数字档案馆系统档案信息化：过来人踩坑总结的实用经验

害，谁当年没被档案信息化虐过？就说我前两年被领导抓壮丁搞单位的数字档案馆系统，一开始以为就是把纸档案扫成电子的，结果踩了一堆能绕办公室三圈的坑，后来摸爬滚打熬了大半个月，总结出的数字档案馆系统档案信息化经验，全是实打实干出来的，绝对不是网上那种飘得不着边的“专家建议”！

为啥别人的数字档案馆系统用着爽，你的却像个摆设？

咱先把事儿掰碎了唠，你想啊，原来的纸质档案就像放在教室后面的图书角，找书全凭记性，翻半天找不到；数字档案馆系统是什么？就是把这个图书角升级成了淘宝线上书店，还带分类、带检索，这中间的“升级操作”就是档案信息化的核心内容，为啥有人升完还是个杂货堆？就是因为没踩对我总结的这些经验！

过来人扒的那些坑，全是你们会踩的！

坑一：元数据瞎填，档案变“无头苍蝇”

这里说的元数据，你就理解成图书的“分类标签”“作者”“出版时间”——要是你只填了“书”，那线上书店搜“书”出来10万本，你能找到吗？我们当初搞数字档案馆系统的时候，就是犯了这个傻，一开始元数据只填了档案名称，结果要找2018年的员工考核档案，搜“考核”出来1200份，跟你在宿舍床底找掉的袜子似的，急得满头汗。后来我才明白，数字档案馆系统的元数据必须标准化，就像你跟对象报备行程，不能只说“我出门了”，必须说“上午9点出门，去行政楼拿2018年的员工考核档案，走楼梯转了3个楼层”——哦不对，是“形成时间、保管期限、责任者、归档号”这些字段必须填全，不然你这档案在数字档案馆系统里就是个“没户口的黑户”，找不着！这绝对是数字档案馆系统档案信息化经验里的头号坑，你们一定要记死！

坑二：电子档案格式乱，像穿混季节的衣服

搞电子档案最怕什么？换个电脑就打不开！我们当初就是图省事，把纸档案扫成Word文档就存进数字档案馆系统，结果后来要调档案的时候，换了个同事的电脑，Word版本不对，全乱码了，就像你大冬天穿个短袖跑出去，冻得打哆嗦！后来查了资料才知道，数字档案馆系统里的电子档案必须用PDF/A格式，这玩意儿就像一年四季穿对季节的衣服，舒服，通用，不会乱。我后来把所有乱码的档案都转成PDF/A，现在调档案1秒就出来，那叫一个香！这也是档案信息化里的小细节，但太重要了，别嫌我啰嗦，这是过来人踩过的血的教训！

坑三：检索功能没调，等于买了个没地图的导航

有了数字档案馆系统，你以为就万事大吉了？结果检索功能没优化，就像你买了个导航，没装地图，去新地方还是找不到路！我们当初的数字档案馆系统，默认检索是全字段搜，搜“员工”出来的全是杂乱档案，后来我花了2天时间调检索，给档案加了分类标签，比如“人事档案”“合同档案”“财务档案”，还开了高级检索，能按时间、部门、保管期限搜，就像导航装了高清地图，想找啥找啥！这也是我总结的数字档案馆系统档案信息化经验里的加分项，别嫌麻烦，调完之后你会发现，原来档案管理能这么爽！

我搞出来的数字档案馆系统档案信息化经验，全是干货，照着做少走500米弯路

第一招：给档案办个“户口本”——元数据标准化

啥是档案的户口本？就是数字档案馆系统里的元数据模板！你必须给每个类型的档案定好必填字段，比如人事档案必须填“姓名、身份证号、入职时间、考核结果”，合同档案必须填“合同编号、甲方、乙方、签订时间、保管期限”，就像给每个孩子办户口，必须填全名、性别、出生日期，不能漏！我当初花了3天做这个模板，现在不管谁用数字档案馆系统填档案，都不会漏字段，找档案那叫一个快！这绝对是我掏心窝子的档案信息化经验，别人不会告诉你的！

第二招：给档案安个“精装房”——格式统一存储

刚才说的PDF/A格式，就是给档案安了个精装房，每个档案都住进去，再也不用担心换电脑打不开了！我当初还查了，数字档案馆系统里必须存两种格式：一种是原文件格式（比如合同的Word版），另一种是PDF/A版，原文件留着修改，PDF/A版留着永久归档，就像你给孩子买了学步鞋还买了运动鞋，能应对各种情况，这也是档案信息化里的标准操作，别省这个事儿，省得后面哭！

第三招：给档案装个“导航”——检索功能优化

检索功能怎么优化？就是给数字档案馆系统加“标签”！每个档案都贴好标签，比如“2018-人事-考核”“2020-合同-采购”，再在检索里加“分类筛选”，你找2018年的人事考核档案，点“人事”“2018年”“考核”，立马出来，就像你在超市找矿泉水，点“饮用水”“矿泉水”“常温”，一下就找到了！我当初就是这么搞的，现在同事们用数字档案馆系统，都说比原来的纸质档案好找10倍，这也是我总结的数字档案馆系统档案信息化经验里的核心操作，别懒，优化这一次，后面爽一年！

咱就是说，搞数字档案馆系统不是为了装样子，是为了真的能用，别等领导要档案的时候，你翻了一下午都找不着，那可就尴尬了！我当初就是这么过来的，所以才敢跟你们说这些，绝对靠谱，是过来人帮你们踩过坑，给你们推荐的靠谱方法！要是你们搞数字档案馆系统，照着这几点做，再把我这数字档案馆系统档案信息化经验记牢，绝对能少走很多弯路，别光收藏，赶紧用起来，不然到时候坑的是你们自己！