纸质档案数字化

你有没有过这种经历？公司或家里堆了一柜子旧纸质档案。要找刚毕业的报到证，或是10年前的老合同，翻半小时都找不到？前阵子我朋友公司搬办公室，为找2018年的供应商合同，几个老员工翻了3天，最后还差点把纸弄皱弄坏。今天这篇就教你，用最省时间的法子，把纸档案变成电子档，以后搜关键词就能找，再也不用乱翻堆成山的纸箱子。

第一步：准备工作，别瞎折腾

1. 选工具：手机就行，别乱买贵的

别花几千块买专业扫描仪，普通人日常用，手机完全够。现在手机自带扫描功能，苹果用备忘录，安卓用智能相机，还有免费APP比如扫描全能王，免费版足够日常用。举个例子：我去年给家里的大学录取通知书扫描，用苹果备忘录的扫描功能，一张纸1秒搞定，字特别清晰，不用花冤枉钱。如果要扫特别大的纸比如海报，才需要考虑平板扫描仪，普通纸用手机就行。

2. 整理档案：别乱扫，避免返工

先把要扫的纸按顺序理好，折角的先压平，缺页的先标出来，别扫的时候找不到哪张是哪份。比如公司的合同，按年份排好，每份合同的页码对齐，别歪歪扭扭。要是扫家里的老照片，按日期或主题理好，别堆着扫，不然扫完分不出哪张是哪年的。避坑提醒：别没整理就扫，不然扫一半发现缺页，还要重扫，浪费半小时。

第二步：扫描技巧，少走弯路

1. 调参数：别用原相机，选高清模式

手机扫描时，一定要开文档扫描模式，别用原相机随便拍。文档模式会自动裁边、调亮，字不会歪歪扭扭。清晰度选默认的高清就行，不用拉满，不然文件太大占内存，还没必要。举个例子：我之前用原相机扫离职证明，字特别糊，放大根本看不清，后来开了文档模式，字清清楚楚，存3年再打开也能用。另外，扫的时候手机离纸10厘米左右，别贴太近也别太远，不然容易模糊。

2. 命名规则：固定格式，以后好找

扫完的文件要命名成“内容+时间”，比如“2018.05 供应商甲合同”“2020.03 员工张三入职表”，别乱起名比如“扫描123”。以后搜的时候，打“供应商”或“张三”就能直接找到，不用翻十几个文件夹。要是扫老照片，命名成“2015 外婆生日照”“2010 学校运动会”，以后找起来特别方便。避坑提醒：别用“新建文档”这种名字，过半个月自己都忘了是什么。

第三步：备份，别白忙活

1. 双备份：别只存在一个地方

至少把文件备份到2个地方，别只存在手机里。可以同步到靠谱的云端，比如百度云、腾讯微云，再存到电脑硬盘或移动硬盘。举个例子：我扫的外婆的老病历，既存在百度云，又存在500G的移动硬盘，去年手机坏了，换个新手机，云端一登就找到了，没耽误事。别用那种小网盘，万一平台关了，文件就找不到了。

2. 定期检查：别扫完就不管了

每半年花10分钟，检查一下备份的文件能不能打开，有没有损坏的。别扫完就扔在一边，过一年找的时候，发现云端的文件打不开，白忙活。比如我朋友扫了公司的旧合同，3年后要用到，发现云端的文件损坏了，只能重新扫，浪费了一周时间。就花10分钟，别偷懒。

今天教的三个步骤，从准备到扫描到备份，都是我自己试过的法子，没有花里胡哨的东西，看完今天就能动手。别等攒了一柜子再弄，今晚就翻出一份要扫的纸，比如去年的报销单，先试试手机扫描，10分钟就能搞定。不用怕麻烦，以后找东西省的时间，比这多太多了。