金昌档案标准化整理实操指南：零门槛完成规范化整理全流程

一、前期准备工作

1.1 工具与安装

实体整理+系统著录需要准备两类工具，具体获取方式如下：

• 软件工具：金昌档案管理系统免费版安装包直接下载地址：http://download.jc-archives.com/jcda_setup_v5.3.exe，Windows系统直接点击下载，双击运行安装程序，安装路径不要选择C盘系统目录，避免权限不足无法读写数据，全程点击下一步即可完成安装，不需要额外配置运行环境。首次登录默认账号：admin，默认密码：123456。
• 实体工具：分类章、页码章、标准档案盒、A4隔页纸、打孔机、固体胶，符合当地档案局要求即可。

1.2 前置分类分拣

整理正式开始前，先将所有待归档文件按照年度-机构-保管期限三级标准初步分拣：保管期限划分为永久、30年、10年三类，跨年度的办结文件归入最后办结年度，拆分跨单位联合发文，本单位归档原件，复印件不归档。分拣完成后每一类单独堆放，做好临时纸质标记，避免混放。

二、实体档案整理实操步骤

2.1 页码编写

编写页码遵循以下规则：只有有内容的页面才编页码，空白页、衬页不编页码，页码位置：页面正面编在右下角，背面编在左下角；拆除原文件的金属订书钉、回形针等装订物，避免长期存放腐蚀纸张，如果原文件已经装订牢固、无脱页风险，可以保留原装订直接编页码。单份文件从1开始连续编号，不要断号、重号。

2.2 系统档案著录

打开金昌档案系统后，先创建对应档案库，操作步骤：

• 点击左侧菜单栏「档案管理」→「库馆管理」→「新建档案库」
• 填写档案库名称、单位全宗号，全宗号使用当地档案局分配给本单位的编号，没有分配的可填写单位全称拼音首字母缩写
• 分类体系选择「年度-机构-保管期限」，点击确认即可完成创建

创建完成后进入对应档案库，点击左侧「文件级著录」→「新增」，按照系统提示填写信息，必填项包括：档号、年度、责任者、文件题名、保管期限、总页数，档号统一规则为：全宗号-机构编码-年度-保管期限代码-件号，保管期限代码对应：永久为Y、30年为3、10年为1，所有信息填写完成后点击保存即可，批量录入可以下载系统提供的Excel模板，导入后自动生成条目。

2.3 装盒与目录打印

著录完成后将同分类的实体档案装入对应规格的档案盒，每个档案盒装文件不要超过2cm厚度，避免挤压变形，档案盒脊需要填写全宗号、年度、机构名称、保管期限、起止件号、盒号。

回到金昌系统，点击「打印输出」→「卷内文件目录」，选择对应档案盒，设置纸张为A4，页边距设置为上下左右2cm，直接打印，打印完成后将目录放在档案盒最内侧；再点击「打印输出」→「盒脊标签」，选择对应尺寸的标签纸，打印后粘贴到档案盒脊指定位置即可。

三、电子档案扫描与挂接

3.1 扫描参数设置

普通纸质文件扫描分辨率设置为300DPI，彩色照片、工程图纸分辨率设置为600DPI，文件格式保存为PDF，单份文件多页扫描后合并为一个PDF文件，PDF文件名与档号完全一致，方便后续批量挂接；扫描时捋平纸张，避免内容歪斜、遮挡，破损文件先修补再扫描。

3.2 电子档案批量挂接

单份文件挂接：进入对应文件的著录编辑页面，点击「附件挂接」，选择对应PDF文件上传，上传后点击预览确认文件可以正常打开、内容清晰即可。

批量挂接操作：如果整理档案数量较多，点击「批量挂接」，选择存放所有PDF文件的文件夹，系统会自动按照PDF文件名（即档号）匹配对应著录条目，自动完成挂接，挂接完成后系统会提示匹配失败的文件，手动检查文件名是否有误，重新上传即可。

四、验收与归档上架

整理完成后按照以下清单逐项验收，确认无误后再上架：

• 实体档案分类、保管期限划分符合要求，无混放
• 页码无错编、漏编、重号，位置符合规范
• 系统著录必填项无空项，信息与实体文件一致
• 所有电子档案都已挂接，文件清晰可辨，无缺页
• 目录、标签打印信息准确，粘贴位置正确

验收通过后，将所有档案盒按照档号顺序放入档案库房对应架位，完成全部整理工作。

五、常见卡壳问题解决

5.1 系统提示无法读写数据怎么办？

右键点击桌面金昌系统快捷方式，选择「属性」→「兼容性」，勾选「以管理员身份运行此程序」，点击确定后重新启动系统即可解决。

5.2 批量挂接时大量匹配失败怎么办？

检查扫描文件的文件名，不要包含空格、特殊符号，确保文件名和档号完全一致，修改后重新执行批量挂接即可，单个匹配失败的文件可手动挂接。