档案制度建设事中审核实操攻略 过来人亲测的避坑干货汇总

我跟你说啊，前两年帮3个兄弟单位捋档案制度建设的活，光栽在档案制度建设事中审核上的亏我吃了能有三大筐，踩的坑连起来能绕我们单位档案室三圈，今天掏心窝子给你们唠点干的，全是踩坑踩出来的实诚经验，绝对不带瞎忽悠的。

说真的，搞档案制度建设就跟你老家后山种砂糖橘是一个道理，事前调研是选苗挖坑，档案制度建设事中审核就是你蹲在园子里疏花疏果、查虫打药的关键环节，这步偷了懒，后面要么结的果子全是酸的，要么直接被虫蛀得烂透，到时候验收不过关哭都没地方哭。

为啥说档案制度建设事中审核是整条链路的“定盘星”

以前我也觉得这事就是走个过场，制度写完统一翻一遍签个字就完事了，直到第一次自己牵头搞，制度试运行不到半个月就被各部门投诉了8次，才知道档案制度建设事中审核真不是走形式的活，是实打实帮你避坑的。

很多人搞档案制度有个误区，觉得条款写得越全、要求越严越好，完全不管能不能落地，最后整出来的制度就是贴在墙上的摆设，没人愿意执行。档案制度建设事中审核的核心作用，就是帮你把这些“好看不好用”的条款提前筛出去，核心要卡三个匹配度，全是我踩坑踩出来的硬标准：

• 第一是制度条款和实际管理场景的匹配度：比如你定的“涉密档案当天必须归档”，结果你们单位外勤人员经常跑外地拿涉密材料，当天根本回不来，那这条款写了等于白写，到时候执行不了全是问题，这要是在审核阶段就发现，改成“外勤获取的涉密档案返程后24小时内归档”，不就皆大欢喜了？
• 第二是权责划分和实际岗位配置的匹配度：很多单位写的“档案管理员全权负责所有档案审核”，结果人家档案员刚毕业小姑娘，连部门公章权限都没有，你让她怎么审核跨部门的档案移交？这步审核的时候就得把权责拆细，跨部门档案移交的审核权给到对应部门的内勤负责人，权责对应了才好落地。
• 第三是操作流程和现有数字化系统的匹配度：现在都搞电子档案了，你定的流程还要人填三份纸质移交单，那大家肯定嫌麻烦不配合，审核的时候就得跟着系统走，能线上走的流程就别让人线下跑，省得大家都有抵触情绪。

咱就说，你现在多抠半小时细节，后面少补半个月的材料，这买卖稳赚不赔啊家人们，别嫌档案制度建设事中审核麻烦，这都是给你后面省功夫呢。

档案制度建设事中审核到底要审啥？我给你列好“必查清单”

我第一次搞档案制度建设事中审核的时候，拿着个空表格不知道从哪下手，东一榔头西一棒子，结果漏了好几个关键项，最后整改改了整整两周，现在我都把必查项整理成顺口溜了，好记得很：“权责清、流程通、条款实、衔接顺、可落地”，具体拆下来就是三个核心模块：

• 首先是权责边界审核：你得把每个环节的责任到人，谁收集、谁初审、谁归档、谁调档权限多大，全写得明明白白，别搞“相关人员负责”这种套话，真出了问题你找不着“相关人员”在哪。我之前就踩过这坑，一份重要项目档案丢了，翻制度全是相关人员负责，最后三个部门互相甩锅，折腾了半个月才找着，这步要是在档案制度建设事中审核的时候就抠细了，后面啥问题都能直接找到对接人，省老多事了。
• 然后是流程可行性审核：你得把自己当成一个完全不懂档案的普通员工，跟着流程走一遍，有没有需要重复提交的材料？有没有需要跑好几个部门签字的环节？电子归档和纸质归档有没有冲突？比如我之前帮一个单位审的时候，他们定的流程是员工要先跑档案员签字，再跑部门主任签字，再跑分管领导签字，最后再回交档案员，你说这谁愿意跑？我当时在档案制度建设事中审核的时候直接给改成了线上审批，电子签完直接同步档案系统，大家再也没说过麻烦。
• 第三个是风险防控点审核：比如涉密档案会不会泄露？重要档案会不会丢？归档不及时有没有惩罚机制？电子档案备份有没有做到异机异地？别等真出了安全问题才想起来补漏洞，那就晚了。我之前有个朋友单位就是，档案制度建设事中审核的时候没把电子档案备份的要求写进去，结果服务器崩了，十年的项目档案全没了，最后从上到下罚了一圈，亏到姥姥家了。

你就记着，档案制度建设事中审核的时候多挑毛病，不是跟谁过不去，是给大家后面省麻烦，挑的毛病越多，后面落地越顺，这可是实打实的为大家减负啊哈哈。

档案制度建设事中审核的常见坑，我都给你踩过了

干这么多年，我见过太多人在档案制度建设事中审核上栽跟头，几个最常见的坑我给你们列出来，别再往里面跳了：

第一个坑就是“事后补审核”，很多人嫌麻烦，等制度全写完了甚至都试运行了才想起来要审核，那跟马后炮有啥区别？档案制度建设事中审核就是要跟制度起草同步走，写一章审一章，有问题直接改，别等全写完了再推翻重来，费老鼻子劲了。

第二个坑就是“只有档案员审核”，很多单位觉得档案制度就是档案部门的事，审核就只让档案员一个人看，那能行吗？你涉及到财务档案的，得让财务部门来审啊，涉及到人事档案的，得让人事部门来审啊，涉及到涉密档案的，得让保密办来审啊，你让档案员一个人审，他哪懂别的部门的具体要求？我之前就遇过，档案员审的时候觉得财务档案归档要求没问题，结果到财务那一看，要求归档的材料人家财务自己要留原件做账，根本没法交，最后又返工改。

第三个坑就是“审核完就扔一边”，档案制度建设事中审核不是一锤子买卖，不是审完一次就完事了，你试运行的时候发现有问题，随时要调整审核，就跟你种砂糖橘，你不能打一次农药就不管了啊，得隔段时间就去看看有没有新的虫，对吧？我现在帮人搞审核，都会要求试运行第一个月每周开一次小的复盘会，有小问题随时调整，等运行顺了再正式发文，基本后面都不会出啥大问题。

说真的，很多人觉得档案制度建设事中审核是个没用的形式主义活，我之前也这么觉得，直到踩了那么多坑才明白，这活干好了，真的能省超多麻烦，后面不管是评级还是审计还是查档案，全顺得很，干不好的话，补材料补到你怀疑人生。

咱干工作啊，别总想着偷奸耍滑走捷径，该走的流程一步都别少，你现在在档案制度建设事中审核上多花一天功夫，后面少加半个月的班，这笔账怎么算都划算，对吧？就跟你种砂糖橘，你疏花疏果的时候狠下心多摘点小果，后面结的全是大的甜的，卖的时候多赚的钱，可比你当时偷懒省的那点功夫值钱多了。

要是你们现在正搞档案制度建设，卡在档案制度建设事中审核这块不知道咋弄的，直接留个言，我手里用了五六年的审核清单直接发你，全是我这么多年攒的干货，免费给，不带要你一分钱的，谁让咱是踩过坑的过来人呢，能帮一个是一个。