机关单位档案标准化整理全流程实操指南 10年一线经验总结
一、前置准备工作
1. 物料工具准备
所有物料需符合国家档案管理标准，避免后期档案损坏：
- 实体物料：符合GB/T 11822-2008标准的无酸牛皮纸档案盒（常用尺寸31022030/50mm，根据文件厚度选）、自动跳号黑色油性打码机、直角钢尺、无酸固体胶、三孔一线装订棉线、标准备考表、背脊不干胶标签纸
- 电子工具：WPS Office 2023官方下载地址：https://www.wps.cn/；国家档案局免费单机版电子档案管理系统下载地址：http://www.saac.gov.cn/xxgk/tzgg/202112/t20211208_140706.htm，有单位统建内网档案系统的直接使用内网版本
2. 分类规则确认
严格执行《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），采用「年度-机构（问题）-保管期限」三级分类逻辑，不得自行调整分类规则：
- 年度：以文件落款的成文年度为准，跨年度的请示批复归入批复年度，会议材料归入会议召开年度，统计报表归入报表所属年度
- 机构（问题）：按单位内设部门划分，或按业务类型（行政、财务、业务、党建）划分，统一规则后不得中途变更
- 保管期限：仅分三类，永久（涉及单位核心职能、历史沿革的文件）、30年（涉及一般业务、人事任免的文件）、10年（涉及临时性事务、短期公示的文件）
二、全流程实操步骤
所有步骤按顺序执行，跳过任意步骤都会导致档案验收不合格：
步骤1：文件初筛剔除
必须剔除的文件范围：重份文件、未签字生效的草稿（领导亲笔修改的定稿需保留）、临时性事务通知、与本单位职能无关的抄送件、已过保管期限且无保存价值的旧文件。保留的文件需确保正件、附件、请示、批复、定稿齐全，无缺页、漏页。
步骤2：页码统一编写
使用自动跳号打码机，页码打在每页正面右上角、背面左上角，空白页无需打码；正反面均有内容的需两面打码；已经印有正规页码的正式出版物、成册报表无需重新打码。打码后逐件核对页码顺序，发现错号、漏号直接用打码机覆盖重打，不得手写涂改。
步骤3：文件装订固定
装订前必须剔除所有金属物：包括订书针、回形针、燕尾夹，避免长期存放生锈腐蚀纸张。单份文件为1件，厚度小于2cm的用棉线三孔一线装订，厚度超过2cm的单独装盒；装订后检查页面平整，无倒页、掉页，文字内容无遮挡。
步骤4：条目著录入库
按以下固定字段著录，所有字段必填，著录准确率需达到100%：
``` { "档号": "全宗号-年度-保管期限代码-件号", "全宗号": "单位编制的唯一3位识别码，直接向单位办公室索要", "保管期限代码": "永久填Y、30年填D30、10年填D10", "题名": "完整文件标题，不得简化，例如「关于2024年部门预算批复的通知」不得简写为「预算通知」", "成文日期": "文件落款的8位数字，例如2024年3月15日填20240315", "页数": "该件文件的总页码数" } ```有单位档案系统的直接将条目导入系统，无系统的用WPS Excel按以上字段制作电子台账，保存至非系统盘备份。
步骤5：装盒与备考表填写
按件号顺序依次放入档案盒，不得跨年度、跨保管期限混装，每盒装满为止，不要强行塞放导致档案变形。盒内最后一页放置备考表，写明盒内总件数、总页数、整理人姓名、整理日期，如有文件缺损、补充情况需在备注栏详细说明。
步骤6：标签制作粘贴
背脊标签内容从上到下依次为：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，字体统一用宋体小四号，打印后对齐档案盒背脊凹槽粘贴，不得手写标签，不得出现标签翘起、歪斜情况。
三、验收与存储规范
1. 验收标准
一票否决项（出现任意一项直接判定不合格）：分类逻辑错误、页码漏打/错打、档号编写错误、金属物未剔除、页面存在破损霉变。
普通验收项：装订整齐无掉页、著录字段100%准确、备考表填写完整、标签粘贴平整，所有项符合即可通过验收。
2. 归档存储要求
实体档案存放库房需满足：温度14-24℃、相对湿度45-60%，远离火源、水源，避免阳光直射。电子档案需双备份，一份存储在单位内网专属服务器，一份用归档级蓝光光盘存储，每5年完成一次数据转存，防止数据丢失。
相关文章
