淮南本地企事业单位档案规范化整理全流程零门槛实操指南

一、前置准备工作（淮南本地适配）

1. 物料准备

需提前采购以下符合淮南档案管理局规范的物料，可直接在京东/拼多多搜索对应关键词采购：

• 国标A4无酸档案盒（厚度2cm/3cm/5cm可选，封面需标注“淮南市归档文件”字样）
• 不锈钢回形针、不锈钢订书钉（禁止使用铁质，避免生锈腐蚀档案）
• 页码机（黑色油墨，仅标注阿拉伯数字）
• 普通激光打印机即可，需提前下载淮南市统一归档封面模板：http://daj.huainan.gov.cn/xxgk/tzgg/202206/t20220615_385214.html 附件1
• 湿手器、裁纸刀、固体胶（禁止使用液体胶，避免纸张褶皱）

2. 材料校验

先对照淮南档案局2023年发布的《归档文件范围和保管期限表》（下载地址同上链接附件2）筛选材料，文书档案、科技档案、会计档案、人事档案属于必归档范围，不符合范围的材料直接填写销毁登记表，经单位负责人签字后统一销毁，无需归档。

3. 人员准备

整理人员无需持证，只要提前看完本指南即可操作，如有操作疑问可直接拨打淮南档案局业务咨询电话：0554-6678256，工作日9:00-17:00可直接接通咨询。

二、实操整理步骤（按顺序操作无遗漏）

1. 分类排序

严格按照“年度-保管期限-机构（问题）”三级分类法排序，淮南本地企事业单位无需调整分类逻辑，直接套用：

• 第一步：按文件落款年份分堆，跨年度的请示批复放在批复年，跨年度的会议材料放在开幕年，跨年度的规划放在起始年
• 第二步：按保管期限分堆，保管期限仅能填“永久”“30年”“10年”三个选项，禁止自行添加其他期限
• 第三步：同一期限内的文件按机构或者问题排序，党群类放最前，其次是行政类、业务类、财务类、人事类

2. 页码编写

操作要求：

• 正面页码打在右下角，背面页码打在左下角，空白页无需打码
• 已装订的旧档案无需拆钉重新打码，直接在原有页码基础上续打即可
• 附件与正文属于同一份文件，页码连续编写，不得单独编码

3. 装订修复

操作要求：

• 小于A4的材料（如票据、收据、介绍信等）需用固体胶粘贴在A4空白纸上，粘贴时不得覆盖文字内容，每张A4纸最多贴2行票据
• 大于A4的材料（如图纸、报表）需按照“先折右下角，再对折，最后折左侧对齐”的方式折叠，折叠后需保证可以完全展开查看内容
• 每份文件厚度不超过2cm的用不锈钢订书钉在左上角装订，厚度超过2cm的用棉线三孔一线装订，禁止使用热熔胶、塑料夹装订归档文件

4. 目录录入

必须使用淮南市统一档案管理系统录入目录，系统下载地址：http://daj.huainan.gov.cn/xxgk/xzfw/202301/t20230109_398762.html ，录入字段要求：

• 文号：完整填写文件发文号，没有文号的填“无”，不得留空
• 责任者：填写文件发文单位全称，个人出具的文件填写个人姓名
• 题名：完整填写文件标题，没有标题的自行概括内容填写，外加[]标注
• 日期：填写文件落款日期，格式为8位阿拉伯数字，如20240512
• 页数：填写该份文件的总页码数
• 保管期限：对应之前分类的期限，直接下拉选择即可

录入完成后直接在系统内导出打印目录，一式两份，一份放在档案盒最前面，一份单独装订成册备用。

5. 数字化扫描

扫描要求符合淮南市档案数字化规范：

• 扫描分辨率为300DPI，彩色扫描，存储格式为PDF，单份文件对应一个PDF文件，命名规则为“年度-保管期限-件号.pdf”，如“2023-永久-001.pdf”
• 扫描后的电子文件需和纸质文件内容完全一致，不得漏扫、错扫，扫描完成后需逐页核对内容
• 电子文件统一存储在不可擦写的蓝光光盘或者固态硬盘中，一式两份，一份归档，一份异地备份。

6. 装盒入档

操作要求：

• 同一保管期限的文件按序号依次放入档案盒，禁止不同年度、不同保管期限的文件放在同一个档案盒内
• 档案盒封面按照模板打印后粘贴，盒脊需标注年度、保管期限、起止件号、盒号，所有信息需与系统录入内容完全一致
• 装盒完成后按盒号从小到大顺序排列在档案柜，档案柜需离墙10cm、离地30cm，避免受潮。

三、淮南本地归档报备要求

整理完成后需按以下要求向淮南市/区县档案局报备：

• 每年6月30日前完成上一年度档案整理工作，向对应层级档案局提交纸质目录1份、电子目录光盘1份
• 涉密档案单独整理存放，报备前需先向淮南市保密局提交涉密审核申请，申请地址：淮南市田家庵区洞山中路1号市政务中心A座11楼1108室
• 报备完成后档案局会出具《归档验收合格证明》，需作为永久档案单独存放。

四、常见问题排查

• 问题：系统录入时提示文号格式错误：解决方式：检查文号是否有全角字符，全部改为半角字符即可，没有文号的直接填“无”不要留空
• 问题：档案盒封面打印不规范：解决方式：必须使用系统内置的淮南市统一封面模板，禁止自行设计封面格式
• 问题：报备时被驳回：解决方式：查看驳回通知书上的问题项，修改后3个工作日内重新提交即可，无需重新走全流程
• 问题：扫描文件过大：解决方式：用系统内置的压缩工具压缩，禁止修改扫描分辨率和格式，避免不符合规范