昆玉档案整理标准流程与合规性实操指南

一、昆玉档案整理的核心合规依据

昆玉档案整理需同时遵循国家统一档案标准与新疆生产建设兵团地方规范，核心依据包括《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《新疆生产建设兵团档案管理办法》，双重合规是昆玉档案通过验收、入库的前提条件。

二、昆玉档案整理标准化执行环节

归档文件的分类归集

归集范围覆盖昆玉市党政机关、企事业单位公务活动形成的具有保存价值的各类文件材料，分类采用“年度-机构（问题）-保管期限”的标准体系，跨年度文件、专项工作文件需按实际归属归入对应类别，不得随意划分。

归档文件的编号规则

编号作为档案的唯一身份标识，昆玉地区执行年度（4位阿拉伯数字）+机构代码（2位字母或数字）+保管期限代码（1位字母）+件号（3位阿拉伯数字）的编码规则，例如202301Y001对应2023年、第01机构、永久保管、第01件，编号需连续无间断，不得重复或空缺。

档案装订与装盒要求

破损文件需先使用无酸胶带修复，装订采用不锈钢铆钉或中性热溶胶，禁止使用回形针、订书钉等易锈金属材质，装盒时盒脊需标注档案名称、年度、保管期限，与档案袋内文件信息完全一致。

三、昆玉档案整理的双套制管理要求

双套制（即同时留存纸质档案与对应电子档案的管理要求）是昆玉档案的强制合规项，电子档案需符合《电子档案管理系统基本功能规范》（DA/T 70-2018），电子文件的元数据（形成时间、责任者、背景信息）需完整留存，不得缺失或篡改，电子档案的存储格式采用PDF/A长期归档格式。

四、昆玉档案整理常见问题的排查与整改

分类错误

排查需对照单位预设的《归档文件分类方案》，重点梳理跨年度、多部门联合形成的文件，整改时重新划分档案归属类别，确保分类逻辑统一。

编号重复

采用档案管理系统的编号唯一性校验功能排查，手动编号需建立纸质编号台账，若发现重复需重新编号并标注备注，避免后续检索混乱。

装订不规范

使用易锈金属装订的文件需拆除后重新装订，装订位置距文件左侧边缘1.5-2cm，确保装订牢固且不影响文件内容读取。

五、昆玉档案整理的支撑条件与安全要求

必备工具清单

• 档案专用电动装订机
• 无酸档案盒、档案袋
• 不锈钢铆钉、中性热熔胶
• 档案修复工具（无酸胶带、修边刀）
• 打号机（手动或电动）

环境安全要求

整理场所需控制湿度在45%-60%、温度在14-24℃，避免阳光直射文件，库房需配备防虫药剂、防鼠网，防止档案被虫蛀、鼠咬。

六、昆玉档案整理的合规验证标准

整理完成的档案需经昆玉市档案主管部门验收，验收内容包括分类准确性、编号唯一性、装订规范性、电子档案完整性，验收合格后方可办理移交或入库手续，验收记录需与档案一并留存归档。