锦旗档案整理规范流程与实操技巧 党政机关文博单位档案管理指南

不少党政机关、文博场馆、公益组织常年积累了大量赠授锦旗，这类实物荣誉档案是单位发展历程的重要见证，但很多档案管理员不知道该怎么规范处理，要么堆在仓库落灰，要么胡乱存放找不到。本文结合一线档案管理的实操经验，分享规范的操作流程和实用技巧，不管是新手档案员还是需要优化档案管理的单位，都能直接参考使用。

整理前的准备工作要做足

先完成分类清点与基础信息采集

第一步要把零散存放的所有锦旗集中到一处，先按大类做初步区分：可以按获得时间分，也可以按颁发主体、荣誉类型分，比如区分开上级单位授予的表彰锦旗、服务对象赠送的感谢锦旗。

做锦旗档案整理最核心的第一步就是信息不能缺，每一面锦旗都要登记清楚基础信息：包括尺寸、材质、获赠事由、获赠时间、颁发/赠送单位、存放位置编号，有条件的可以拍一张现场合影附在信息里，后续检索会方便很多。

提前做好实体预处理

大部分锦旗都是布面材质，长期存放很容易积灰、发霉甚至出现小破损。整理前要先做简单的除尘除霉，轻微污渍可以用软毛刷清理，已经出现小破损的可以先做简单缝补固定，避免收纳后破损进一步扩大。如果是已经发霉的锦旗，要先做除霉干燥处理，再和其他档案分开存放，避免传染。

不同存储场景的实操方法

不同单位的存储空间、管理需求不一样，锦旗档案整理不用照搬统一模板，适配自身情况就可以：

• 折叠归档法：适合常规档案室存放，不占额外空间。操作时先把锦旗熨烫平整，用无酸性拷贝纸包裹住，避免布面掉色污染其他档案，再按编号放入对应规格的实物档案盒即可，适合大部分不常展示的锦旗。
• 卷装悬挂法：适合有专门实物档案储藏柜的单位。把锦旗平整卷在硬纸筒上，避免折叠产生不可逆的折痕，再标注好信息后悬挂存放，能最大程度保留锦旗的完整度。
• 装框陈列法：适合重要的、有纪念意义的锦旗，可以放在单位大厅、荣誉室展示，既不占用储藏空间，还能起到宣传作用，只需要同步做好电子信息备份就可以。

别忘了做数字化备份

现在档案管理都要求数字化留底，做完实体整理后，也要给锦旗档案整理补好数字化这一步。扫描的时候要把锦旗完全平铺，分辨率设置在300dpi以上，保证上面的文字、图案都清晰可辨，电子文件的命名要和实体档案的编号完全对应，统一存入单位的档案管理系统，哪怕实体档案出现损伤，也能保留完整的信息记录。

我接触过不少档案管理员，都会下意识忽略锦旗这类实物档案的管理，觉得只是放起来就行，真到了要评荣誉、编史修志需要找资料的时候，才发现翻遍仓库都找不到。其实这类藏着单位发展印记的实物档案，只要花点时间按流程梳理，就能整理得清清楚楚，后续要用的时候随时能调出来，反而省了很多麻烦。