用单机版档案软件搭建规范档案柜分区管理体系实操零门槛全指南

本文为纯本地单机操作指南，无联网要求，零成本，看完即可直接落地，适合单位、小微企业实体档案柜管理使用。

一、前期准备与软件安装

1.1 软件下载

本次使用免费开源纯单机版档案软件，无广告无强制联网，64位Windows系统直接下载以下压缩包：
https://github.com/joybeyong/SimpleArch/releases/download/v1.2.0/simplearch-win64-v1.2.0.zip

注意：不要下载源码包，直接下载上述编译后的可执行压缩包即可

1.2 本地安装部署

• 将压缩包解压到非系统盘（例如D:\SimpleArch），不要放在C盘Program Files目录，避免权限不足导致启动失败
• 打开解压后的文件夹，找到 SimpleArch.exe，右键选择「以管理员身份运行」，首次运行必须用管理员身份，否则会创建数据库失败
• 等待3秒自动生成本地数据库后，会弹出登录窗口，输入默认账号：admin，默认密码：123456，即可登录管理后台

二、创建档案柜基础信息数据

档案柜管理的核心是给每个物理档案柜建立唯一标识，形成层级索引，步骤如下：

2.1 新增库房顶级分类

• 登录后台后，左侧菜单栏找到「基础数据」-「存放位置管理」，点击进入
• 点击页面右上角「新增顶级分类」，分类名称填写对应库房名称，例如「一号档案库房」，分类编码填写KF001，点击「确定」保存

2.2 添加物理档案柜

• 选中刚才创建的库房分类，点击右上角「新增子分类」
• 每个物理档案柜对应一条子分类数据，按以下规范填写信息：

  分类名称	分类编码	备注
  第一号档案柜	KG001	1号架
  第二号档案柜	KG002	2号架

• 核心规则：分类编码必须唯一，不能重复，否则无法保存

2.3 添加档案柜层格分区

• 选中单个档案柜（例如「第一号档案柜」），继续点击「新增子分类」，添加每个层、格的信息，示例：
  第一层第一格：名称填写「1层1格」，编码填写KG001-01，以此类推完成所有分区添加
• 如果档案柜没有分格仅分层，只添加分层信息即可，最终结构为：库房→档案柜→层/格，三级结构满足所有实体档案存放管理需求

三、配置档案柜索引规则

为了避免手动编码出错，配置全局自动索引规则：

• 左侧菜单栏点击「系统设置」-「编码规则设置」，找到「档案存放位置编码」项，点击修改
• 将规则设置为 {库房编码}-{柜编码}-{层格编码}，点击保存
• 开启页面上的「自动生成编码」开关，后续新增档案柜分区时，系统会自动生成唯一编码，不需要手动填写，从根源避免重复错误

四、实体档案与档案柜位置绑定

4.1 单条新增档案绑定

• 左侧菜单栏点击「档案管理」-「新增档案」
• 按实际信息填写档案基础信息：档案名称、档案编号、档案类型、归档日期
• 找到「存放位置」下拉框，按层级选择对应的库房→档案柜→层格，系统会自动填入位置编码
• 需要留档的话点击「附件上传」，上传实体档案的封面或内页照片，填写完成后点击「保存」即可

4.2 存量档案批量绑定

• 点击「档案管理」-「批量导入」，下载系统提供的标准导入模板
• 按照模板格式填写档案信息，存放位置栏直接填写对应档案柜层格编码
• 上传填写完成的Excel文件，点击「开始导入」，10秒内即可完成批量绑定，不需要逐个手动添加

五、日常使用与维护实操

• 查找档案：首页搜索框输入档案名称、编号或关键词，搜索结果直接显示对应档案柜编号、层格位置，按位置取件即可，不需要逐柜查找
• 档案转移：找到对应档案点击「编辑」，修改存放位置为新的档案柜层格，保存即可，系统自动记录位置修改日志，可追溯历史位置
• 新增档案柜：重复本文第二步的操作，在对应库房下新增档案柜和分区即可，不会影响原有数据

六、常见卡壳问题解决

• 首次运行提示数据库创建失败：右键软件选择「以管理员身份运行」，同时将软件移动到D盘等非系统盘根目录，不要放在C盘权限限制目录即可解决
• 保存档案柜提示编码重复：开启自动编码功能可避免该问题，手动添加时检查编码是否已经被使用
• 数据备份恢复：纯单机版数据存在本地，定期备份只需要复制软件目录下的data.db文件到U盘即可，恢复时直接替换该文件就能恢复所有数据