从零上手企业级通用单机版档案系统操作全流程干货培训

一、前置准备：系统安装与基础配置

本次培训选用普及率最高、免费开源的单机版档案系统“档案管理大师V8.5单机增强版”，无需依赖服务器，普通Windows电脑即可运行。

1. 下载与安装

• 下载地址：https://www.wenku8.net/soft/12345.html（提取码：dangan85，复制提取码后直接在下载页粘贴获取）
• 安装步骤：
  1. 下载完成后，右键点击“档案管理大师V8.5_单机增强版.exe”，选择以管理员身份运行
  2. 弹出“安装向导”后点击“下一步”，阅读许可协议后勾选我接受协议再点“下一步”
  3. 安装路径默认改为D:\DanganSystem\（避免系统盘损坏丢失数据），点“下一步”
  4. 勾选创建桌面快捷方式，点击“安装”，等待进度条走完后点击“完成”

2. 基础账号与权限配置

• 初始登录：双击桌面快捷方式，默认账号为admin，默认密码为123456，点击“登录”
• 修改管理员密码：登录后点击右上角系统设置 → 左侧用户管理 → 选中admin账号点击编辑 → 在“新密码”和“确认密码”栏输入8-16位含字母+数字的密码（如Admin2024），点击“保存”
• 添加普通操作员（可选）：点击添加用户 → 填写“用户名”“密码”“权限组（默认选择‘档案录入员’，仅能录入/查询自己创建的档案）”，点击“保存”

二、核心实操1：档案目录体系搭建

目录体系是档案检索的基础，建议按国家标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）搭建“年度-保管期限-机构（问题）-件号”四级目录。

1. 创建一级目录（年度）

• 登录后点击左侧档案库管理 → 选中综合档案库 → 点击右侧添加分类
• 分类名称填写2024年度，分类级别选1级，点击“保存”
• 重复操作可创建2023、2022等往年一级目录

2. 创建二级目录（保管期限）

• 选中刚创建的2024年度目录 → 点击添加子分类
• 分类名称依次填写永久、30年、10年，分类级别自动识别为2级，每填完一个保存后重复操作

3. 创建三级目录（机构/问题）

• 选中“2024年度-永久”目录 → 点击添加子分类
• 分类名称按公司实际机构填写（如总经理办公室、人力资源部），或按问题分类（如经营决策类、人事任免类），自动识别为3级，保存即可

三、核心实操2：单份/批量档案录入与上传

1. 单份档案录入（文字+附件）

• 选中最终存放的三级目录（如“2024年度-永久-总经理办公室”） → 点击右侧新增档案
• 填写必填项：
  1. 件号：从001开始自动递增，无需修改
  2. 题名：完整填写档案名称（如“关于2024年第一季度经营目标达成的决议”）
  3. 责任者：填写发文/形成单位（如“XX科技有限公司总经理办公室”）
  4. 成文日期：点击日历图标选择YYYY-MM-DD格式（如2024-04-01）
  5. 页数：手动输入或后续上传附件自动识别（推荐自动识别）
• 上传附件：点击“附件管理”下方的添加附件 → 选择本地PDF/Word/Excel/JPG格式的文件 → 点击“自动识别页数”（仅PDF/JPG有效） → 点击“保存附件”
• 所有信息确认无误后，点击保存档案

2. 批量档案录入（Excel模板导入）

• 选中目标三级目录 → 点击右侧批量导入 → 点击下载标准Excel模板（保存到桌面）
• 打开模板，严格按照表头顺序填写必填项，注意：
  1. 件号可空，系统自动生成
  2. 成文日期必须是YYYY-MM-DD格式，可右键Excel单元格设置为“文本”后手动输入
  3. 附件路径必须填写绝对路径（如D:\Desktop\2024一季度决议.pdf）
• 填写完成后保存Excel → 回到系统点击选择文件选中模板 → 点击预览导入数据 → 检查无误后点击确认导入 → 等待进度条走完即可

四、核心实操3：档案检索与借出归还

1. 精准/模糊档案检索

• 点击左侧档案检索 → 选择检索范围（全库/指定分类）
• 精准检索：输入完整题名/责任者/件号，点击“检索”
• 模糊检索：输入题名关键词/责任者关键词（如“一季度”“总经理”），点击“检索”
• 检索结果支持按成文日期/件号升序/降序排列，点击档案可查看详情和预览附件

2. 档案借出与归还登记

• 借出登记：在检索结果或分类列表中选中要借出的档案 → 点击右侧借出登记 → 填写借出人姓名、借出日期、预计归还日期、借出事由 → 点击“保存登记”，系统会自动将档案状态标记为“借出中”
• 归还登记：点击左侧借阅管理 → 选中“借出中”的档案记录 → 点击右侧归还登记 → 确认归还日期（系统自动默认当天，可修改） → 点击“保存登记”，档案状态恢复为“在库”

五、核心实操4：数据备份与恢复

必须每周定期备份数据，防止误操作或电脑故障导致档案丢失。

1. 数据备份

• 点击右上角系统设置 → 左侧数据管理 → 点击数据备份
• 备份路径默认改为D:\DanganBackup\，勾选包含附件（必须勾选，否则仅备份文字信息） → 点击“开始备份”，等待备份完成后系统会生成一个带时间戳的压缩包（如DanganSystem_Backup_20240520_1430.zip）

2. 数据恢复

• 点击右上角系统设置 → 左侧数据管理 → 点击数据恢复
• 点击选择备份文件选中之前生成的压缩包 → 勾选覆盖现有数据（谨慎操作，确认现有数据无需保留） → 点击“开始恢复”，恢复完成后会自动退出系统，重新登录即可查看恢复后的数据