事业单位档案制度建设实操全流程附标准化可复制完整模板

一、模板使用前置准备

准备前需明确单位档案归口管理部门（如办公室、人事科、综合档案部）、覆盖的档案全门类（按《机关档案管理规定》至少包含文书、人事、会计、科技、声像、实物、电子7类）、单位核心业务场景（如学校含教学、科研；医院含医疗、科研、医保；科研所含科研立项、验收等）。

无需额外软件，直接用Word/Google Docs/WPS文字即可编辑。

二、事业单位档案制度建设标准化模板框架

以下是符合《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《事业单位人事管理条例》的通用模板，可直接复制后根据业务场景补充、修改。

``` XX事业单位档案管理制度 （202X年X月X日修订发布） 一、总则 1.1 制定依据：列出《档案法》最新修订版（2021年1月1日实施）、《机关档案管理规定》、行业相关规定（如《科学技术研究档案管理规定》《中小学档案管理办法》）、单位内部管理要求 1.2 适用范围：本单位所有部门、下属全资/控股事业单位 1.3 管理原则：统一领导、分级管理、完整准确、安全保密、便于利用 1.4 归口管理：明确部门、负责人、专职/兼职档案员姓名、联系方式（可附表格） 二、档案门类划分与归档范围 2.1 通用文书类：按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》细化，如上级来文、本单位发文、会议材料、请示批复等 2.2 人事档案类：按《干部人事档案工作条例》《流动人员人事档案管理服务规定》细化，如干部职工任免、考核、工资、学历学位等材料 2.3 会计档案类：按《会计档案管理办法》细化，如凭证、账簿、报表、银行对账单等 2.4 业务专属类：结合本单位核心业务补充，如医院的门诊住院病历摘要、科研所的科研立项书/验收报告、学校的教学计划/试卷分析 2.5 其他类：声像（照片、录音、录像）、实物（奖牌、奖状、印章、旧设备铭牌）、电子档案（全文扫描件、业务系统导出数据、电子邮件） 2.6 归档范围与保管期限对照表（必须附，见文末） 三、档案收集归档流程 3.1 收集责任：明确各部门指定兼职档案员，每月底梳理上月应归档材料 3.2 归档时限： - 文书类：次年6月底前完成上一年度归档 - 人事类：干部职工离职/退休后1个月内移交完整档案，在职新增材料每季度末归档 - 会计类：会计年度结束后3个月内临时整理，次年6月底前正式移交 - 业务专属类：按项目结束后1个月内（如科研验收后）或每半年归档 - 电子档案：与纸质档案同步收集归档 3.3 归档要求： - 纸质材料：原件（特殊情况用复印件需注明“与原件一致”并加盖部门公章）、无破损、无涂改、字迹清晰、A4纸（非A4需折叠或托裱）、左侧装订（2孔或3孔，间距8cm/10cm） - 电子材料：格式符合国家标准（文书用PDF/OFD，声像用MP4/WAV/JPG，数据用Excel/CSV）、无病毒、命名规范（见3.4）、备份至2个以上不同物理载体（如U盘+光盘+云盘（单位内部）） 3.4 电子档案命名规范（必须统一，可直接复制）： - 通用格式：[归档年度]-[档案门类代码]-[部门代码]-[保管期限代码]-[序号] - 代码示例： - 档案门类：WS（文书）、RS（人事）、KJ（会计）、SW（实物）、SX（声像）、DZ（电子） - 部门代码：BG（办公室）、RSK（人事科）、KJK（科研科） - 保管期限：Y（永久）、30（30年）、10（10年） - 完整示例：2023-WS-BG-Y-001 四、档案整理与保管 4.1 整理规范： - 文书类：按年度-机构（问题）-保管期限分类，逐件编号、编目、装盒 - 人事类：按干部职工个人“三龄两历一身份”时间顺序整理装订 - 会计类：按年度-类型（凭证/账簿/报表）分类装订 4.2 保管条件： - 档案库房：必须单独设置，面积满足未来5-10年需求，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，配备防盗窗、灭火器、除湿机、温湿度计、防光窗帘 - 档案柜：采用金属档案柜，排列整齐，间距≥0.8m，离墙≥0.3m，离地≥0.1m - 温湿度记录：每日上午9点、下午3点各记录1次，可附电子或纸质记录表 五、档案鉴定与销毁 5.1 鉴定周期：每5年开展1次到期档案鉴定 5.2 鉴定小组：由分管档案领导、归口管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人组成 5.3 鉴定流程：小组成员逐件审核到期档案，提出“继续保管”“销毁”意见，签字确认后形成鉴定报告 5.4 销毁流程：鉴定报告报单位主要负责人审批后，指定2名以上人员监销，监销人员在销毁清单上签字，销毁清单永久保存 六、档案利用与保密 6.1 利用流程： - 本单位人员：填写《XX事业单位档案查阅/借阅申请表》（见文末），经部门负责人、档案归口管理部门负责人审批后查阅/借阅 - 外单位人员：需持单位介绍信、本人身份证，填写申请表，经分管档案领导审批后查阅，原则上不允许借阅 6.2 利用要求：查阅时不得涂改、损毁、摘抄涉密内容，借阅期限一般不超过7天，到期需归还或续借 6.3 保密要求：涉密档案按《中华人民共和国保守国家秘密法》管理，电子涉密档案需存储在涉密计算机或涉密移动存储介质中，严禁连接互联网 七、档案工作考核与奖惩 7.1 考核周期：每年年底开展1次 7.2 考核对象：各部门、兼职档案员 7.3 考核内容：材料收集及时性、完整性、整理规范性、利用配合度 7.4 奖惩措施：对考核优秀的部门和个人给予通报表扬或物质奖励；对考核不合格的给予通报批评，造成档案损失的追究法律责任 八、附则 8.1 本制度由XX单位办公室（或指定归口部门）负责解释 8.2 本制度自发布之日起实施，原制度同时废止 附件： 1. XX事业单位档案归档范围与保管期限对照表 2. XX事业单位档案查阅/借阅申请表 3. XX事业单位档案温湿度记录表 ```

三、模板落地实操卡壳点解决

3.1 找不到行业专属归档范围？

直接登录国家档案局官网（www.saac.gov.cn）“政策法规-标准规范-行业标准”栏目，搜索对应行业关键词（如“中小学档案”“医院档案”）下载即可。

3.2 电子档案格式不会转换？

用WPS Office免费功能转换：打开文件→点击“文件”→选择“输出为PDF/OFD”；如需批量转换，可下载国家档案局推广的“OFD文档生成工具”（官网“服务-下载中心”栏目）。

3.3 档案温湿度记录表没有？

可直接复制以下内容制作表格：

日期	上午9点温度	上午9点湿度	上午9点调整措施	下午3点温度	下午3点湿度	下午3点调整措施	记录人
202X.X.X

四、模板发布与培训

发布前需召开1次由分管领导、各部门负责人、兼职档案员参加的评审会，收集修改意见后调整；发布时需通过单位内部OA系统、公告栏同步下发；发布后1周内需开展1次2小时的线上/线下培训，重点讲解收集归档流程、电子档案命名规范、利用流程。