机关企业通用档案制度建设信息化落地四步全流程实操指南

第一步：梳理现有纸质/零散电子档案 明确基础规范锚点

这一步是信息化的前提，必须用标准化工具把零散资源规整成可复用的锚点，避免后续重复返工。

1.1 用Excel建立「档案元数据预采集模板」

创建可直接复制的Excel文件，以下为必填字段与示例值，表格位置固定前3列：

• 档案唯一标识：格式为「年份-部门代码-档案类别代码-序号」，比如2024-RS-01-0001（人事-劳动合同类第1份）
• 档案全称：精确到文件/图纸名称+份数，比如「张三2024年劳动合同续签书1份」
• 存储位置：纸质填「档案柜X层X格」，电子填「预存临时文件夹路径」，比如「D:\临时预存档案\2024人事续签」
• 保管期限：严格对应《机关档案管理规定》或企业内部制度，选填「永久、30年、10年」
• 上传状态：规整前选「未上传」，后续可自动/手动更新

如果有CAD图纸、音频视频等特殊载体，可新增「载体类型」「分辨率/时长」「校验码（可选SHA-256）」字段。

1.2 临时文件夹批量重命名与校验

零散电子档案统一重命名为「档案唯一标识_档案全称.pdf」（特殊格式保留原后缀），校验完整性用免费开源工具FileOptimizer（仅做校验，不要点优化压缩防损坏），下载地址：https://github.com/nikkhokkho/fileoptimizer/releases/tag/v15.30（选Windows的FileOptimizerSetup.exe）。

校验操作：打开工具→导入全部预存电子档→勾选右上角「MD5、SHA-1、SHA-256全勾选」→点击「工具-计算哈希值」→导出哈希值CSV与Excel模板唯一标识列做VLOOKUP匹配，缺失或不匹配的立刻补录重拍。

第二步：搭建轻量化免费档案管理系统 无需开发即可部署

零门槛落地用开源工具Teedy（中文本地化完善，功能覆盖档案全生命周期），支持Windows/Linux/Docker部署，推荐用Docker一键部署（兼容性最好、环境隔离）。

2.1 Docker环境准备（Windows用户）

如果未安装Docker Desktop，直接下载安装包：https://desktop.docker.com/win/main/amd64/Docker%20Desktop%20Installer.exe（默认下一步安装，安装后重启电脑）。

2.2 Teedy一键部署配置文件

在D盘根目录创建文件夹teedy_data（存储数据和配置），在里面新建文本文件重命名为docker-compose.yml，粘贴以下完整配置（无需修改）：

```yaml version: '3' services: teedy: image: sismics/docs:latest container_name: teedy_archives restart: always ports: - "8080:8080" volumes: - ./data:/docs/data - ./logs:/docs/logs environment: - DOCS_BASE_URL=http://localhost:8080 - DOCS_LANG=zh-CN ```

2.3 启动系统并初始化

打开PowerShell（Win+X选Windows PowerShell），执行以下两条命令：

• cd D:\teedy_data（进入配置文件所在目录）
• docker-compose up -d（后台一键启动，首次启动会自动下载镜像，需等待5-10分钟）

初始化：打开浏览器访问http://localhost:8080，设置管理员账号（密码至少8位含数字字母），登录后点击右上角「设置」→「语言」确认是「简体中文」，再点击「系统-用户管理」添加最多10个免费用户（开源版限制）。

第三步：导入并分类归档 实现电子档案与制度绑定

Teedy的「文档类型」可以直接对应档案制度里的「保管期限+类别」，实现自动归档、到期提醒。

3.1 按制度创建标准化「文档类型」

点击左侧「文档类型」→「新建文档类型」，以人事档案30年类为例：

• 名称：人事-劳动合同-30年
• 默认元数据：勾选第一步预采集Excel的所有必填字段，顺序调整为唯一标识、全称、存储位置、保管期限
• 到期提醒：如果是企业制度里的「合同到期前30天提醒」，可新增自定义元数据「合同到期日」（选日期格式），再点击「规则-新建到期规则」，规则设为「合同到期日<=30天后」，动作选「发送邮件给创建者+部门负责人」

永久类文档无需设置到期规则。

3.2 批量导入预采集的电子档案

首先把Excel预采集模板另存为.csv格式（UTF-8编码，避免中文乱码），然后操作Teedy：

• 点击左侧「导入」→「从CSV导入」
• 上传CSV文件：选择刚才保存的UTF-8 CSV
• 绑定文件路径：CSV里的「存储位置」必须和电脑本地临时文件夹路径完全一致，Teedy会自动读取对应文件
• 绑定文档类型：每一行的档案类别对应之前创建的类型，可手动选或按CSV里的「保管期限+类别」自动匹配（自动匹配需CSV里的类别名称和文档类型完全一致）
• 点击「开始导入」，导入后检查「上传状态」列全部变为「已上传」即可

第四步：权限划分与制度固化 建立可持续运营机制

4.1 按档案制度设置「三级权限」

Teedy的权限对应「部门-文档类型-用户」三维，严格按内部制度操作：

• 管理员权限（1人）：可查看/修改/删除所有档案，管理用户和文档类型
• 部门档案员权限（每部门1人）：点击左侧「权限-新建权限组」→组名「人事部档案员」→成员选对应部门人员→文档类型选「人事-全部」→权限勾选「创建、查看、编辑、导出自己部门的」→不勾选「删除」
• 普通员工权限：默认无权限，需申请单独查看自己的人事档案，申请后由档案员临时分配「单次查看权限」（24小时失效）

4.2 数据每日自动备份

在D盘teedy_data文件夹里新建文本文件重命名为backup.bat，粘贴以下完整代码（设置每天凌晨2点备份到D盘teedy_backup文件夹，保留最近7天备份）：

```batch @echo off set "backup_dir=D:\teedy_backup" set "data_dir=D:\teedy_data\data" set "date_str=%date:~0,4%%date:~5,2%%date:~8,2%" if not exist "%backup_dir%" mkdir "%backup_dir%" xcopy "%data_dir%" "%backup_dir%\teedy_data_%date_str%" /E /I /Y forfiles /P "%backup_dir%" /M teedy_data_ /D -7 /C "cmd /c rd /s /q @path" echo 备份完成 ```

设置定时任务：打开「任务计划程序」→「创建基本任务」→名称「Teedy每日备份」→触发器选「每天2:00」→操作选「启动程序」→程序路径选D:\teedy_data\backup.bat→完成。

4.3 纸质档案数字化收尾

纸质档案用高拍仪（默认设置300DPI灰度PDF即可）扫描后，直接拖拽到Teedy对应「文档类型」下的「批量上传」，按预采集模板补全唯一标识等元数据，纸质档案状态在Excel里改为「已数字化归档」，后续可按制度定期销毁不需要留存的纸质。