领导干部教育配套档案制度建设全流程实操落地执行指南

一、前置准备（操作前必做）

1.1 必备材料清单

• 近3年本地/本单位领导干部教育的所有参训记录、考核结果、培训台账原始文件
• 《干部人事档案工作条例》《干部教育培训工作条例》官方原文（可直接从共产党员网下载：https://www.12371.cn/2018/11/28/ARTI1543372143753465.shtml 、https://www.12371.cn/2015/10/18/ARTI1445153340389948.shtml）
• 本单位现有档案管理系统操作权限、涉密存储介质（如需存储涉密培训内容）

1.2 团队配置要求

组建3人专项工作小组，成员包括1名负责干部教育的人事专员、1名专职档案管理员、1名分管人事的领导负责审批，所有参与人员必须完成干部人事档案保密培训，取得对应操作资质后方可开展工作。

二、核心落地实操步骤

2.1 档案类目框架搭建（耗时1-2个工作日）

所有类目必须和干部人事档案现有归档规则对齐，不得独立设置脱离人事档案体系的类目，可直接使用以下统一框架：

• 一级类目：领导干部教育档案
  • 二级类目1：培训计划类
    • 三级类目：年度培训方案、批次培训审批表、经费审批文件
  • 二级类目2：参训记录类
    • 三级类目：参训签到表、线上学习后台导出记录、请假审批单
  • 二级类目3：考核成果类
    • 三级类目：笔试/实操考核成绩、结业证书扫描件、培训心得体会原件
  • 二级类目4：效果评估类
    • 三级类目：培训满意度问卷、干部能力提升跟踪记录、培训复盘报告

电子档案的文件夹命名规则统一为：[类目编码]_[类目名称]，例如“1_培训计划类”，编码从1开始顺延，所有类目编码不得随意修改。

2.2 存量档案归档操作（耗时3-5个工作日，可按档案量调整）

• 第一步：初筛：把2018年《干部人事档案工作条例》出台后的所有领导干部教育相关材料全部整理出来，剔除重复、无效材料（比如非正式的培训草稿、未签字的签到表、空白考核表）
• 第二步：核验：所有涉及领导干部个人的材料必须和本人核对确认，本人签字后再归档，避免出现参训时间、考核成绩等信息错误
• 第三步：电子化扫描：分辨率统一设为300DPI，存储格式为PDF，命名规则为：[干部姓名]_[培训时间]_[材料类型]，例如“张三_202403_县处级干部轮训心得体会”，涉密材料存储到涉密介质，不得接入公网扫描、传输
• 第四步：入库：电子档案上传到单位人事档案管理系统的对应类目，纸质档案放入对应档案盒，盒面打印统一标签：[单位名称]_[二级类目名称]_[归档年份]，例如“XX县委组织部_参训记录类_2024”

2.3 制度条文编写（耗时2个工作日）

以下内容可直接替换单位名称、属地要求后发布执行，无需重新搭建框架：

``` XX单位领导干部教育档案管理办法 第一章 总则 第一条 为规范本单位领导干部教育档案管理，根据《干部人事档案工作条例》《干部教育培训工作条例》《中华人民共和国档案法》制定本办法。 第二条 本办法适用于本单位所有科级及以上领导干部的教育培训档案管理，事业单位、国企管理岗人员可参照执行。 第二章 归档要求 第三条 所有领导干部教育相关材料需在培训结束后15个工作日内完成归档，由培训承办人提交档案管理员，经人事部门审核后入库。 第四条 归档材料必须真实有效，签字、盖章齐全，不得有涂改、伪造内容，复印件需标注“与原件一致”并加盖出具部门公章。 第三章 查阅权限 第五条 查阅领导干部教育档案必须提交《档案查阅审批表》，经分管人事领导签字后方可查阅，涉密档案需额外经保密部门审批。 第六条 档案查阅仅限在档案管理室进行，不得私自复印、拍照、外传，确需复印的需经审批后由档案管理员复印并标注用途。 第四章 责任追究 第七条 出现档案伪造、泄露、丢失等情况，按照《中华人民共和国档案法》《干部人事档案造假问题处理办法》追究相关人员责任。 第五章 附则 第八条 本办法自发布之日起施行，由本单位人事部门负责解释，遇国家政策调整同步修订。 ```

三、验收校验标准（做完直接对照检查）

3.1 硬性指标校验

• 所有存量档案归档完成率100%，无遗漏、无信息错误、无签字缺失
• 制度条文正式发文，所有相关操作人员全部培训到位，100%知晓归档、查阅操作要求
• 电子档案和纸质档案一一对应，输入干部姓名、培训时间等关键词检索响应时间不超过1分钟
• 涉密档案全部存储在符合保密要求的介质中，无公网存储、传输记录

3.2 抽检要求

每月随机抽取10份档案进行核验，发现错误24小时内整改完成，每季度向分管领导提交档案管理情况报告，报告内容包括归档完成率、错误率、查阅记录等。

四、常态化运维要求

• 每次领导干部培训结束后，15个工作日内完成材料收集、核验、归档全流程，不得延迟
• 每年12月完成当年档案的盘点、备份，电子档案异地备份至少1份，备份介质存放于符合消防、防盗要求的专用存储室
• 每2年对档案制度进行一次修订，对齐最新的国家、地方相关政策要求，调整类目和管理规则

如遇国家政策调整，第一时间从共产党员网获取最新条例内容，同步调整类目和制度条文即可，无需重新开展全量梳理工作。