龙岩本地企事业单位及个人档案规范整理全流程实操指南
前期准备工作
工具材料准备
整理前提前备齐符合龙岩本地要求的工具材料，避免中途返工：
- 基础工具：统一使用无酸纸档案盒，常用厚度为2cm（永久档案）、3.5cm（定期档案），可直接在龙岩行政服务中心一楼文印店购买符合规格的产品；另外准备黑色碳素笔、页码打码器、热熔装订机、70g以上A4打印纸、档案分类章。
- 前置确认：提前明确档案整理后的接收单位（龙岩市/区县档案馆、单位档案室、龙岩市人才服务中心），确认档案类型为机关企事业单位文书档案还是个人人事档案，两类整理规则不同。
合规依据确认
龙岩各级档案接收单位统一遵循国家《归档文件整理规则》DA/T 22-2015，结合本地补充要求执行，核心要求为：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年三类，个人人事档案统一按十大类分类整理。
企事业单位文书档案整理实操步骤
第一步：分类
龙岩通用分类逻辑为「年度-机构（问题）-保管期限」三级分类，操作细节：
- 先按文件形成年度拆分，跨年度办结文件放在办结年度，年度计划总结放在内容对应年度，会议材料放在召开年度；
- 同年度文件按单位内部部门/业务类型拆分，比如办公室行政类、财务类、业务类；
- 同一类别下按保管期限分开整理，永久、30年、10年不混放。
第二步：整理装订
按以下要求操作，避免因装订不合规被退回：
- 去除所有文件上的订书针、回形针等金属物，防止生锈腐蚀档案；
- 小于A4的文件用A4空白纸托裱固定，大于A4的图纸按A4规格折叠，保证图文朝外；
- 单份文件装订，顺序为：正文在前、附件在后，原件在前、复制件在后，发文稿纸与正本合并装订；
- 左侧装订，对齐左、下两边，装订位置距离左边缘1.5cm，不要压住文件内容。
第三步：编号
编号统一写在每页文件的右下角，空白页不编号，折叠展开后的大幅页面每一页都需要单独编号，可使用打码器或碳素笔手写，保证数字清晰不模糊。
第四步：编目
每个保管期限的分类编制一份档案目录，表头必须包含以下项目，可直接复制表格制作Excel目录：
| 件号 | 责任者 | 文号 | 题名 | 日期 | 页数 | 备注 |
|---|
龙岩本地特殊要求：件号按分类顺序从1开始编排，每个年度每个保管期限重新编号；责任者填写制发单位全称；原文无题名的，根据内容补写题名后加【】标注，不得直接空栏。
第五步：装盒
将整理好的文件按件号顺序装入档案盒，档案盒背脊必须清晰标注：全宗名称（单位全称）、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号；盒内文件不要装太满，预留5mm左右空隙方便后续取放。
龙岩个人人事档案整理实操步骤
第一步：按标准分类排序
龙岩市人才服务中心接收的个人人事档案，统一按以下十大类分类，每类按形成时间顺序排序：
- 一类：履历材料
- 二类：自传、思想工作汇报材料
- 三类：考核鉴定、专业技术职称材料
- 四类：学历学位、职业培训材料
- 五类：政治审查材料
- 六类：党团组织材料
- 七类：奖惩材料
- 八类：招工录用、任免调动、工资待遇、退休材料
- 九类：其他可供组织参考的材料
- 十类：涉外材料
第二步：装订归档
去掉所有材料上的金属物，统一调整为A4规格装订，每类首页打印标注类别名称，最后编制一份总目录放在档案最前端；移交存档时必须由整理单位密封并加盖公章，个人不得私自拆封，否则接收单位不予接收。
移交前必做核对检查
龙岩各级接收单位对档案合规性要求严格，移交前逐一核对以下事项，避免被退回重整理：
- 保管期限划分核对：涉及单位机构沿革、重大决策、领导任免的文件必须划分为永久，一般性业务文件划分为10年或30年，错划会直接退回；
- 编号核对：检查是否存在重复编号、漏编号，空白页是否错编编号；
- 目录与实物核对：逐一核对目录中的题名、件号、页数和实际文件是否一致，龙岩档案馆接收时会逐盒抽检；
- 电子档案同步核对：目前所有移交龙岩公共档案接收单位的档案，都需要同步提交电子扫描件，要求为分辨率300DPI，单份文件一个PDF，命名规则为「年度-保管期限-件号.pdf」，同时提交Excel版和PDF版电子目录。
向龙岩市档案馆移交档案的，提前3个工作日拨打档案馆预约电话核对进场要求，避免不必要的奔波。
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