呼伦贝尔苏木乡镇嘎查村中小微纸质+电子档案规范整理零门槛实操指南

一、前期准备：配齐工具、明确依据

1.1 必须配齐的工具清单

• 纸质档案：A4档案盒（牛皮纸/无酸纸，呼伦贝尔可直接从京东/拼多多搜「档案用无酸A4档案盒 3cm/5cm 国家标准GB/T 11822」）、裁纸刀、燕尾夹（黑色长尾夹优先）、打码机（机械打码机更稳定，搜「手动自动一体档案打码机」）、卷内备考表、卷内目录纸、牛皮纸封皮、固体胶棒（36g以上大容量）、铅笔、橡皮
• 电子档案：台式/笔记本电脑（内存≥8G，硬盘≥500G SSD优先）、扫描枪/高拍仪（预算有限选得力GK121高拍仪，京东自营https://item.jd.com/100010700023.html）、「档案管理系统单机版V2.0免费版」（直接在国家档案局官网http://www.saac.gov.cn/xxgk_7976/zdgk_1/xxgkml/dajy/fbgk/下载「国家数字档案资源共享服务平台配套单机版管理工具」）

1.2 必须明确的规范依据

完全按照《内蒙古自治区苏木乡镇街道嘎查村社区档案管理办法》附件1-3执行，附件可在呼伦贝尔市档案局官网http://www.hlbrda.gov.cn/zcfg/gfxwj/202209/t20220908_213670.html直接下载打印。

二、纸质档案整理：分6步走，零容错

2.1 分类：用「年度-保管期限-问题」三级分类法

年度以文件形成日期为准，跨年度的请示批复放批复年度，规划计划放开头年度，总结报表放结尾年度；保管期限严格对照附件2的《归档文件保管期限表》，分永久、30年、10年三类，不要凭感觉；问题分类对应附件1的《归档文件整理规则实施细则》里的「内蒙古自治区苏木乡镇嘎查村社区档案分类大纲」，比如嘎查村选「1 党务工作类、2 村务公开民主管理类、3 经济建设类、4 社会事务类、5 历史遗产类」，中小微选「1 文书类、2 会计类、3 业务类、4 人事类」。

2.2 排序：三级目录内按「时间+重要程度」

同一问题分类下，永久期限的文件按时间从早到晚排，上级重要文件（比如盟市旗县级的红头专项部署）插在对应年度该问题的最前面；同一保管期限同一问题同一年度的会议纪要、统计报表等成套文件，按成套顺序排。

2.3 装订：用「不锈钢订书钉/三孔一线」

页数≤50页用统一规格的26/6档案专用不锈钢订书钉，从文件左上角45度角装订，距离边缘1cm；页数>50页用三孔一线装订法： 1. 把文件对齐，用燕尾夹固定左边缘； 2. 用铅笔在左边缘1cm处画一条直线，然后在直线上标记三个孔：上孔距离顶部2cm，下孔距离底部2cm，中间孔在上下孔正中间； 3. 用锥子（或者用拆快递的尖锐但安全的工具裹一层纸缓冲）钻孔； 4. 穿针引线（棉线优先，长度≥文件厚度×8），从中间孔背面穿到正面，再绕过上孔穿回背面，接着绕过下孔穿回正面，最后在中间孔正面打两个死结，剪短多余线头（留1cm）。

2.4 编页：用机械打码机打阿拉伯数字

只编有文字内容的页面，空白页、封皮、备考表不编；打码位置：正面右上角，背面左上角；永久和30年的必须打，10年的可选打但建议打，方便查找。

2.5 编目：手写+电子录入同步

卷内目录纸（提前买印好线、符合GB/T 11822的）填写内容： 1. 序号：阿拉伯数字1、2、3… 2. 文号：文件左上角的发文字号，没有的填「无」； 3. 责任者：文件的发文单位，个人形成的填姓名加职务（比如「嘎查达 张三」）； 4. 题名：文件的完整标题，没有标题的自拟标题加「[]」； 5. 日期：文件形成日期的8位阿拉伯数字（比如20240520）； 6. 页号：该文件的起始页号； 7. 备注：有损坏、缺页的填，没问题的空着。

手写完成后，打开国家数字档案资源共享服务平台配套单机版管理工具，点击「文书档案-新增案卷-新增卷内文件」，逐行复制粘贴手写内容。

2.6 装盒：填写备考表、封皮、盒脊

装盒厚度不超过档案盒标注的厚度（比如3cm的装200-300页）；备考表填写：整理人（你自己的姓名）、整理日期（8位阿拉伯数字）、检查人（找单位负责人或懂点档案的同事）、检查日期；封皮填写：全宗名称（比如「呼伦贝尔市陈巴尔虎旗巴彦库仁镇白音布日德嘎查委员会」「呼伦贝尔市海拉尔区XX牛羊肉销售有限公司」）、年度、保管期限、问题分类、件数、页数；盒脊填写：全宗简称（比如「陈旗白音布日德嘎查」「海拉尔XX牛羊肉」）、年度、保管期限、问题分类、盒号（永久的从1开始，30年的从1开始，10年的从1开始，分开编号）。

三、电子档案整理：和纸质一一对应，可快速检索

3.1 扫描：设置好参数，避免模糊

打开得力GK121高拍仪配套的软件（或者用Windows自带的「Windows传真和扫描」），参数必须设置成： - 分辨率：300dpi； - 颜色模式：黑白/灰度（红头文件用彩色）； - 格式：PDF（多页合成一个PDF）； - 命名规则：年度-保管期限代码（永久Y、30年C30、10年C10）-问题分类代码（对照分类大纲填数字）-件号（和卷内目录纸的序号一致）.pdf，比如「2024-Y-1-001.pdf」。

3.2 挂接：把扫描件和单机版系统的卷内文件关联

打开国家数字档案资源共享服务平台配套单机版管理工具，找到刚才新增的卷内文件，点击「附件-上传附件」，选择对应命名的PDF文件，点击「确定」；挂接完成后，点击「全文检索」，输入文号、题名或责任者，能直接找到对应的卷内文件和扫描件。

3.3 备份：至少做3份，异地存放

• 本地备份：电脑硬盘D盘（不要放C盘，避免系统崩溃丢失）建一个文件夹命名为「全宗简称-电子档案备份」，按年度-保管期限-问题分类建子文件夹，把扫描件和单机版系统的备份文件（点击「系统管理-数据备份」，生成的.bak文件）放进去；
• 移动硬盘备份：买一个1T以上的移动硬盘，专门存电子档案，每月更新一次；
• 云端备份：注册百度网盘免费版，把备份文件夹加密压缩（密码设成单位负责人手机号+嘎查村/公司成立年份），上传到百度网盘的「我的资源」文件夹里，设置成「仅自己可见」。

四、后期保管：纸质防潮防蛀，电子防病毒

4.1 纸质档案保管

档案盒放在离地、离墙、离窗各10cm以上的铁皮档案柜里；档案柜放在干燥、通风、避免阳光直射的房间里；每年检查一次，放樟脑丸（用纸包好，不要直接接触档案）。

4.2 电子档案保管

移动硬盘不要放在潮湿、高温、有磁场的地方（比如不要放在路由器旁边）；电脑每月用360安全卫士或腾讯电脑管家查杀一次病毒；云端备份每季度更新一次。