档案制度建设监督检查实操指南：可直接落地的工作经验

一、监督检查前期准备：1天即可完成筹备

1.1 梳理本级适用档案制度清单

直接按以下三层框架梳理，无需自行搭建结构：

• 国家级法规层：包含《中华人民共和国档案法》《档案法实施条例》，可直接在国家档案局官方网站（https://www.saac.gov.cn）法律法规专栏下载正式全文，不需要其他第三方来源。
• 地方/行业规范层：梳理本地区、本行业发布的档案管理办法、实施细则，比如本省档案管理条例、本行业档案分类标准，直接到本级档案局官网或行业主管部门官网查询下载最新版本。
• 单位内部制度层：整理本单位现行的档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁全套内部制度，手动剔除已经发文废止的旧版本，保留最新生效版本。

梳理完成后整理成Excel清单，列清楚制度名称、发布单位、生效日期、适用范围4项内容，方便后续核对检查，整个过程不超过4小时。

1.2 制定可量化检查评分表

禁止使用“制度比较健全”“执行基本到位”这类模糊判定，所有标准全部量化，以下是可直接套用的100分制评分表：

二、现场检查实操：按流程推进无遗漏

2.1 制度文本合规性核对

第一步对照前期整理的制度清单逐一核对，必须要求被检查部门提供制度纸质盖章版或正式电子发文版，禁止接收非正式截图或转发版本，核对要点：

1. 确认是现行生效版本，不是已经废止的旧制度
2. 核对内容是否符合上位法规要求，有无和国家、地方规定冲突的条款
3. 确认是否覆盖所有档案类型：文书档案、会计档案、科技档案、人事档案、电子档案，缺一类对应制度扣3分

2.2 执行痕迹真实性验证

这是监督检查的核心环节，不能只看有没有制度，必须验证实际执行情况，按以下顺序检查：

• 抽查归档环节：随机抽取本年度10份不同类型的归档文件，核对是否符合制度规定的归档时间、归档格式，不符合要求的每份扣2分
• 抽查保管环节：核对库房温湿度记录、年度档案清点记录，是否符合制度规定的频次要求，缺1次记录扣2分
• 抽查销毁环节：核对近3年的档案销毁清册，是否按制度要求履行逐级审批程序，违规销毁1次本模块不得分

电子档案必须单独检查：核对是否按制度要求执行定期备份、格式迁移，随机抽取3份不同年度的电子档案，现场验证是否可以正常读取，无法读取的每份扣4分。

三、问题整改闭环：避免检查走过场

3.1 输出明确的问题整改清单

检查完成后3个工作日内必须输出正式《问题整改清单》，禁止写“制度不健全”“执行不到位”这类模糊表述，每个问题必须写清4要素：问题描述、违反的具体制度条款、整改要求、明确的整改时限，示例：“2023年度12份会计档案未按本单位《会计档案管理制度》第6条要求在次年3月前完成归档，需于15个工作日内完成补归档并完善归档流程”。

3.2 复查验收明确规则

整改时限到期后10个工作日内必须完成复查，按以下规则判定结果：

• 所有问题全部整改到位，相关痕迹材料齐全，判定为检查合格
• 超过30%的问题未按要求整改到位，判定为检查不合格，约谈被检查部门负责人，重新设定1个月整改期限
• 少数问题未整改到位，说明合理原因的，延长整改期限15天，到期再次组织复查

四、长效监督机制：每年自动运转

本次检查完成后，将检查清单、评分表、问题清单、整改复查结果统一归档，形成年度档案制度监督检查档案，后续固定以下机制直接落地：

• 每年开展1次全面监督检查，每季度开展1次随机抽查，检查结果纳入单位部门年度绩效考核，占比不低于5%
• 国家或地方发布新的档案法规后，1个月内完成本单位制度适用性排查，6个月内完成修订更新
• 每年组织1次档案制度培训，覆盖所有专兼职档案管理员，培训记录纳入下一年度检查项

按照以上流程操作，即可完成合规、可追溯的档案制度建设监督检查，不需要额外增加工作量，所有模板和规则都可以直接套用。