企事业单位纸质及电子档案整理入库全流程实操标准与要求指南

一、前期准备要求

1.1 材料核验要求

接收档案前需完成双向核验，无移交清单、核验不合格的档案一律拒收：

• 纸质档案：逐份核查完整性，确认无缺页、涂改、水渍、霉斑，所有签字盖章齐全；涉密档案单独标注密级，移交单需有移交人、接收人、监交人三方签字，涉密档案还需保密专员签字确认。
• 电子档案：格式需符合国家规范，文书类用PDF/A-1a格式，扫描件分辨率不低于300DPI，图片类用无损TIFF格式，音视频类用MP4/H.264编码格式，单个文件大小不超过1G；无加密、无病毒，需用Windows Defender完成全量扫描，MD5校验值需和移交方提供的清单完全一致，校验命令如下： ``` Windows系统MD5校验 certutil -hashfile C:\档案\2024-1-02-005.pdf MD5 Mac/Linux系统MD5校验 md5 /Users/档案/2024-1-02-005.pdf ```

1.2 工具准备要求

整理前需备齐所有工具，避免中途中断操作：

• 纸质工具：无酸档案盒、无酸纸封皮、黑色油性打码器、角签、档案专用棉线、支持CODE128码的扫码枪
• 电子工具：已完成权限配置的档案管理系统，无专用系统可直接使用预设Excel台账，表头固定为：档案编号、档案类型、所属年度、保管期限、密级、移交单位、存放位置、电子文件路径、MD5值

二、档案整理实操要求

2.1 纸质档案整理步骤

所有操作严格按《归档文件整理规则》DA/T 22-2015执行：

• 分类编码：采用“年度-保管期限-机构（问题）”三级分类规则，保管期限标注永久、30年、10年三类，对应代码为1、2、3；编码规则为「4位年度+保管期限代码+2位机构代码+3位顺序号」，例如2024-1-02-005，代表2024年行政办永久保管的第5份档案。
• 页码打码：正面页码打在右上角，反面页码打在左上角，空白页不打码，页码从1开始连续编号；错码用单斜线划掉，在旁边空白处打正确码，不得涂改覆盖，单份档案错码超过3处需重新整理。
• 装订入盒：单份档案厚度不超过2cm的用棉线左侧三孔一线装订，厚度超过2cm的分册装订，装订前需全部去除订书钉、回形针、燕尾夹等金属物；装入无酸档案盒后，盒面打印档案编号、档案名称、所属年度、保管期限，盒脊标注档案编号、年度、保管期限、起止页码。

2.2 电子档案整理步骤

• 文件命名：电子文件名称和对应纸质档案编号完全一致，同一份档案有多个电子件的，在编号后加后缀_1、_2区分，例如2024-1-02-005_1.pdf、2024-1-02-005_2.pdf。
• 元数据录入：所有元数据需和纸质档案完全一致，必填项包括题名、责任者、成文日期、页数、密级、保管期限，日期格式统一为YYYY-MM-DD，例如2024-05-20，不得使用简写格式。
• 格式转换：不符合规范的格式统一转换为标准格式，Word转PDF/A用WPS「输出为PDF/A」功能，参数选择PDF/A-1a、不压缩画质；图片用Photoshop批量转TIFF格式，分辨率设为300DPI，色彩模式为RGB。

三、入库核验要求

3.1 纸质档案入库核验

• 逐盒核查：核对盒面、盒脊信息和系统录入信息是否完全一致，普通档案抽查比例不低于10%，涉密档案100%核查，检查装订是否牢固、是否残留金属物、页码是否连续。
• 上架定位：按「库房号-架号-层号-盒号」规则标注存放位置，例如K1-J3-C2-H012代表1号库房3号架2层第12盒，定位信息录入系统后粘贴对应位置条码，用扫码枪扫描条码确认关联正确。
• 环境校验：库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，每天登记温湿度数据，确认消防、防盗、防光设施正常运行；涉密档案放入涉密专柜，执行双人双锁管理。

3.2 电子档案入库核验

• 内容核验：逐份打开电子文件，检查内容是否清晰完整，和纸质档案内容完全一致，无缺页、乱码、多余水印，音视频文件可正常播放，时长和移交清单标注一致。
• 存储备份：电子档案存入单位档案专用存储服务器，同时完成3份备份：1份在线使用、1份异地机房存储、1份蓝光光盘离线归档；备份完成后重新校验MD5值，和之前的校验记录完全一致才算备份成功。
• 权限配置：按档案密级配置访问权限，绝密档案仅授权指定人员访问，所有访问操作日志保留不少于6个月；涉密电子档案加密存储，密钥更新周期不超过90天。

四、归档收尾要求

所有档案核验完成后，打印归档清单一式三份，移交方、接收方、档案管理部门各留存一份，签字盖章后生效；同步更新档案总台账，标注已入库状态，统计入库数量、档案类型、保管期限分布，每月导出1次台账备份。

不符合入库要求的档案，当场出具《档案整改通知书》，明确整改内容、整改期限，整改完成后重新走核验流程，整改不合格的一律不予入库。