档案总监专项培训：吃透档案管理软件 提效团队档案管理全流程

别再瞎学档案管理软件了，总监级的玩法根本不一样

你有没有发现，很多公司招档案总监，一上来就问会不会用各类档案管理软件，要是你只会自己录条目、查资料，那直接就输在起跑线上了，毕竟总监要的是带团队提效，不是自己当资料员对吧。

为啥档案总监专门要学软件操作，跟普通岗差在哪？

说白了，普通档案岗学软件，学的是怎么把活干完，你当总监学软件，学的是怎么让全部门的活干得又快又不出错。我见过好多干了五六年的档案主管升总监，上来就踩坑，给全公司配了大几万的档案系统，结果大家都嫌难用不肯用，最后系统落灰，钱打了水漂，还要被老板骂不会办事，亏到姥姥家了。

这次培训核心要抓的3个重点，别的地方根本不会讲

• 先摸透软件的权限配置逻辑

  这事儿吧好多人都不当回事，其实是最容易出乱子的。比如涉密档案谁能看谁能改，部门归档的资料是不是只有对应负责人能调，你要是权限乱开，哪天出了信息泄露的事，第一个背锅的就是你。我们上次给某国企做培训，就有个总监之前没搞清权限，把人事档案的查阅权给了行政部，差点出大问题。

• 学会用软件的后台数据做管理复盘

  

  别以为软件只能存档案，现在的系统都能出数据报表，哪个部门归档延迟最多，哪类档案调阅频率最高，全年有没有出现过档案丢失、漏传的情况，这些数据导出来，你给老板做汇报的时候直接甩出来，比你说十句“我们今年干了好多活”管用多了。

• 搞懂软件的自定义配置怎么玩

  不同行业的档案归档规则完全不一样，比如建筑行业要留工程图纸的版本记录，互联网公司要存用户协议的迭代历史，你要是不会改系统的自定义模板，还让员工按照通用规则填，人家肯定嫌麻烦不肯配合，你把模板改成跟公司实际流程一模一样的，大家用着顺，推进起来根本不用你催。

学完就能落地的小技巧，当天就能用上

我一般给学员培训完，都会让他们回去先干两件事，第一件是导出近3个月的档案操作日志，看看有没有异常操作，第二件是找3个一线档案岗的员工聊，问问他们现在用软件最头疼的是啥，基本上这俩事干完，你就能找到当前团队的问题在哪，改完半个月就能看到效率提升。

对了，别觉得学软件是基层干的事，你当总监的先把逻辑摸透，下面人耍小聪明蒙你都蒙不了，真要是碰到系统升级、换服务商的时候，你也能直接提专业需求，不用被乙方牵着鼻子走，毕竟干我们这行，手里有硬本事，走到哪都有底气。