用这套档案管理系统验收合规清单费用生成模板轻松搞定全流程

发布时间: 2026年08月17日 13:50:01 来源: 安答联动浏览量: 0

一、前置准备：梳理档案系统验收的3类合规费用依据

没有依据的费用申报，90%会被驳回，先把这3类纸质+电子依据整理到加密压缩包（命名格式：XX项目-档案系统验收费用依据-日期）里，后续所有操作都要对应：

合同依据：提取主合同、补充协议中关于验收阶段费用的条款，特别是付款比例、触发条件（比如“初验合格付60%，终验合格付35%，质保金5%终验后12个月付”）、验收标准对应的费用细节
验收依据：收集项目初验/终验合格报告、功能测试报告、性能测试报告、第三方测评报告（如果合同要求）、档案接收证明（档案主管部门或甲方档案室出具）
成本凭证：整理验收期间的发票（抬头必须是甲方全称，项目名称要完整）、差旅费报销单（附行程单、住宿餐饮票、派工单）、第三方测评费付款凭证、验收专家费签收表+身份证复印件（如有）

二、用标准化清单锚定费用明细，避免漏报或多报

严格按照《政府采购档案管理系统通用技术规范》（GB/T 39362-2020）中验收相关服务项，梳理清单，复制下方清单到Excel表格，填入对应数值：

```markdown | 费用大类 | 费用明细 | 合同约定金额 | 本次申请金额 | 计算依据备注 | |-||--|--|-| | 系统建设验收款 | 软件开发及集成验收款 | 1000000 | 600000 | 初验合格，按主合同第5.2条付60% | | 技术服务验收款 | 人员培训服务验收款（10人/天）| 20000 | 20000 | 已完成10人次培训，附培训签到表 | | 配套服务验收款 | 档案数字化配套工具验收款 | 50000 | 50000 | 已交付并验收通过，附交付清单 | | 其他合规费用 | 第三方测评费 | 30000 | 30000 | 已出具合格测评报告，附凭证 | | 合计 | —— | 1100000 | 700000 | —— | ```

核心注意：合同约定金额的单位、小数点后保留2位、本次申请金额必须严格对应触发条件的比例，如果有调整项必须附甲方签字的变更确认单，放到成本凭证文件夹里。

三、用Excel公式生成可直接复制粘贴的验收费用申报模板

用这套档案管理系统验收合规清单费用生成模板轻松搞定全流程

直接用Excel做公式化模板，下次换项目只需改数值，不用重新排版：

3.1 新建Excel文件，命名「XX项目-档案系统验收费用申报单-日期」

打开Microsoft Excel 2016及以上版本/WPS Office表格，新建空白工作簿，另存为.xlsx格式（兼容性最好），保存路径同加密压缩包。

3.2 搭建模板框架（包含所有必填项）

第一行合并居中，输入「XX市XX区XX局档案管理系统验收费用申报单」
第二行开始，分两行搭建表头：第一行单元格分别为「申报单位」「甲方单位」「项目编号」「合同编号」「申报阶段」「申报日期」，第二行对应留空单元格，设置第二行留空单元格为文本格式（避免项目编号、合同编号的前导0消失）
第五行开始，直接复制刚才标准化清单的表头到Excel，设置为“会计专用”格式的列：合同约定金额、本次申请金额、合计
在标准化清单下方，新增「合计大写」单元格，用公式自动生成大写金额
最后添加申报单位盖章、负责人签字、经办人签字、日期的留白区域

3.3 编写2个核心公式，避免计算错误

合计小写自动求和公式：点击标准化清单的“合计”单元格（假设是B10），输入=SUM(B4:B9)，按回车，本次申请金额列同理
合计大写自动转换公式：点击“合计大写”下方的单元格（假设是B12），输入=IF(B11=0,"零",IF(B11<0,"负","")&SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TEXT(INT(ABS(B11)),"[dbnum2]"),"","元整"),"",""),"")&IF(INT(ABS(B11))=ABS(B11),"",IF(INT(ABS(B11)10)=ABS(B11)10,TEXT(INT(ABS(B11)10)-INT(ABS(B11))10,"[dbnum2]角整"),TEXT(INT(ABS(B11)10)-INT(ABS(B11))10,"[dbnum2]角")&TEXT(INT(ABS(B11)100)-INT(ABS(B11)10)10,"[dbnum2]分")))，其中B11是本次申请金额的合计单元格，替换成你实际的单元格编号

测试公式：输入本次申请金额合计700000，合计大写字段会自动显示「柒拾万元整」，输入12345.67，显示「壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角柒分」。