萍乡本地单位档案管理软件部署及日常操作全流程实操指南

前置准备：适配萍乡本地档案规范的环境要求

本次使用的是适配萍乡市《档案数字化管理规范》的开源定制版本，所有操作符合赣档3号文要求，不需要额外调整规范即可对接市档案局官方系统。

硬件&软件要求

• 硬件：普通办公电脑即可，CPU i3及以上，内存4G及以上，硬盘剩余空间≥50G，可存储10年以上单位电子档案
• 软件：Windows 10/11系统，禁止使用Windows 7，因官方同步接口仅支持TLS1.2协议，Win7系统无法完成同步
• 安装包下载地址：https://gitee.com/jiangxi-public/px-archive-manager/releases/tag/v1.2.0，选择px-archive-v1.2.0-setup.exe下载即可

第一步：软件安装与初始化配置

Windows系统安装步骤

• 下载完成后，右键安装包选择以管理员身份运行，安装路径默认选择D:\PXArchive，禁止安装在C盘，避免后续权限不足导致数据丢失
• 安装过程中弹出“规范适配”选项时，必须勾选「适配萍乡市档案管理规范」，端口默认设为8088，不要随意修改，避免和本地其他服务冲突
• 安装完成后桌面会生成“萍乡档案管理系统”快捷方式，双击启动，浏览器会自动打开http://localhost:8088，初始账号为admin，初始密码为pxda2024，登录后第一件事强制修改管理员密码，密码要求8位以上，包含数字、字母、特殊字符

基础配置（必须完成否则无法对接官方系统）

打开安装路径下D:\PXArchive\conf\config.yml文件，将以下完整配置复制替换原有内容，不要修改固定字段：

```yml 萍乡档案管理软件本地配置 system: area-code: 360300 萍乡市行政区划代码，固定不得修改 upload-standard: gan-dang-3 适配江西档案3号文规范 archive-format: PDF/A-1a 电子档案强制存储格式 retention-period: ["永久", "30年", "10年"] 固定保管期限选项 server: port: 8088 upload-limit: 1024MB 单档案最大上传限制 db: path: D:\PXArchive\data\archive.db 本地数据库存储路径 sync: enable: true official-url: http://da.pingxiang.gov.cn/api/upload 萍乡档案局官方同步接口 ```

配置修改完成后，右键桌面右下角系统托盘里的软件图标，选择重启服务，配置即可生效。

第二步：档案录入与分类实操（符合萍乡本地归档要求）

纸质档案数字化录入

• 进入系统左侧菜单【档案录入】-【纸质档案数字化】，首先选择档案分类，萍乡本地强制分类为：文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案6类，禁止自定义分类，否则无法同步到官方系统
• 扫描纸质档案时，分辨率统一设置为300DPI，色彩模式选RGB，扫描完成后系统会自动转换为PDF/A-1a格式，不需要手动转码
• 元数据录入时，档号、题名、责任者、成文日期、保管期限、密级为必填字段，其他字段可选填写；档号规则按萍乡本地要求执行：全宗号-目录号-案卷号-件号，示例：360300001-WS2024-001-0012，其中全宗号为萍乡档案局下发给本单位的唯一编号

电子档案直接上传

• 进入【档案录入】-【电子档案上传】，批量选择要上传的文件，支持PDF、Word、Excel、JPG格式，系统自动转换为符合要求的PDF/A格式
• 批量上传的文件可点击顶部【批量编辑】按钮，统一填充保管期限、密级等公共字段，无需逐个填写，提高录入效率

第三步：档案检索与导出实操

精准检索

• 进入左侧菜单【档案检索】，支持按档号、题名、责任者、成文日期范围、分类多条件组合检索，例如要调取2024年所有文书档案，检索条件设置为：分类=文书档案，成文日期≥2024-01-01，成文日期≤2024-12-31，点击检索即可获取结果
• 需要导出检索结果元数据的，点击顶部导出Excel按钮，导出的表格完全符合萍乡档案局上报要求，不需要二次修改即可直接使用

档案借阅导出

• 选中需要借阅的档案，点击【申请借阅】按钮，填写借阅人、借阅事由、归还日期，提交后管理员审批通过，即可下载档案PDF版本，下载的文件会自动添加“借阅人+借阅日期”的水印，防止档案泄露

第四步：对接萍乡档案局官方系统同步实操

• 先确认config.yml中sync.enable字段为true，official-url为官方接口地址，没有被修改
• 进入左侧菜单【数据同步】，点击【待同步档案】，系统会自动筛选符合规范的档案，不符合规范的档案会标注具体错误原因，例如元数据缺失、格式错误，修改完成后重新校验即可
• 所有档案校验通过后，点击批量同步按钮，同步完成后系统会返回萍乡档案局官方归档凭证号，需要将凭证号存入本地台账，作为归档完成的官方证明

常见问题排查（萍乡本地用户高频问题）

• 启动系统后浏览器无法访问：按下Win+R输入cmd打开命令提示符，执行命令netstat -ano | findstr "8088"，如果有返回结果说明端口被占用，结束对应进程，或修改config.yml中的port字段为其他未占用端口，重启服务即可
• 同步失败提示“行政区划代码错误”：打开config.yml文件，确认area-code字段值为360300，不得修改为其他值
• 同步失败提示“全宗号无效”：进入系统【设置】-【单位信息】，填写萍乡档案局下发给本单位的唯一全宗号，未申请的可拨打萍乡档案局业务科电话咨询申领
• 扫描文件上传失败：检查扫描分辨率是否≥300DPI，单文件大小是否超过1GB，调整参数后重新上传即可
• 管理员密码遗忘：打开安装路径下tools文件夹，双击运行reset-password.exe，密码将重置为初始密码pxda2024，登录后请立即修改密码