怒江傈僳族自治州政务云电子档案培训全流程纸质转电子实操指南

一、前置准备（怒江本地专属要求）

1.1 政务云账号与权限申请

怒江傈僳族自治州统一使用云南政务服务网“一网通办”档案专区账号，需由单位档案管理员提交《怒江傈僳族自治州政务云电子档案系统权限审批表》（模板下载地址：http://www.nujiang.gov.cn/zwgk/fdzdgknr/fgwj/qtfgwj/202311/t20231121_3896721.html），经单位分管领导签字、盖公章后扫描上传至州档案局政务邮箱：njzda123@163.com，3个工作日内会收到账号开通短信。

1.2 硬件软件规范配置

• 硬件要求：扫描仪（至少支持A4幅面、300dpi彩色/灰度扫描、双面扫描，怒江傈僳族自治州档案数字化推荐品牌：富士通iX1600、佳能DR-M160II）、扫描仪安装驱动专用U盘（单位统一采购，避免非官方驱动病毒）、未连接外网的Windows 10/11 64位电脑1台。
• 软件要求：云南政务云“一网通办”档案专区配套扫描插件（账号开通后登录专区首页右侧“插件下载”栏，选择“怒江傈僳族自治州适配版”直接下载）、7-Zip压缩软件（https://www.7-zip.org/download.html 选择64位Windows版本）。

二、纸质档案整理（培训核心前置环节）

2.1 分类与装订

严格按照《云南省党政机关电子文件归档与电子档案管理办法》（云办发〔2022〕20号）分类：怒江本地业务可增加“傈僳文/双语资料”二级类目；装订前拆除所有金属物，破损页面用无酸纸衬底修复，超过A4幅面的折叠成A4尺寸并标注“展开见XX页”。

2.2 页号与备考表填写

• 页号：从文件首页正文第一行开始用黑色铅笔打阿拉伯数字页号（单面打右下角，双面打右下角/左上角），封面、目录、备考表不打页号。
• 备考表：填写档号、整理人、检查人、整理日期、备注（注明双语资料、涉密提示等），档号格式严格为“NJZDA-单位代码-年度-保管期限-件号”（单位代码向州档案局政务邮箱索要，件号每件1起连续）。

三、扫描与图像处理（怒江政务云专属适配操作）

3.1 插件安装与登录

• 下载适配版扫描插件压缩包，用7-Zip解压到D盘根目录（禁止解压到C盘系统盘），右键点击“怒江政务云扫描插件.exe”，选择“以管理员身份运行”，自动完成安装。
• 安装完成后重启电脑，登录云南政务服务网“一网通办”档案专区，点击左侧菜单“批量扫描归档”，自动启动插件并同步账号权限。

3.2 扫描仪参数设置（必须严格按此操作）

插件启动后点击“设备设置”，找到已连接的扫描仪，配置以下参数：

``` 扫描模式：灰度（文字为主）/彩色（傈僳文双语封面、照片、图表） 分辨率：300dpi 幅面：A4 双面扫描：开启 自动裁剪：开启 自动纠偏：开启 去噪点：开启（文字为主设置为5级，照片图表设置为2级） 存储格式：PDF（多页合一，文字为主使用PDF/A-2a格式，照片图表使用PDF/A-2b格式） ```

3.3 批量扫描与单页检查

• 点击“新建批次”，输入批次号（格式为“单位代码-年度-整理人姓名首字母-001”），点击“开始扫描”，将整理好的文件放入扫描仪进纸器。
• 扫描完成后逐页检查：傈僳文页面是否清晰无乱码、双面扫描是否正反匹配、去噪点/纠偏是否过度（文字缺失或倾斜未修正），不合格页面点击“删除单页”重新扫描。

四、元数据录入与归档提交

4.1 元数据批量导入（节省时间的关键步骤）

州档案局提供元数据批量导入模板（同权限审批表下载地址），严格按模板填写：

• 必填项：档号、题名（含傈僳文题名的用“|”分隔，中文在前）、年度、保管期限（永久/30年/10年）、件号、页数、成文日期、责任者（含傈僳文责任者的同样“|”分隔）、全文文种（中文/傈僳文/双语）。
• 选填项：密级（公开/内部/秘密/机密/绝密，绝密文件单独线下提交州档案局）、主题词、备注。

填写完成后点击插件“导入元数据”，选择填写好的Excel模板，自动匹配批次内的PDF文件（件号必须完全对应）。

4.2 归档提交与审核进度查询

• 元数据匹配完成后，点击“打包归档”，自动生成符合《云南省电子档案移交接收规范》的ZIP压缩包，压缩包名称自动生成为“单位代码-年度-移交批次号.zip”。
• 点击插件“提交至州档案局”，输入短信验证码完成提交；提交后可登录专区左侧菜单“归档审核进度”查询，状态为“已通过”即完成本次培训实操的归档全流程。

五、常见问题排查（怒江本地培训高频问题）

• 问题1：插件无法同步政务云账号权限。
  排查：检查电脑是否连接单位内部政务专网（怒江本地禁止使用外网登录档案专区），清理浏览器缓存（推荐使用Chrome浏览器120版本及以上），重启插件。
• 问题2：傈僳文扫描页面元数据录入后显示乱码。
  排查：Excel模板保存时选择“CSV UTF-8（逗号分隔）”格式，禁止使用默认的XLSX格式重新导入。
• 问题3：打包归档时提示“件号不连续”。
  排查：检查批次内PDF文件是否有漏扫/多扫，核对Excel模板件号与PDF文件排序是否一致。