《档案数字化流程全拆解，新手看完就能上手做》

你有没有过这种情况？单位要查10年前的老员工工龄，一堆纸质档案堆在杂物间，你翻得满头大汗，灰尘吃了一嘴，最后还找不到？或者单位档案室小，新档案没地方放，旧档案扔又不敢扔，堆得走路都挤？其实把这些纸质档案转成电子档，也就是做档案数字化，就能解决所有问题。很多人觉得这是专业公司才能做的，其实自己小规模做，完全能照着流程来，今天我把每一步都掰碎了说，你看完就能直接做。

1. 前期整理：先把乱成麻的档案理清楚

先分类拆装订，去掉多余杂物

说白了就是先给所有档案分堆。

举个例子，单位的就分成人事类、行政类、业务类，个人的就分成学历类、房产类、工龄类。

分完之后，把所有装订拆掉，订书钉、回形针、胶装封皮，全都拆下来。

避坑提醒：要是不能拆的线装老档案，别硬拆，扫描完补装就行，别弄坏原件。

按顺序编号，提前排查缺页漏页

拆完整理好顺序，一张一张编上号。

你可以拿铅笔在空白角落写号，别挡住内容就行。

这一步一定要仔细，别跳号也别重号。举个例子，一份入职档案有12页，你数成11页，后面扫完就少一页，找起来更麻烦。

要是发现缺页，先记下来，能补的找原件补上，补不了的就标注清楚，别留到后面出问题。

2. 扫描加工：把纸质档案转成电子档

选对扫描参数，别做无用功

很多人扫出来要么模糊要么文件太大，就是参数没选对。

普通文字档案，分辨率选300DPI就够用，要是有图纸或者老照片，选600DPI。

格式一般存PDF就行，方便查阅也不容易坏，要是需要单独修改，就再加存一套JPG。

避坑提醒：别为了省空间选100DPI，以后打印或者复用都会模糊，直接废掉。

简单修整，调整歪页裁掉黑边

扫完之后每张图难免歪歪扭扭，边上还会有多余黑边。

你可以用免费工具，比如扫描全能王、WPS自带的修整功能，一键调正裁边，非常方便。

要是有字迹模糊的，稍微加深一下对比度就行，不用过度修图，保留原件原貌才是对的。

3. 质检归档：整理好成品方便日后查找

逐页核对，把错漏消灭在这一步

这一步最磨人，但也是最关键的，千万不能省。

你要对着原件，一页一页核对电子档，检查有没有扫错页、缺页、字迹模糊的情况。

发现问题直接重扫，别嫌麻烦。我之前帮朋友做的时候省了这一步，最后找档案的时候发现少了关键页，又全部翻出来重扫，反而多花了三倍时间。

规范命名存储，做好多重备份

核对完就可以按之前的分类存进电脑了，命名一定要简单好搜。

标准命名格式可以用年份-部门-姓名/项目-档案类型，比如「2010年-人事部-张三-入职档案」，别起「新建PDF1」这种名字，到时候根本搜不到。

存完一定要做备份，一份放电脑本地，一份放移动硬盘，一份放云盘，三重备份最保险，别把所有鸡蛋放一个篮子里，电脑坏了你哭都没地方哭。

其实档案数字化说复杂也不复杂，核心就是理原件、扫文件、核归档这三步。要是你单位只有几百份档案，完全不用找外包花几万块，自己抽两个周末就能做完。

你别看完就把这篇文章存起来吃灰，现在就去你堆档案的地方，先拿出十份分分类拆装订，做了第一步你就知道，其实根本没你想的那么难。