鄂尔多斯机关企事业单位档案整理标准化落地实操全指南

一、前期准备工作

1.1 工具材料准备

提前备好符合鄂尔多斯档案整理规范要求的材料工具：

• 档案盒：采用310gA4幅面无酸纸档案盒，符合GB/T 9705国家标准，背脊宽度按需选择1.5cm/2cm/3cm
• 装订工具：三孔打孔机（孔距适配8cm）、棉麻装订绳、重型订书机（按件装订用）
• 其他：70gA4目录打印纸、不干胶标签纸、铅笔、橡皮、分类章

若需要做数字化归档，额外准备支持300DPI扫描的设备即可。

1.2 归档范围确认

按照鄂尔多斯市档案馆要求，需归档的材料包含：

• 文书档案：收文原件、发文原稿及正式件、会议纪要/记录、合同协议、审批文件、报表总结、规章制度等
• 业务档案：各业务条线形成的审批材料、台账、成果材料等
• 电子档案：对应纸质材料的电子版本，需转为PDF/A格式方便长期保存

不属于归档范围的材料：重份文件、未定稿的草稿、一般性通知的抄件、无保存价值的临时性文件，可按规定销毁。

二、分类排序实操

鄂尔多斯统一采用「年度-保管期限-机构（问题）」的分类规则，具体操作步骤：

1. 第一步：划分年度。跨年度工作计划放在起始年度，跨年度总结放在结束年度，跨年度项目放在项目完成年度，会议材料放在会议召开年度，跨年办结的案件放在结案年度。
2. 第二步：划分保管期限。文书档案分为永久、30年、10年三类；会计档案分为永久、25年、15年、5年四类；具体保管期限可直接对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。
3. 第三步：划分机构/问题。机关单位按内设机构划分，比如办公室、人事科、业务科，同一机构下按文件形成时间或文号从小到大排序；小微企业没有明确内设机构的，按问题分类，比如党群类、行政类、业务类。

注意：鄂尔多斯不允许不同年度、不同保管期限的文件混排，所有文件必须按分类规则拆分清楚。

三、修整装订实操

3.1 文件修整

所有归档文件需提前修整：

• 去除所有金属物：订书钉、回形针、别针等必须全部拆除，防止氧化损坏纸张
• 幅面调整：小于A4的文件用A4空白纸托裱，大于A4的文件按左装订要求折叠，折叠后保证文件标题、页码可以正常露出，不被遮挡
• 破损文件需要托裱修补，字迹模糊的复印件需要附清晰扫描打印件。

3.2 按件装订

鄂尔多斯现行要求按DA/T 22-2015归档文件整理规则执行，按件装订：一般每份文件为1件，正本与定稿为1件，正文与附件为1件，成套会议材料、整本报表为1件。

装订要求：左侧对齐，永久保管档案采用三孔一线装订，孔位设置：中孔位于文件左侧居中，上下孔距中孔各4cm，总孔距8cm，所有孔距左侧页边距1.5cm，装订后每一件厚度不超过1cm；定期保管档案可以采用左侧装订机装订，要求整齐不脱页即可。

四、编号与目录编制

4.1 档号编制

鄂尔多斯统一档号格式为：全宗号-年度-保管期限代码-件号，各字段说明：

• 全宗号：鄂尔多斯市/所在旗区档案馆给单位分配的固定编号，不知道的直接联系对应档案馆业务指导科查询获取
• 保管期限代码：永久为Y，30年为30，10年为10
• 件号：同年度、同保管期限下从1开始流水编号，不能断号、重号

编制完成后，将档号用碳素笔书写或打印标签粘贴在每件文件首页右上角。

4.2 目录编制

鄂尔多斯要求同时编制纸质目录和电子目录，必填字段如下：

电子目录按上述表头制作Excel文件即可，对接官方档案系统的直接导入对应系统；纸质目录一式三份，单位保管一份、移交档案馆一份、备用一份，题名需写完整名称，禁止简化成「通知」「文件」这类模糊名称。

五、装盒入库存放

装盒按照件号顺序装入对应档案盒，禁止不同年度、不同保管期限的文件装入同一档案盒，档案盒背脊需要清晰标注全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，盒号按全宗内流水编号即可。

入库时按照「全宗号-年度-保管期限」的顺序排列存放，档案柜/密集架需预留10%左右的空位方便后续补充归档。电子档案必须做双备份：一份本地存储，一份离线异物理媒质备份（光盘或移动硬盘），防止数据丢失。

六、常见卡点解决

• 准备移交档案馆的档案：鄂尔多斯要求永久档案形成满10年移交，30年定期档案满20年移交，移交前必须完成数字化，要求扫描分辨率300DPI，存储格式为PDF/A或TIFF，提前15个工作日和对应档案馆对接验收即可。
• 职工人事档案整理：鄂尔多斯要求按10类分类排序：履历类、自传类、鉴定考核类、学历职称类、党团类、奖惩类、招工录用类、工资社保类、退休材料类、其他材料类，分类装订后编制目录，移交单位或属地人才服务中心保管即可。