档案整理托管存取管理全流程实操解决方案 零门槛落地指南

一、前置准备（1小时完成配置）

1.硬件准备

提前准备以下物料，普通办公设备即可满足需求，无需额外采购高端设备：

• 普通热敏条码打印机（支持100mm50mm标签打印即可）
• 档案盒专用不干胶标签（尺寸90mm40mm，选防水耐磨款）
• 存储柜按类型分区：普通档案区、涉密档案区、临期档案销毁区，每个分区贴对应标识
• 可选配置：RFID读写器，适用于年新增档案量超过1000份的场景

2.软件工具准备

采用开源免费的面圈档案管理系统，无需付费即可使用全部核心功能，部署步骤如下：

首先在服务器或办公电脑安装docker环境，官方安装地址：https://docs.docker.com/get-docker/，按照对应操作系统版本点击安装即可。安装完成后执行以下命令启动系统：

``` 拉取最新版系统镜像 docker pull mianquan/archives:latest 启动容器，端口映射到本地8080，数据持久化到本地/opt/archives目录防止丢失 docker run -d -p 8080:80 -v /opt/archives:/data --name archives mianquan/archives:latest ```

启动完成后访问 http://你的设备IP:8080 即可进入系统，默认管理员账号：admin，默认密码：123456，首次登录必须立即修改密码，密码要求8位以上包含数字、字母、特殊字符。

二、档案整理标准化实操步骤

1.档案分类编码

统一采用8位编码规则，无需自定义，直接套用即可：

• 第1-2位：一级分类码，01=行政档案、02=业务档案、03=人事档案、04=涉密档案
• 第3-4位：年份码，01=2024年、02=2023年，以此类推
• 第5-8位：流水号，从0001开始按顺序递增

示例：03010012 代表2024年人事档案第12份。每份档案必须核对页码连续性，缺页需在档案首页右上角标注缺失页码、缺失原因，禁止私自补填缺失内容。

2.标签粘贴与信息录入

首先在系统【标签管理】模块选择默认标签模板，输入档案编码即可自动生成标签，打印后粘贴在档案盒正面右上角距离顶部1cm、右侧1cm位置，禁止遮挡档案盒原有标识。

录入系统时必须填写以下字段，禁止留空：

• 档案编码、档案名称、保管期限（永久/30年/10年）
• 密级（公开/内部/涉密）、存放位置（对应分区+柜号+层号，比如A01-03代表A区01柜第3层）
• 归档人、归档日期

3.入库上架

按档案编码对应的分类放入对应存储区，每上架10份档案必须抽查1次系统存放位置和实际物理位置是否一致，全部上架后执行1次全量核对，确保匹配率100%。

三、托管存取权限与流程配置

1.角色权限划分

进入系统【权限管理】-【角色管理】模块，新增以下4个角色，对应勾选权限，禁止越权分配：

• 普通查询员：仅勾选【档案查询】权限，仅可查看公开级档案
• 普通档案管理员：勾选【档案查询】【档案借出】【档案归还】【档案录入】权限，仅可操作非涉密档案
• 保密管理员：勾选全部档案操作权限，仅可操作涉密档案
• 超级管理员：仅勾选【系统配置】【权限分配】权限，禁止操作具体档案

2.存取流程配置

进入系统【流程管理】模块，分别配置两类档案的存取流程：

普通档案借出流程：申请人提交借出申请→申请人部门负责人1级审批→普通档案管理员核验身份→扫码出库→系统自动记录借出时间、借出人、预计归还时间。

涉密档案借出流程：申请人提交借出申请→申请人部门负责人1级审批→保密管理员2级审批→保密管理员核验身份→扫码出库→系统自动记录。禁止无审批借出任何档案，涉密档案禁止带出办公区域。

归还流程统一为：管理员核对档案页码完整性→扫码入库→系统自动更新档案状态。如需配置到期提醒，进入【系统设置】-【消息通知】，填写企业微信机器人webhook地址（格式：https://qyapi.weixin.qq.com/cgi-bin/webhook/send?key=你的机器人key），勾选提前3天发送归还提醒即可。

四、日常运维与异常处理

1.日常盘点

每周随机抽取1%的档案核对账实一致性，每月执行1次全量盘点，执行以下命令可直接导出盘点清单：

``` docker exec -it archives php think check:stock ```

导出的清单会自动存放在/opt/archives/stock目录下，打印后逐一核对即可。

2.异常处理

• 档案找不到：执行命令docker exec -it archives php think search:position 档案编码，即可查询该档案所有操作记录，定位最后操作人
• 标签损坏：扫描档案首页的内置二维码，即可调出档案信息重新打印标签粘贴，禁止私自修改档案编码，编码调整必须提交超级管理员审批后生效
• 档案超期未还：系统会自动发送提醒，超过7天未还直接冻结申请人的档案申请权限，直至归还后解除

五、落地验收标准

完成所有配置后，满足以下标准即为落地成功：

• 档案分类编码准确率100%
• 系统档案记录和实际物理存放位置匹配率100%
• 存取审批流程覆盖率100%
• 涉密档案无越权操作权限