单机版档案软件档案征集功能配置及零门槛实操落地全流程指南

发布时间: 2026年06月10日 02:35:01 来源: 安答联动浏览量: 0

一、前置准备

本次实操采用开源免费的EasyArchives单机版档案管理软件，无功能限制，完全满足中小单位、机构的档案征集需求。

环境要求：Windows7/10/11 64位系统，内存≥4G，非系统盘剩余空间≥10G

安装包下载地址：https://github.com/easyarch/EasyArchives/releases/download/v1.8.2/EasyArchives_Setup_1.8.2.exe，若无法访问GitHub可直接在国内Gitee开源镜像站搜索“EasyArchives 1.8.2 单机版”下载。

二、软件安装与初始化

1. 安装步骤

双击下载好的安装包，禁止安装路径包含中文、特殊字符，建议使用默认路径C:\EasyArchives
勾选“创建桌面快捷方式”，点击下一步直到安装完成
双击桌面快捷方式启动软件，首次启动等待10秒左右会自动弹出登录页面

2. 初始化登录

默认管理员账号：admin，默认密码：123456
首次登录后强制修改密码，密码要求8位以上，包含字母和数字，修改完成后重新登录即可

三、档案征集功能核心配置

1. 征集类目配置

左侧菜单栏依次点击【系统设置】-【征集类目管理】，点击右上角【新增类目】
按实际需求填写类目信息，示例：类目名称填“2024年员工人事档案”，类目编码填RS202401
归档路径建议选择非系统盘，比如D:\EasyArchives\collect\RS202401，避免系统崩溃导致档案丢失
填写完成后点击【保存】即可

2. 上传规则配置

在刚才创建的类目右侧点击【规则设置】按钮
允许上传格式框直接复制以下内容：pdf,jpg,png,doc,xls,docx,xlsx,zip
单个文件最大限制建议设置为500MB，可根据实际需求调整
勾选【开启文件名查重】，避免同一档案重复上传
设置征集截止时间，比如2024-12-31 23:59:59，超过时间后提交人无法上传
点击【保存规则】生效

3. 提交用户权限配置

左侧菜单栏依次点击【权限管理】-【征集用户管理】，点击【新增用户】
填写提交人姓名、手机号，登录账号默认设为手机号，初始密码统一设置为123456
在【关联征集类目】下拉框中选择刚才创建的类目，一个用户可关联多个类目
点击【保存】后将账号密码告知对应提交人即可

四、档案征集实操全流程

1. 提交人上传操作

管理员提前关闭本机防火墙，或者将8080端口加入防火墙白名单，按Win+R输入cmd打开命令行，输入ipconfig查看本机IPv4地址，比如192.168.1.100
提交人电脑和管理员电脑需在同一局域网，打开浏览器访问地址：http://[管理员IP]:8080/collect，比如http://192.168.1.100:8080/collect
输入分配的账号密码登录，选择对应征集类目，点击【批量上传文件】，可一次选择多个文件
上传前可填写文件备注，比如“张三-劳动合同-2024年续签”，方便管理员审核
所有文件上传完成后点击【提交审核】即可，若上传失败可查看页面提示的错误原因修改后重新上传

2. 管理员审核归档

管理员登录后台，左侧菜单栏依次点击【征集管理】-【待审核档案】
可逐个预览文件内容，核对备注、文件格式是否符合要求，符合要求点击【通过】，文件自动归档到之前设置的类目路径下
不符合要求点击【驳回】，填写具体驳回原因，比如“文件扫描模糊，请重新上传高清版本”，提交人登录后即可看到驳回通知
审核完成的档案可在【档案管理】-【已归档档案】中查询、导出

五、常见问题排查

1. 提交人无法访问征集页面

确认管理员和提交人电脑连接的是同一个WiFi/局域网
确认管理员IP地址正确，若IP动态变化可在路由器中设置固定IP
检查8080端口是否被占用：管理员打开cmd输入netstat -ano | findstr "8080"，如果有返回结果说明端口被占用，打开安装目录下config\application.yml文件，找到server端口配置，修改为8081，完整配置如下： ``` server: port: 8081 servlet: context-path: / ``` 修改后重启软件，提交人访问地址端口同步改为8081即可