电子档案长期保存实操培训：可直接落地的技术步骤指南

一、核心前置准备：零成本工具部署

仅需3款开源免费工具，全程无付费，直接下载安装：

• 7-Zip（打包工具）：下载地址https://www.7-zip.org/download.html，选Windows 64位稳定版，安装时勾选「添加到系统PATH」；
• hashdeep（校验工具）：下载地址https://github.com/jessek/hashdeep/releases，选hashdeep-4.4-win64.zip，解压后将hashdeep64.exe复制到C:\Windows\System32；
• LibreOffice（格式转换工具）：下载地址https://www.libreoffice.org/download/download-libreoffice/，选Windows版Full安装包，默认路径安装。

二、实操步骤：从文件到长期归档全流程

1. 档案格式标准化转换

非标准格式（如docx、pptx）未来可能因软件停止维护无法打开，必须转换为长期认可的标准格式：

1. 打开LibreOffice，点击「文件→打开」，选中待归档的原文件；
2. 点击「文件→另存为」，在格式下拉列表中选择对应标准格式：
   • PDF文件：选「PDF (PDF/A-1a)」（内嵌字体，无外部依赖）；
   • Word/Excel：选「ODF 文本文档 (.odt)」或「ODF 电子表格 (.ods)」；
   • 图片：选「PNG 24位」（无压缩失真）；
3. 保存时命名为「标准格式_原文件名」，覆盖原文件。

2. 文件完整性校验

确保文件未被篡改或损坏，执行操作：

1. 将转换后的文件放入单独文件夹，在该文件夹地址栏输入「cmd」回车打开命令行；
2. 执行完整命令： ``` hashdeep64.exe -c sha256 . > hash_sha256.txt ```
3. 确认生成hash_sha256.txt文件，关闭命令行。

3. 归档打包（关键：不压缩）

压缩算法未来可能失效，必须用「存储模式」打包，保留原始二进制内容：

1. 打开7-Zip文件管理器，进入上述文件夹；
2. 全选所有文件（含hash_sha256.txt），点击「添加」按钮；
3. 在「压缩等级」下拉选「存储」（最顶部选项，压缩率0），压缩格式选7z；
4. 命名为「档案_YYYYMMDD.7z」（时间戳为归档当天日期，如「档案_20240520.7z」），点击确定完成打包。

4. 异地备份与定期迁移

单一存储介质易损坏，必须分两个物理介质备份，定期验证存活：

1. 将生成的7z文件和hash_sha256.txt复制到本地硬盘+移动硬盘；
2. 分别在两个介质的文件夹路径打开命令行，执行校验命令： ``` hashdeep64.exe -c sha256 -f hash_sha256.txt ```
3. 若命令行输出「All files passed」则校验通过；
4. 每年至少做一次迁移：将旧介质的7z解包，重新打包到新介质，重复步骤2-4。

三、核心避坑细节（必看）

• 禁止使用专属格式：绝对不能保留docx、pptx等微软专属格式，只能用ODF、PDF/A国际标准格式；
• 校验文件不能改名：hash_sha256.txt必须和7z文件在同一目录，校验命令中的文件名不能修改；
• 存储模式必选：7-Zip打包时必须选存储模式，哪怕多占空间也不能压缩，避免算法失效导致文件无法读取。