表格写入制度，不需要重新搭建框架：

制度中必须明确：任何档案迁移都需要对应责任人确认留痕，纸质签字或单位认可的电子签章都有效，无确认记录的迁移视为违规操作。

二、核心制度框架搭建（直接套用完整规则）

首先制度开篇要明确迁移触发场景，避免无规划的随意迁移，直接套用以下三类触发场景：1. 档案管理系统软硬件升级更换；2. 单位机构改革、职能调整引发的档案移交；3. 原有存储介质寿命到期、容量不足的更换。所有迁移必须发起人填写《电子档案迁移审批单》，经档案管理部门负责人签字后才能启动，审批单必须归档留存。

1. 迁移全流程操作规范

• 迁移前校验环节

  1. 所有待迁移档案必须先做离线备份，备份存储在单位加密离线移动硬盘或磁带，禁止仅将备份存放在原系统或公有云单节点；2. 备份完成后必须做完整性校验，直接使用以下命令校验，输出结果一致即为完整：
  Linux系统完整命令： ```md5sum 原文件绝对路径 备份文件绝对路径```
  Windows系统完整命令： ```certutil -hashfile 原文件绝对路径 MD5```

• 迁移中操作环节

  

  1. 严格执行分批次迁移：先迁移100份低优先级非涉密档案做测试，测试验收通过后，再按照优先级从低到高批量迁移，最后迁移涉密、高优先级档案；2. 迁移全程必须开启操作日志，信息技术岗每2小时截图留存一次迁移进度，禁止在迁移过程中启停原系统核心服务，避免数据损坏；3. 涉密档案必须走内网离线迁移，禁止通过公网、互联网传输涉密档案。

• 迁移后验收环节

  1. 总数核对：比对原系统导出的元数据总数和新系统入库的档案总数，数目不一致立即停止迁移，回滚到备份版本排查问题；2. 内容抽检：高优先级档案抽检比例不低于30%，低优先级档案抽检比例不低于10%，检查文件可正常打开、内容无缺失、元数据与原档案一致；3. 原数据留存：验收全部通过后，原系统的电子档案必须至少保留6个月才能销毁，销毁必须符合单位保密要求，涉密档案必须做物理粉碎处理。

2. 风险防控制度规则

直接将以下三条核心规则写入制度，不需要额外扩展：

• 数据丢失风险防控：严格执行「先备份、后迁移」流程，未完成备份的迁移项目禁止启动，违规操作追究对应发起人责任
• 泄密风险防控：涉密档案迁移必须全程有保密岗人员在场，迁移介质使用前必须做全盘杀毒，使用后必须彻底清空数据，禁止将涉密迁移介质带出涉密工作区域
• 访问中断风险防控：迁移全过程保留原系统的档案访问权限，仅关闭原系统的写入权限，确保单位日常档案调阅不受迁移影响

三、制度落地验证与迭代

1. 小范围试点验证

按照制度流程完整走一遍100份低优先级非涉密档案的迁移，记录所有卡壳的环节，调整制度细节，比如如果发现业务部门逐份核对效率太低，可调整为仅核对100M以上的大档案，小档案做批量核对。

2. 全量迁移执行

试点验证通过后，按照预定的优先级分批次迁移，每个批次完成后严格按照验收规范做验收，所有验收记录、审批记录整理归档，作为制度执行的有效凭证。

3. 定期迭代更新

制度中明确要求，每年年底对电子档案迁移制度做一次复盘更新，结合单位最新的档案管理要求、系统升级情况、保密规定调整流程细节，确保制度始终符合实际管理需求。