做好档案制度建设全流程管控 外包人员培训不走形式不踩坑

兄弟们掏心窝子说，我前阵子刚在档案管理这块踩了个十几万的大坑，今天纯纯过来人经验分享，半毛钱广告都没有，就是帮你们避避我踩过的雷，信我绝对不吃亏。

别把档案制度建设当摆样子的花架子，这是公司的信息保险柜焊门活

我以前也觉得档案这东西不就是把旧文件摞起来塞储物间吗？直到上次我们公司要申档案工作二级资质，被检查组打回的时候我才明白，这玩意儿根本就是你公司的信息保险柜——所有业务合同、人员资质、项目凭证、涉密资料全塞里面，档案制度建设就是给这个保险柜焊门、装锁、定存取规矩，门焊松了容易漏机密，锁装错了关键时候找不着资料，规矩定乱了全公司都跟着乱。

现在大部分公司嫌这活太专业太琐碎，都是找外包团队来干，相当于请专业焊工来给你焊保险柜门对吧？但很多人犯了个傻：觉得人家是专业的就不用管了，合同一签就等着交活，结果最后拿到的制度要么是套的通用模板根本不贴合你公司情况，要么是该归档的漏了不该归档的堆了一大堆，这时候你才反应过来：哦合着我没给人说清楚我家保险柜要啥尺寸、要啥等级的锁啊？这时候再提改，人家要么加钱要么拖工期，你说冤不冤？

说白了这问题的根儿，就是你没做够档案制度建设外包人员培训，你没给人把需求讲透、把规矩说清，人家凭啥给你焊出严丝合缝的门？

档案制度建设外包人员培训没做对？等于给保险柜焊门留了个猫洞

我上次踩的坑就是这么来的，去年找的那个外包团队口碑还挺不错，做过好多大公司的档案项目，我当时图省事儿，就简单跟人对接了10分钟，说“你们看着做，符合国家标准就行”，连专项培训都没搞，结果人家交过来的制度我扫了一眼好像是那么回事，就直接交去验收了，结果被检查组骂得狗血淋头：我们是做工程类业务的，人家给我们的归档范围里漏了工程竣工材料，保密分级全给标成了公开，甚至连保管期限都套用的是互联网公司的标准，该存30年的合同给标了10年。

你说这不是搞笑吗？相当于我要个防撬的保险柜，人家给我焊了个薄铁皮门，还留了个猫洞，小偷不用撬锁直接钻进去拿东西。最后光整改就花了俩月，多掏了快十万的返工费，资质也晚拿了三个月，错过了政府的专项补贴，前前后后亏了小三十万，我那段时间天天被老板骂，现在想起来都肉疼。

后来我才知道，人家外包团队手里的模板都是通用版，不同行业、不同性质的公司要求差远了，国企要考虑巡视审计要求，民企要考虑上市合规要求，工程类公司要考虑项目验收要求，涉密单位还要符合保密局的规定，你不在档案制度建设外包人员培训里把这些个性化要求说清楚，人家肯定怎么省事怎么来，总不能自己猜你的需求对吧？

过来人亲测有效的档案制度建设外包人员培训玩法，全是干货没废话

后来我们第二次做的时候，我专门花了三天时间捋流程，做了全套的档案制度建设外包人员培训，最后验收一次过，不仅省了返工费，还提前拿了资质，拿了二十万的政府补贴，老板还特意给我发了奖金。今天把我这套玩法直接给你们，拿过去就能用。

首先得给外包师傅递“专属施工图”，别让人家瞎猜你的需求

培训第一环节别上来就念国家标准，人家听得脑壳疼，你先把自己公司的家底整理成明明白白的清单，一条条给人讲清楚：你是什么行业的公司？有没有涉密业务？平时产生的档案主要是文书类、工程类、人事类还是科研类？要满足什么资质认定的要求？有没有上级单位的专项规定？

就像你找装修队装房子，你得先告诉人家你要啥风格、有没有老人小孩要做防滑、要不要留电竞房对吧？你啥都不说人家肯定给你装成大众样板间，根本不符合你的需求。这里划重点：所有需求讲完之后，一定要让外包的项目负责人当场签字确认，后面要是再改需求额外加钱，咱也能说得清，避免扯皮。

然后要把“焊门操作规范”掰碎了喂到嘴边，别搞书面文那套

很多人做培训就是甩个几十页的《档案法》《档案管理规范》给外包，说“你们照着这个做”，这不是纯纯为难人吗？国家标准是大框架，你得结合你公司的情况拆成可落地的小条目，比如什么类型的文件要永久保管，什么存30年，什么存10年，什么可以当年就销毁，涉密文件要标什么标识，借阅要走哪几层审批，你直接做成对照表，再拿你们公司前两年的档案当例子给人演示一遍，人家一看就懂。

别觉得麻烦，你现在多花1小时掰碎了讲，后面少花100小时整改，这笔账怎么算都划算。还有个小技巧：培训完当场出10道和你公司需求相关的小测试，80分以上才算过关，不及格的重学，别不好意思，真的能筛掉很多混日子的外包人员。

最后要留“售后对接通道”，别培训完就当甩手掌柜

外包师傅干活的时候难免遇到拿不准的问题，比如某个项目的补充协议要不要归档，某个涉密文件的保密等级定对不对，你得指定一个专门的对接人，要求人家有问题当天就回复，别让人家等三四天，要是遇到跨部门的问题，直接拉相关部门的人开个10分钟小会就定了，别让外包自己瞎猜。

就像你点外卖还得留个手机号呢，人家外卖员找不到地方不得给你打电话？你要是留个空号，人家给你把饭放保安室丢了，你怪谁？

别心疼档案制度建设外包人员培训那点时间，省下来的都是真金白银

我身边好多朋友最近要做档案制度建设，一听说要给外包做培训都皱眉头，说“我花钱找外包不就是为了省事儿吗？还要我花时间培训？”我每次都给他们算我那三十万的账，你要是省那两三天的培训时间，后面可能要花两三个月整改，多花几十万的冤枉钱，哪个更亏？

现在新《档案法》要求所有单位都要建立健全档案管理制度，要是不符合要求还会被罚款，别等罚款单拍你脸上才知道后悔，那时候再补档案制度建设外包人员培训，黄花菜都凉了。

真的兄弟们，我这都是真金白银砸出来的经验，你们要是最近要做档案制度建设，找了外包的话，千万别省那点培训的功夫，档案制度建设外包人员培训做足了，真的能少走90%的冤枉路，不信你试试，要是不好用你回来骂我。最后祝大家的信息保险柜都焊得严严实实，啥检查都不怕，啥资料都能找着，生意越做越红火！