符合档案数字化地方制度要求的项目落地全流程实操指南

第一步：查询本地档案数字化官方合规要求

开展项目前必须先明确属地具体要求，避免做完不合规返工，按以下步骤操作即可：

• 访问国家档案局地方档案主管部门名录页，地址：https://www.saac.gov.cn/xjdt/gxdfgzbm/index.html，找到对应省/市的档案局官网入口
• 在官网搜索框输入关键词「档案数字化 管理办法」「档案数字化 实施细则」，下载官方发布的正式文件，部分区县有特殊要求的，需同步下载区县发布的补充文件
• 从文件中提取整理4项核心要求，做成可勾选的检查清单：分别是扫描分辨率要求、存储格式要求、涉密管理规则、数据汇交标准，后续所有操作对照清单执行

若官网未公开对应文件，直接进入官网「联系我们」栏目找到业务科电话，直接询问核心要求即可，不需要额外准备材料。

第二步：前置合规配置调整

2.1 扫描设备参数调整

全国绝大多数地方制度对扫描参数都有统一要求，若本地无特殊要求，直接套用以下标准：

• 普通文书类档案：分辨率设置为300DPI，禁止低于200DPI
• 珍贵档案、工程图纸、照片档案：分辨率设置为600DPI
• 色彩模式：彩色档案存24位真彩色，黑白文书存1位二值化，灰度档案存8位灰度，禁止随意混合设置

2.2 存储格式合规配置

当前各地统一要求存储格式符合DA/T 标准，直接套用以下配置即可：

• 原始扫描图像：保存为PNG无压缩格式或TIFF不压缩格式，用于预览的缩略图保存为JPEG，质量系数设置为90
• 档案元数据：统一保存为XML格式，符合《档案著录规则》DA/T 18-2022标准，可直接复制使用以下完整模板：

2.3 涉密档案合规处理

所有地方制度对涉密档案数字化的要求完全统一，直接执行：

• 必须在具备涉密信息加工资质的封闭场所开展，所有加工设备物理断网，禁止使用私人存储设备拷贝
• 数字化完成后，所有过程产生的中间文件必须彻底粉碎删除，载体按涉密载体管理要求归档，禁止私自留存

第三步：加工流程合规管控

地方制度一般要求加工全流程留痕可追溯，按以下步骤操作即可满足要求：

• 档案出库登记：出库时逐项登记档号、份数、出库日期、领用人，双方签字确认，纸质签字件和电子扫描件同步存档
• 扫描前整理：拆除装订时避免损坏档案原件，破损原件提前修补，拆除的金属装订物统一收纳，扫描前按原件顺序排序，确保档号顺序无错乱
• 图像质检：所有地方要求合格率不低于99%，核心项目要求100%合格，检查项包括：是否漏扫、图像是否偏斜超过10度、清晰度是否符合要求，不合格文件立即重扫
• 数据挂接：将元数据文件和对应扫描图像一一对应挂接，挂接完成后抽检不低于10%的条目，确认对应关系无错误
• 档案归库：加工完成后，原件按原有顺序装订归库，核对档号和总数量，确认无误后双方签字确认，归库记录和出库登记放在一起存档

第四步：成果汇交前合规检查

汇交前对照你整理的本地检查清单，逐项核对以下内容，避免退回返工：

• 数据完整性：所有档案的原始图像、元数据、全流程加工记录全部齐全，无遗漏缺件
• 参数合规性：所有图像的分辨率、色彩模式、存储格式完全符合清单要求，不存在压缩方式不符合要求的文件
• 载体准备：提前确认本地要求的载体类型，多数地区要求TB级全新硬盘或蓝光光盘刻录，载体表面标注清楚项目名称、档号范围、制作日期，避免混淆
• 纸质材料：准备好全套过程文档，包括出库登记本、质检记录表、验收确认单、成果说明，全部加盖承接单位公章后和数据一并提交

所有操作完成后即可按当地要求提交成果，只要对照清单逐项核对，基本可以一次通过验收，不需要反复调整。