档案整理上门服务全流程落地方案：从接单到交付实操指南

一、服务前期准备

1.1 工具物料准备

出发前按清单准备所有物料，避免上门后缺工具耽误进度，完整清单如下：

• 基础整理工具：10色分类标签贴（对应10类常见档案，区分度高）、A4隔页纸、美工刀、固体胶、回形针、不同大小燕尾夹、起钉器、手动/电动打孔机、档案专用笔
• 加工工具（按需准备）：便携式扫描仪、空白U盘，如需OCR识别可提前下载免费软件，下载地址：https://tianruoocr.cn/
• 防护物料：一次性鞋套、手套、防尘袋、垃圾袋，避免污染客户环境和档案

1.2 上门前信息确认

出发前24小时必须和客户确认3项核心信息，避免跑空或准备不足：

• 确认具体地址、上门时间、进门登记要求，是否需要携带身份证件
• 确认档案总规模：多少盒/卷，大致档案类型，预估工作时长，调整行程
• 确认核心需求：仅整理装订，还是需要数字化存档，是否需要更换统一规格的新档案盒

二、上门现场操作流程

2.1 现场准备

进门后按要求穿鞋套，对接客户找到档案存放区域，清理出1-2张空旷办公桌作为操作区，将所有档案搬到操作区，全程轻拿轻放，不私自翻动标注涉密的档案。

2.2 一级分类初筛

按照客户的组织架构或档案用途做一级分类，通用分类规则可直接套用：

• 人事类：员工基础信息、劳动合同、入职离职材料、社保公积金材料
• 行政类：公司资质证书、对外合同协议、会议纪要、收发公文
• 财务类：会计凭证、财务报表、报税材料、银行对账单、票据
• 业务类：项目档案、客户资料、招投标文件、合作协议

每分完一类就用对应颜色的标签贴做好标记，单独放置，同时把破损、脱页的档案挑出来单独存放，后续统一修补。注意：标注涉密的档案必须交由客户保管，不得私自翻动整理。

2.3 二级排序与修整

一级分类完成后，做二级排序，通用规则为按形成时间从远到近排序，如果客户有指定编号规则，按客户要求排序，排序后做修整：

• 拆掉原有生锈的订书钉，避免腐蚀纸张，改用燕尾夹固定，防止生锈污染
• 褶皱纸张用重物（可以用整理好的成盒档案）压平10分钟，破损纸张用固体胶搭配空白A4纸修补粘牢
• 大于A4的图纸、表格折叠成A4大小，折叠时露出标题栏和档号，方便后续查阅
• 去掉档案上多余的废纸、包装，统一整理规范

2.4 编号装盒

整理完成后开始装盒，每盒控制厚度在1.5-2cm，不能过满（不方便拿取）也不能过松（容易变形），然后编制档号，通用档号规则可直接套用：一级分类代码-二级分类代码-盒号-件号，示例：人事-劳动合同-012-035。

将档号贴在档案盒背脊和每件档案的右上角，同时在档案盒背脊标注全宗名称（客户公司名称）、类目名称、案卷起止号、保管期限。保管期限直接按国家标准套用：永久（公司资质、核心人事材料）、30年（普通人事、项目档案）、10年（临时行政文件）。

2.5 数字化加工（客户需求时做）

纸质整理完成后，逐页扫描，单份档案保存为一个PDF，文件名和纸质档号保持一致，然后批量做OCR识别生成可检索PDF，操作步骤：

1. 打开提前安装好的天若OCR软件，选择「批量识别PDF」功能
2. 导入所有扫描好的PDF文件，设置输出路径，点击开始识别
3. 识别完成后，按分类存储到U盘或客户指定的云盘，核对文件数量和纸质档案一致

三、交付与收尾

3.1 现场验收核对

整理完成后，和客户逐一核对以下内容，确认无误再收尾：

• 核对档案总数量，和上门前登记的数量一致，确认无遗漏丢失
• 给客户讲解分类规则和档号规则，演示1-2次检索方法，确保客户会找档案
• 如果有数字化交付，打开10份不同分类的文件确认能正常读取，数量一致

3.2 现场清理

验收通过后，将整理好的档案帮客户放回原存放区域，整理好所有自带工具，清理操作区的废订书钉、废纸、包装等垃圾，全部带走，恢复现场原本的整洁，确认客户没有其他需求后再离开。

四、售后留存

服务完成后，自己留存一份整理好的档案目录电子档，保存3个月即可，方便客户后续丢失目录时调取，不要长期留存客户档案信息，保护客户隐私。

整个流程按步骤操作即可完成符合规范的档案整理上门服务，不需要专业资质，零门槛可直接落地。