宜春本地机关企事业单位档案数字化加工全流程实操指南

一、前期准备工作

1.1 工具与软件准备

所有工具均为可直接获取的免费/通用工具，按以下清单准备即可：

• 扫描设备：支持A3幅面的馈纸式扫描仪，驱动下载地址：https://www.microtek.com.cn/service/download/，搜索对应型号后直接安装，默认配置即可使用
• 批量图像处理工具：IrfanView 64位免费版，直接下载地址：https://www.fosshub.com/IrfanView.html，安装时取消所有捆绑插件即可
• 著录表格工具：开源免费LibreOffice Calc，直接下载地址：https://zh-cn.libreoffice.org/download/download-libreoffice/
• 存储设备：全新移动硬盘，1T容量可存储约100万页档案，按实际工作量准备即可

1.2 加工前档案整理

严格按照宜春市档案局《档案数字化加工规范》要求完成预整理：

• 拆除装订物：逐卷拆除订书钉、线装绳等装订物，拆除过程中不能损坏档案原件，不小心划破纸张要标注位置
• 整理顺序：按照原档案排列顺序整理页号，缺页、错页要在备注栏提前标注，不得私自调整顺序
• 特殊档案处理：幅面超过A3的档案拆分扫描，后续做拼接处理；涉密档案必须在宜春保密局认定的涉密场所加工，不得连接互联网

二、核心加工流程实操

2.1 扫描参数标准化设置

以下参数完全符合宜春市档案馆接收要求，直接套用即可：

• 分辨率：常规档案设置为300DPI，字迹模糊的建国前老档案设置为400DPI，不得低于200DPI
• 格式与压缩：黑白文档存为TIFF格式，采用CCITT G4压缩；带彩色印章、照片的档案存为JPEG格式，品质设置为80，不得使用无压缩BMP格式浪费存储空间
• 命名规则：按照宜春统一要求命名为全宗号-目录号-年度-案卷号-页号，示例：023-005-2024-012-015.tif，必须和著录信息一一对应，不得错名、重名

2.2 批量图像处理校正

扫描完成后按以下步骤批量处理，效率高且符合要求：

• 倾斜校正：打开IrfanView，点击「文件-批量转换/重命名」，加载所有扫描图片，勾选「自动旋转纠正倾斜」，一键批量处理，1000页仅需约5分钟
• 去污裁剪：批量清除页面污点、装订线痕迹，按A4/A3标准裁剪边距，绝对不能裁切档案原件的内容
• 清晰度调整：模糊档案调整伽马值到1.2-1.5，放大后能清晰辨认所有字迹、印章即可

2.3 档案著录实操规范

著录信息必填项完全符合宜春市档案管理要求，直接套用表格表头即可，完整表格结构如下：

著录完成后，导出为CSV格式，方便后续导入官方档案管理系统。

三、成果验收与移交

3.1 内部自检流程

加工完成后先完成内部自检，避免验收不通过返工，检查标准如下：

• 错扫漏扫率不得超过万分之三，每页清晰可辨
• 100%的文件命名与著录信息对应，无错名、重名
• 所有档案都完成扫描、著录，无缺卷缺页

3.2 移交规范要求

需要移交至宜春市档案馆的成果，按以下要求整理：

• 存储介质：使用全新NTFS格式移动硬盘，不得使用U盘、光盘作为移交介质
• 目录结构：根目录建立「全宗名称-数字化成果」文件夹，下级分「扫描图片」「著录数据」「自检报告」三个子文件夹，分别存放对应内容
• 纸质档案：加工完成的纸质档案按原顺序重新装订，放回原库房保管，需移交的按要求整理后一并移交

四、常见问题快速解决

• 多页粘连扫描：扫描前对纸张分页，粘连严重的可以用滑石粉涂抹分页，出现漏扫后单独重扫即可
• 老旧纸张破损：扫描时在破损位置垫白色A4衬纸，避免黑色背景影响可读性，破损情况标注在著录备注中
• 验收不符合要求：可以携带加工数据到宜春市档案馆一楼数字化指导科现场调整，地址为宜春市文艺路18号，避免反复修改返工

按照以上流程操作，即可完成符合宜春本地规范的档案数字化加工，零门槛直接落地。