档案整理数字化数据保密解决方案 筑牢单位信息安全防线

当初踩过的坑，说多了都是眼泪

前两年我们单位换办公楼，要把老库房堆了十几年的纸质档案全部做整理数字化，领导把活儿派给我，我当时脑子一热就接了，心想不就是扫个文件存个档嘛，能有啥难的？随便找了个报价最低的外包就开工了，结果干到一半单位保密检查，查出来外包小伙儿私人手机里存了三份我们的核心人事档案，当时我冷汗直接把衬衫打湿，差点把饭碗弄丢，那阵儿天天熬夜补漏洞写检查，那滋味谁踩谁知道。

从那之后我才彻底明白，档案整理数字化数据保密解决方案真不是走流程的花架子，是真能帮你兜住底的东西！之前我总觉得保密就是挂个牌子喊喊口号，直到踩了坑才懂，你攒了十几年的核心档案，就像你家传了几代的金银细软，搬去新地方总得找个靠谱的看门人吧？档案整理数字化数据保密解决方案就是那个靠谱的看门人。

这套好方案好在哪？给你掰扯得明明白白

第一，从进门就把门关得严严实实

做档案整理数字化，第一步就是工作人员进场对吧？不靠谱的做法啥人都能进，什么私人U盘、带存储的手机随便带进去，这不就是开门请小偷进来偷东西嘛！正经的档案整理数字化数据保密解决方案，首先就是把住入口关：所有进场人员先签终身保密协议，就好比去你家干活先给你写保证书不动你家东西；进场前所有个人电子设备全部统一存储物柜，只带专用的工作工具进去；操作全部用断网的专用电脑，你想往外发文件都发不出去，连根网都没有，泄密从哪来？

这不就是村口大喇叭天天喊的“防火防盗防泄密”，真真切切落实到实处了嘛，这才叫实打实的安全感，土话说得好，不怕贼偷就怕贼惦记，从门口就把贼拦在外头，啥事儿都没有。

第二，全流程把口袋盯得紧紧的

整档案就像盘点家里的东西，哪件拿出来了，谁碰过，最后放哪了，都得门儿清对吧？靠谱的档案整理数字化数据保密解决方案，每一步都做台账登记：哪份档案从库房出库，谁扫描，谁归档，存到哪块存储设备，全给你记得清清楚楚，少一份都能立马查到问题出在哪，不会像我之前那样，整完发现少了三份档案，到处找都找不到，哭都没地方哭。

存数据的时候还会做分级加密，普通档案一层锁，核心机密档案就是双层锁+身份验证，就好比你家普通衣服放普通衣柜，金银细软放保险柜，保险柜还得放在带锁的房间里，层层把关，外人连碰都碰不到，这不比你自己瞎防靠谱一万倍？啥叫没规矩不成方圆，这就是规矩，有了规矩，自然半夜敲门心不惊。

第三，收尾的时候把尾巴扫得干干净净

我跟你说，这步是绝大多数人都会忽略的坑！档案整理数字化做完了，外包工作人员的设备里是不是还有缓存、临时备份？不靠谱的干完收了钱就走，这些东西留在人家那，那不就是你装修完房子把钥匙留给工人了嘛，你说吓人不吓人？

正经的档案整理数字化数据保密解决方案，项目交付的时候第一件事就是当场清空所有第三方设备里的所有数据，缓存删干净，临时备份要么交给你要么当场销毁，最后还给你签数据清空确认书，就好比客人来你家吃饭，吃完把桌子擦干净，垃圾全部带走，半点儿零碎都不留下，让你真真正正放一百二十个心。

过来人掏心窝子：选方案就得盯紧这几点

我踩过坑所以说句实在话，很多朋友选档案整理数字化数据保密解决方案，就只盯着价格比，谁便宜选谁，我告诉你，这真的是占小便宜吃大亏，真要是出了泄密事故，别说罚款撸岗位，搞不好还要负法律责任，那点便宜够不够赔的？选的时候就盯紧这三点，保准错不了：

• 第一，必须要正规资质，别找野路子，就好比你找保姆得找正规家政公司，不能随便拉大街上的，做涉密档案服务必须要有正规的涉密信息服务资质，没有资质的再便宜也不能碰，这点千万不能含糊。

• 第二，要看落地流程，别听空口画饼，很多方案吹得天花乱坠，说什么用了顶级黑科技，结果一问进场怎么管人，过程怎么登记，收尾怎么清数据，啥都答不上，那就是骗钱的花架子。正经的档案整理数字化数据保密解决方案，每一步做什么、谁负责、出了问题怎么解决，全都给你写得明明白白。

• 第三，所有约定落书面，别信口头保证，保密协议、责任划分、交付确认这些东西，全部都要签字盖章，丑话说在前头才是真负责任，别不好意思要，真出事儿的时候，白纸黑字才管用。

说了这么多，真不是我瞎忽悠，我自己踩过坑，后来换了靠谱的档案整理数字化数据保密解决方案，这两三年做了好几批档案数字化，半点儿问题都没有，领导还夸我办事靠谱，我才敢把这些经验掏出来给大家说。

咱们做档案整理数字化，本来就是为了把老档案存好，以后用着方便，要是因为保密没做好，把东西丢了漏了，那不就是做饭烧了厨房、娶媳妇忘了带彩礼，干啥啥赔本嘛！有了靠谱的档案整理数字化数据保密解决方案，就相当于雇了个24小时不打瞌睡的看门人，把你的家当看得好好的，你该干啥干啥，不用天天提心吊胆。说句土味实在话：干活哪有不挨坑，踩过坑找对路，工作才能顺顺当当，对不对？