喀什地区各级机关企事业单位档案整理规范化实操培训落地指南

一、前置准备工作

1. 资料工具准备

提前准备好以下物料和文档，所有要求均符合喀什地区档案局统一规范：

• 实体工具：符合国标的无酸纸档案盒（规格310mm×220mm，厚度1-6cm按需选择）、45mm×16mm规格归档章、档案装订机、A4衬纸、固体胶、标签打印纸
• 电子工具：新疆维吾尔自治区档案综合管理系统，登录地址：https://dag.xinjiang.gov.cn/，账号由喀什地区档案局统一分配给本单位，提前联系单位档案管理员申请开通权限即可
• 待归档材料：本单位对应年度所有收文、发文、会议材料、项目材料、财务凭证、人事材料等所有文件，同时下载打印《喀什地区档案归档范围和保管期限表》对照整理

二、核心实操分步流程

步骤1：文件分类划分

严格按照喀什地区要求的三级分类法操作，没有例外：

1. 第一级按年度划分：将所有文件按照形成年度分开，特殊规则：跨年度规划放入编制年度、跨年度会议放入开幕年度、跨年度案件放入结案年度、预算放入批复年度
2. 第二级按保管期限划分：喀什地区统一将保管期限分为三类：永久、30年、10年，对照《喀什地区档案归档范围和保管期限表》直接划分即可，本单位职能类文件永久保管，业务类一般文件保管30年，临时性通知类保管10年
3. 第三级按机构划分：按照本单位内设机构分类，比如办公室、财务科、业务一科，对应分开即可

注意：纸质文件和对应电子文件必须同步分类，保证一一对应，不得分开错位

步骤2：文件修整与编号

先修整再编号，避免返工：

• 修整：拆掉所有文件上的订书针、回形针、大头针等金属物，防止长期存放生锈污染文件；破损文件托裱修复，小于A4的文件粘贴在A4衬纸上，大于A4的图纸文件按照左对齐装订边的要求折叠，不超出档案盒尺寸
• 盖归档章：在每份文件首页空白处右上角加盖归档章，必须清晰完整填写5项内容：全宗号（喀什地区档案局给本单位分配的固定编号，不知道可直接联系地区档案局业务科查询，不得自行编造）、年度、保管期限、机构代号、件号
• 档号编制规则（喀什地区统一要求）：全宗号-年度-保管期限代码-件号，其中永久代码为Y，30年代码为30，10年代码为10，例如：018-2024-Y-012，可直接套用该格式

步骤3：目录录入与装订

先录入电子目录再装订，方便修改错误：

1. 登录新疆档案综合管理系统，选择对应全宗、年度、保管期限、机构，依次录入每件档案的必填信息：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，喀什地区要求：题名必须和文件原文标题完全一致，不得简化；责任者必须写单位全称，比如“喀什地区交通运输局办公室”不得写“地区交运局”，所有字段不得留空
2. 录入完成核对无误后再装订，装订位置在文件左侧，距离左边缘1cm，装订要整齐，不得压住文件字迹，单份文件超过200页的，分为两册装订，两册分别编号，第二册备注标注“上接XX件”

步骤4：装盒入库

档案盒脊背必须打印或正楷手写填写以下信息：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，不得潦草；将整理好的文件按照件号顺序装入档案盒，盖好盒盖；再按照分类顺序放入档案柜，档案柜侧面粘贴分类标识，比如“2024年度 永久 办公室类”；最后回到档案综合管理系统，更新每件档案的存放位置信息，完成挂接。

三、喀什地区档案验收合规标准

按照以下要求自检，可100%通过喀什地区档案局年度抽查：

1. 纸质档案要求

• 分类准确，无跨年度错放，保管期限划分符合要求
• 归档章位置正确，内容完整清晰，档号编制符合规则，件号连续无遗漏错号
• 无残留金属物，装订整齐，文件无破损缺失
• 实体档案和纸质目录、电子目录三者信息完全一致

2. 电子档案要求

• 电子文件格式符合统一要求：文档用PDF格式，图片用JPG格式，分辨率不低于300DPI，音视频用MP4格式
• 电子目录所有必填字段无空项，信息准确
• 纸质档案和电子档案一一对应挂接，无错挂漏挂

喀什地区统一要求：各单位年度档案必须在次年6月30日前完成整理归档，报送地区档案局抽查，逾期会影响单位年度考核。

四、常见卡壳问题解决

• 不知道本单位全宗号：直接前往喀什地区政务服务中心档案局窗口查询，1个工作日即可拿到结果，不要自行编号
• 跨单位联合发文归档：主办单位存原件，协办单位存复印件，在备注栏标注“原件存XX单位”即可，符合喀什地区要求
• 涉密档案整理：单独分类编号，存放至专用涉密档案柜，电子档案单独存储在涉密系统，不得接入互联网，系统标注涉密标识

按照以上流程操作，即可完成符合喀什地区规范要求的档案整理，满足培训考核和验收要求。