从零用开源凭证档案管理软件Archivista本地部署全流程实操

一、前置准备：提前装好必须的运行环境

Archivista是基于PHP+MySQL的Web应用，要先配好这两个组件，推荐用XAMPP（集成环境）一键安装，避免单独配置的坑。

1.1 XAMPP下载与安装

• 访问XAMPP官方汉化版下载站：https://www.xamppcn.cn/download.html
• 下载Windows 64位完整安装包（以Win10/11为例，32位搜对应版本）
• 双击安装包，一路点击【Next】，取消勾选Apache HTTP Server、MySQL之外的所有组件，减少资源占用，最后点击【Finish】
• 打开XAMPP Control Panel，点击Apache和MySQL右侧的【Start】按钮，绿灯亮表示启动成功

1.2 验证环境是否正常

• 打开浏览器，输入http://localhost ，能看到XAMPP欢迎页即正常
• 点击欢迎页右上角的【phpMyAdmin】，进入数据库管理界面，无需密码即可登录

二、Archivista下载与基础配置

2.1 Archivista软件包获取

• 访问Archivista GitHub Releases官方下载页：https://github.com/archivista/archivista/releases
• 找到最新稳定版（以v5.2.3为例），下载archivista.zip压缩包
• 解压压缩包，将解压后的文件夹重命名为pzda（方便访问），复制到XAMPP安装目录的htdocs文件夹下（默认路径是C:\xampp\htdocs）

2.2 创建专属数据库

• 重新打开http://localhost/phpmyadmin
• 点击左侧【新建】，数据库名称填pzda_db，排序规则选择utf8mb4_general_ci（支持中文特殊字符），点击【创建】

2.3 配置数据库连接

• 进入C:\xampp\htdocs\pzda\inc文件夹，找到config.inc.php.dist文件
• 复制该文件，重命名为config.inc.php
• 右键点击config.inc.php，选择【记事本】或【VS Code】打开，修改以下3项内容，其他保持默认：

3.1 系统初始化安装

• 打开浏览器，输入http://localhost/pzda ，进入Archivista安装向导
• 选择语言：下拉找到【中文（简体）】，点击【下一步】
• 检查环境：确保所有检查项都是【OK】，如果有红色警告，对照提示修复（一般XAMPP一键安装的环境都是全绿），点击【下一步】
• 创建管理员账号：
  • 用户名：填admin（默认但可改）
  • 密码：必须包含大小写字母、数字、特殊字符（比如Pzda@2024）
  • 邮箱：填自己的常用邮箱
• 点击【安装】，等待10秒左右，提示【安装成功】后，点击【登录系统】

3.2 凭证档案分类与自定义字段设置

• 用刚才创建的管理员账号登录系统
• 点击左侧菜单栏的【系统设置】→【档案分类管理】
  • 点击【新增分类】，分类名称填【会计凭证】，上级分类留空，排序填【1】，点击【保存】
  • 点击【会计凭证】分类右侧的【子分类】，新增【收款凭证】【付款凭证】【转账凭证】3个子分类，排序分别填1、2、3
• 点击左侧菜单栏的【系统设置】→【自定义字段管理】
  • 点击【新增字段】，字段名称填【凭证编号】，绑定分类选【全部会计凭证子类】，字段类型选【文本】，勾选【必填项】【搜索项】，点击【保存】
  • 继续新增字段：【制单日期】（绑定全会计子类，类型选【日期】，必填、搜索）、【制单人】（文本，必填）、【附件张数】（数字，必填）、【摘要】（文本，搜索）

3.3 凭证档案上传与批量操作

• 点击左侧菜单栏的【档案管理】→【新增档案】
• 选择对应分类（比如【收款凭证】），填写所有必填自定义字段，点击【上传文件】选择凭证扫描件（支持PDF、JPG、PNG格式，单文件建议不超过10MB），最后点击【保存】
• 批量上传操作：
  • 点击【档案管理】→【批量新增】
  • 先下载批量导入模板（Excel格式），在模板里填好所有必填字段，将所有扫描件重命名为模板里的【文件名】列（比如收款001.pdf对应文件名填收款001）
  • 将Excel模板和所有扫描件放在同一个文件夹里，压缩成ZIP格式（注意不要嵌套压缩，直接压缩文件）
  • 选择对应分类，点击【上传压缩包】，选择刚才的ZIP文件，点击【开始导入】

3.4 凭证档案检索与权限设置

• 快速检索：在页面顶部搜索框输入凭证编号、制单人或摘要关键词，即可实时筛选档案
• 高级检索：点击搜索框右侧的【高级搜索】，可按分类、制单日期范围、附件张数范围等组合条件筛选
• 权限设置（多用户场景）：
  • 点击【系统设置】→【用户管理】→【新增用户】
  • 填写用户名、密码、邮箱，角色选择【普通用户】
  • 点击该用户右侧的【权限分配】，只勾选【收款凭证】【付款凭证】的【查看权限】，取消【编辑】【删除】权限，点击【保存】

四、日常维护与数据备份

4.1 日常清理缓存

如果系统出现卡顿或图片加载慢，点击【系统设置】→【系统维护】→【清理缓存】，勾选所有缓存项，点击【清理】

4.2 自动/手动数据备份

• 手动备份：
  • 打开http://localhost/phpmyadmin，选择左侧的pzda_db数据库
  • 点击顶部【导出】，格式选择【SQL】，点击【执行】，下载SQL备份文件
  • 同时手动备份C:\xampp\htdocs\pzda\upload文件夹（所有扫描件都在这里）
• Windows自动备份（可选）：
  • 新建一个记事本文件，输入以下内容（修改备份路径为自己的D盘或移动硬盘路径，比如D:\pzda_backup）：
  ```batch @echo off set "date_str=%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%" set "backup_path=D:\pzda_backup" mkdir "%backup_path%\%date_str%" "C:\xampp\mysql\bin\mysqldump.exe" -uroot pzda_db > "%backup_path%\%date_str%\pzda_db_%date_str%.sql" xcopy "C:\xampp\htdocs\pzda\upload" "%backup_path%\%date_str%\upload\" /e /y ```
  • 将记事本文件重命名为pzda_backup.bat
  • 打开【Windows任务计划程序】，创建基本任务，设置每天凌晨2点执行该bat文件